Magazine 01 juli 2008

Van wegenkaart naar navigatiesysteem

Technologische ontwikkelingen zullen grote invloed hebben op verslaggeving. En op het werkterrein van accountants.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 7/8, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Automatisering, verslaggeving en accountants

Vernieuwingen komen zelden uit de lucht vallen. We koesteren het beeld van Willy Wortel in zijn schuur op zoek naar de uitvinding die de wereld zal gaan veranderen. Maar realistisch is dit beeld niet. Ideeën voor vernieuwing bestaan vaak al even voordat de vernieuwing zelf wordt gerealiseerd. Voor een buitenstaander lijkt het alsof de vernieuwing er plotseling is, in feite komt deze tot stand door een verzameling van op hetzelfde moment samenvallende gebeurtenissen en technische ontwikkelingen.

Fabrikanten van videobanden, fotorolletjes en beeldbuizen, maar ook reisbureaus en makelaars, kunnen beamen dat de wereld van vandaag er anders uitziet dan gisteren. Maar een verrassing mag dat niet zijn. De vernieuwingen in hun sector zaten er al even aan te komen.

Brug en veerboot

Ook - voor sommigen misschien zelfs - in de accountantswereld komen we voorbeelden tegen van vernieuwende ideeën. Begrippen als continuous reporting, continuous audit, continuous assurance en self auditing administration gaan al even mee, zonder dat deze op korte termijn zullen worden gerealiseerd. Ook digitaal rapporteren en de digitale verantwoording is zo'n ontwikkeling die voor veel beroepsgenoten past in de categorie ‘lang geleden aangekondigd en wellicht gaan we het zelfs meemaken’.

Om de genoemde vernieuwingen daadwerkelijk te realiseren moet echter eerst een aantal tussenstappen worden gezet. De brug over het water is pas gereed als het laatste stuk is geplaatst. In de rapportage- en verantwoordingsketen liggen al heel wat snelwegen. De snelwegen worden echter afgewisseld door smalle bruggen en een enkele veerboot, namelijk de overzetting van digitale gegevens naar papier en weer terug naar digitaal. Niettemin is de ontwikkeling van de volledig digitale rapportageketen al jaren aan de gang. De algehele openstelling van de snelweg is niet meer zo heel ver weg.

De kapitein van de veerboot - accountant - maakt zich echter nog geen zorgen, want hij heeft tijdens de bouw nog geen auto over de brug zien komen. Zoveel vaart zal het dus wel niet lopen …

Drie keer invloed

De huidige verslaggeving gaat over veerboten en niet over de brug. Een vraag is of de veerboot in de vaart zal blijven als de brug eenmaal is aangelegd. Maar nog veel relevanter is de vraag wat we met veerbootregels moeten als we over de brug gaan rijden.

Wat is de invloed van automatisering op de verslaggeving? ‘ICT is maar een hulpmiddel dat rapportage- en verantwoordingsprocessen ondersteunt. Verslaggeving moet onafhankelijk zijn van het transportmedium waarmee wordt gerapporteerd’, is een stelling die ik iemand heb horen verdedigen.

Daarentegen is mijn overtuiging dat het vakgebied van de verslaggeving de komende jaren verder zal moeten kijken dan tot op heden het geval is geweest. Verslaggeving zal veranderen door maatschappelijke invloeden en door de mogelijkheden die automatisering biedt. Verslaggeving moet niet veranderen, verslaggeving kan en mag veranderen. Als er meer mogelijk is met digitale gegevens, dan zullen de gebruikers van de informatie en gegevens dat niet laten liggen. Gebruikers zijn hier blij mee, want er zijn wel steeds meer gegevens beschikbaar maar dit is nog geen informatie.

Automatisering heeft op drie manieren invloed op verslaggeving:

• Digitaal rapporteren koppelt feiten los van de presentatie, waardoor iedere gebruiker kan beschikken over zijn eigen rapportage.
• Bij digitaal rapporteren kunnen dezelfde feiten in verschillende rapportages worden gebruikt. Feiten dienen dus als bouwstenen voor een rapportage.
• Digitaal rapporteren vraagt om scherpe definiëring van begrippen, om te voldoen aan de belofte van herbruikbaarheid en vergelijkbaarheid van gegevens.

1 Feiten los van presentatie

Automatisering koppelt de feiten los van de presentatie en maakt het mogelijk dat dezelfde gegevensset op verschillende wijzen wordt gepresenteerd, afhankelijk van de gebruiker en de situatie.

Automatisering maakt het mogelijk dat gebruikers zich een weg ‘surfen’ door een jaarrekening en informatie halen uit die jaarrekening. De jaarrekening geeft niet één beeld maar is een eindeloze verzameling van beelden. Met andere woorden: de jaarrekening bevat gegevens en geen informatie. Informatie wordt het pas in een voor de gebruiker specifieke presentatie.

Het bestaande dogma in de verslaggeving ‘één rapportage voldoet aan alle wensen’ - of wel one size fits all - zal dan ook worden vervangen door een nieuw dogma: ‘iedere gebruiker zijn eigen rapportage’. De digitale rapportage is meerdimensionaal: ‘what you see is maar een deel van wat you get’.

Navigatiesystemen

Deze ontwikkeling in de verslaggeving kent parallellen met de ontwikkeling van wegen- en routekaarten naar de navigatiesystemen van vandaag. De elektronische kaarten in een navigatiesysteem zijn voor een gebruiker op veel onderdelen identiek aan de papieren variant. Snelwegen, toeristische weggetjes en water zijn zowel op de papieren kaart als op het navigatiesysteem goed te herkennen, dankzij afspraken over hoe je dit voor gebruikers op een duidelijke wijze weergeeft.

Maar op een navigatiesysteem ziet elke chauffeur alleen zijn eigen route en hoeft hij niet de hele kaart open te vouwen. De kaart van Europa is een verzameling gegevens voor hem, pas met de opmerking ‘sla rechtsaf’ wordt het informatie. De chauffeur bepaalt zelf of hij snelwegen wil zien of de toeristische route. Elke chauffeur zijn eigen routekaart. Dit is de belofte van digitaal rapporteren: elke gebruiker zijn eigen rapportage.

Andere functie

Bij de recente presentatie van jaarcijfers van TomTom deed bestuursvoorzitter Harold Goddijn de volgende uitspraak: “De dagen van navigatie met papieren kaarten zijn geteld.”

De uitspraak van de TomTom-topman horen kennelijk bij de retoriek van dergelijke ontwikkelingen. Ik geloof niet dat de papieren jaarrekening zomaar zal verdwijnen. Maar hij gaat wel een andere functie krijgen en zal anders worden gebruikt. Net zoals er nog steeds veerboten varen, gebruiken we ook nog steeds papieren routekaarten. Maar wel minder, en op een andere manier.

Vandaag de dag spreekt men van de jaarrekening op papier, jaarrekening in pdf- formaat en de jaarrekening in XBRL. Ten onrechte wekt het voorvoegsel ‘jaarreke- ning’ de indruk dat het hier om één en hetzelfde object zou gaan. Elk object kent deels specifieke verslaggevingeisen.

Ik ben benieuwd hoe vakgenoten hier mee om zullen gaan. Zullen ze de techniek negeren of accepteren dat automatisering integraal deel uitmaakt van hun vakgebied?

XBRL

Na besluiten door onder meer de Amerikaanse beurstoezichthouder SEC, de Nederlandse en Australische overheid en het Europees Parlement mogen we XBRL (eXtensible Business Reporting Language) de voornaamste digitale verslaggevingstandaard noemen. De XBRL-standaard bepaalt hoe de gegevens eruit zien in een digitale vorm. (Voor de volledigheid noem ik ook XML en pdf als digitale rapportagestandaarden, waarbij onderling wel de nodige verschillen bestaan.)

De betekenis, de semantiek zoals die wordt vastgelegd in de verslaggevingregels, kan echter niet volledig worden losgezien van de wijze waarop de gegevens in elektronisch formaat worden gecommuniceerd. De wegenkaart in het navigatiesysteem is niet hetzelfde als de papieren routekaart. Voor het vakgebied van de verslaggeving is het van belang om vast te stellen welke afspraken en conventies in de papieren verslaggeving ook in een digitale omgeving zeggingskracht hebben. De inhoud en het communicatiemedium van de verantwoording zijn niet volledig te scheiden. Vervolgens moet worden bepaald welke specifieke eisen aanvullend moeten worden gedefinieerd. Met een ‘Besluit modellen jaarrekening’ - het Modellenbesluit - gaan we de digitale oorlog niet winnen.

Het is mede deze visie die er toe heeft geleid dat het International Accounting Standards Committee de ontwikkeling en het beheer van de IFRS XBRL-taxonomie vanaf het begin in eigen hand heeft willen houden. Verslaggeving moet iets zeggen over XBRL-taxonomieën.

2 Feiten als bouwstenen

Op 17 januari 2008 verscheen het NIVRA-onderzoeksrapport ‘Het jaar 2006 verslagen’ met de volgende conclusie:

“De wijze van presenteren van jaarcijfers in persberichten van ondernemingen wijkt steeds vaker af van de officiële presentatie van de cijfers in het jaarverslag. (…) De afwijkende presentatie in persberichten brengt in sommige gevallen het risico van verwarring tussen officiële en alternatieve indicatoren met zich mee.” Dit voorbeeld, nog in het ‘papieren’ tijd- perk, geeft al aan dat de jaarrekening niet de economische realiteit zelf is, maar slechts een weergave daarvan. De economische realiteit in een financieel verslag zal naast de bestaande vormen, in steeds meer verschijningsvormen gecommuniceerd gaan worden. Gebruikers hebben te maken met een grote diversiteit aan gegevensbronnen. Deze bronnen bevatten deels dezelfde financiële feiten, die een weergave vormen van de economische realiteit. Wat is de winst, wat zijn de investeringen, wat zijn de loonkosten? Dat zijn voorbeelden van financiële feiten. Maar er zijn meer voorbeelden te geven. Feiten kunnen bestaan uit geaggregeerde gegevens, maar ook op gedetailleerder niveau worden gedefinieerd, zoals individuele financiële transacties (zie kader ‘Granulariteit’).

Feiten centraal

De jaarrekening kan worden beschouwd als een verzameling van individuele identificeerbare feiten, die in andere rapportages kunnen worden hergebruikt. De feiten kunnen worden gerapporteerd binnen de context van een jaarrekening, maar ook in de context van een fiscale aangifte of een persbericht.

De rapportage zelf is dus niet langer de voornaamste identificeerbare eenheid, de financiële feiten vormen de bouwstenen voor één of meer rapportages. De definities van begrippen moet onafhankelijk zijn van de context waarin deze worden gerapporteerd. Niet de rapportage - ‘het getrouwe beeld’ - staat centraal, maar de feiten binnen de rapportage - ‘de feiten kloppen’.

Het vakgebied ‘verslaggeving’ zou daarom moeten gaan over alle media via welke financiële en bedrijfsgegevens worden gecommuniceerd. Verslaggeving zou moeten gaan over de interactie tussen die verschillende media, bijvoorbeeld het persbericht in relatie tot de jaarrekening.

De papieren, of zelfs digitale, jaarrekening heeft niet langer het monopolie op de ‘economische realiteit in een financieel verslag’.

3 Scherpe definiëring vereist

Bij de ontwikkeling van de Nederlandse taxonomie, en in het bijzonder bij de doelstelling tot harmonisatie tussen jaarrekening, fiscale aangifte en CBS-statistiek, was het voor de projectleden duidelijk dat niet alleen definities van begrippen verschilden, maar vooral de wijze van definiëring zelf. Voor buitenstaanders was het wonderlijk om te zien hoe in de verslaggeving begrippen worden gedefinieerd. ‘Als je ziet hoeveel tekst er soms nodig is om de betekenis van een getal te kunnen duiden, is de definitie dan wel duidelijk genoeg?’, was een vraag die werd gesteld.

Standaardiseren gaat daarom vóór automatiseren. Ik heb het hier over het standaardiseren van de betekenis, de semantiek. Verdere digitalisering van rapporteren vraagt om een scherpe definiëring van begrippen. Alleen op deze wijze kan worden voldaan aan de belofte - en de wens van gebruikers - van herbruikbaarheid en vergelijkbaarheid van gegevens.

Prachtige kansen

Externe verslaggeving gaat veranderen. Niet omdat het móet maar omdat het kán. Verslaggeving komt door de ontwikkelingen dichter bij de gebruikers te staan. En als de verslaggeving verandert, moeten de kaders mee veranderen. Hergebruik en vergelijkbaarheid zijn in het belang van de gebruikers van gegevens en informatie. De invoering van digitaal rapporteren biedt daarvoor prachtige kansen.

Noot
Dit artikel is een bewerking van een presentatie die Marc van Hilvoorde gaf op de Nationale Verslaggevingdag op 29 mei 2008 in Soestduinen.

Granulariteit: in- en uitzoomen

Wat precies een financieel feit is, is een interessante discussie, die zowel in Nederland als internationaal plaatsvindt bij de ontwikkeling van XBRL-taxonomieën. Dit onder de noemer granularity of ‘granulariteit’.

Bij granulariteit gaat het om inzoomen of uitzoomen op de gegevens bij het creëren van informatie. Hoe ver ga je met het uitsplitsen van de gegevens die je vervolgens op detailniveau of op een meer geaggregeerd niveau kunt presenteren? Soms heeft een gebruiker behoefte aan inzicht in individuele financiële transacties en soms aan the big picture. Iedere gebruiker zijn eigen rapportage. Een rapportage vormt altijd het resultaat van arbitraire keuzen over het tijdstip en de grenzen van een organisatie. Verslaggeving moet rekening houden met mogelijkheden tot inzoomen en uitzoomen op gegevensstromen. En er daarbij rekening mee houden dat grenzen tussen organisaties vervagen. Goederen, geld en mensen bewegen over de wereld. En met deze beweging stromen ook de gegevens.