Magazine 01 januari 2008

Boekhouden wordt koud kunstje

Een slimme ondernemer koppelt online boekhouden aan online bankieren. Een nog slimmere zorgt dat zijn bank ook nog de inkoopfacturen automatisch ontvangt en klaar zet voor verwerking. Marktpartijen zijn al druk bezig met deze concepten. Wat zijn de consequenties voor de accountant?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 1, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Onder ICT-ers is het een bekend mopje: in de ICT gaat alles automatisch, maar niks vanzelf. Zoals de meeste mopjes heeft ook dit mopje een stevige kern van waarheid. Neem bijvoorbeeld de koppeling tussen online boekhouden en online bankieren: technisch was dit al vele jaren mogelijk. En in de Verenigde Staten passen tal van banken dit concept in de praktijk al met veel succes toe. In Nederland duurde het echter jaren voordat het van de grond kwam. Bizner bank - een internetbank voor ondernemers, dit jaar in de markt gezet door de Rabobank - is er in het najaar van 2007 mee gestart en heeft naar eigen zeggen in Europa de primeur. Waarom duurt het toch zo lang voordat zo'n aantrekkelijk concept het licht ziet? Alex van Dijken, marketing manager van Bizner, wijt het onder ander aan het feit dat de bankwereld erg traditioneel van karakter is. En Bizner is dat volgens hem bepaald niet: “Ongewoon. Ondernemend. Dat is de pay off van Bizner. Wat er zo anders aan ons is, is dat we zaken heel simpel maken voor een ondernemer, zodat die zelf zijn bankzaken zonder gedoe kan regelen. We zien de ondernemer als gelijkwaardig aan de bankier. En daarbij past ook de integratie van online boekhouden met online bankieren.”

Minder fouten

Wees gerust: Bizner gaat niet de concurrentie aan met accountantskantoren, maar biedt alleen een technisch foefje aan. Het aanbod - onder de noemer BizBalance - scoorde volgens Van Dijken erg goed in de markt. Ondernemers blijken wel te porren voor het gemak, en mede dankzij dit aanbod scoort Bizner inmiddels met zo'n zevenduizend nieuwe klanten boven verwachting goed.

De essentie is heel eenvoudig: bankmutaties worden voor circa tachtig procent door de boekhoudsoftware herkend en automatisch verwerkt in de administratie. De voordelen daarvan zijn evident: het inboeken van de bankmutaties vergt nauwelijks handmatig werk meer, en de kans op fouten is lager.

Bizner werkt voor dit aanbod samen met softwarebedrijf Reeleezee (wie net als schrijver dezes het woordgrapje niet in een keer ziet: Reeleezee placht men uit te spreken als real easy).

Onafhankelijk onderzoeker Gerard Bottemanne, gespecialiseerd in de beoordeling van financiële administratiesystemen en directeur van softwarepakketen.nl, is vol lof over met name de timing van de introductie: “We zijn in Nederland nog steeds heel goed in polderen, en dat draagt er zonder meer toe bij dat ontwikkelingen soms onnodig langzaam gaan. Reeleezee heeft dit concept heel goed en op het juiste moment in de markt gezet. Maar in principe is deze koppeling voor alle boekhoudsoftware eenvoudig te implementeren. Het is een trucje dat iedereen kan, mits de beveiliging goed is geregeld.”

Nog grotere impact

Bottemanne signaleert dat er een verandering aan zit te komen met een veel grotere impact: “In de opzet van BizBalance moeten ondernemers nog steeds zelf een lange code overtypen van de acceptgiro. Dat kan natuurlijk veel handiger: aan het verwerken van de inkomende nota zelf hoeft ook geen handmatig werk meer te pas te komen.”

Hij verwijst daarbij naar een online demo van Bluem, een ‘document service center’. Wie de demo open klikt ziet een scherm voor online bankieren dat er op het eerste gezicht heel gebruikelijk uit ziet. Er zit echter een extra functie op: met een druk op de knop kunnen inkomende elektronische facturen van leveranciers worden bekeken, betaald én direct verwerkt in de financiële administratie. De ondernemer hoeft dan - als ook de koppeling naar de administratie is geregeld - alleen nog maar te klikken, en de betaling en daaropvolgende boeking in de administratie zijn geregeld.

Netwerkeffect

Let wel: het gaat hier niet om wat spielerei van een ICT'er die even zonder opdrachten zit. Het concept draait op dit moment al in de praktijk, niet alleen bij Bluem maar ook bij de twee andere aanbieders TNT Post en Billington.

Volgens Bluem is de zogenaamde Digitale Nota nu operationeel bij Rabobank en ABN AMRO. Postbank/ING had dit jaar nogal wat problemen met internetbankieren en volgt pas in voorjaar 2008. Het succes van dit concept is voor een groot deel afhankelijk van het netwerkeffect: hoe meer partijen volgens de afgesproken standaarden hun elektronische facturen beschikbaar gaan stellen, hoe groter de voordelen voor de ondernemer. Het is net als bij het klassieke voorbeeld van een fax: hoe meer gebruikers er zijn, hoe hoger het nut van de faxtechnologie wordt. Bottemanne: “Er zit inderdaad een netwerkeffect in. Maar het verschil met de opkomst van de fax is dat vrijwel iedereen al online bankiert. Dus op dat punt heb ik er alle vertrouwen in.”

Op inspelen

Waar automatisering handmatige taken overneemt, kunnen bedrijven toe met minder mensen. De hamvraag is dan ook: is de opkomst van deze concepten een bedreiging voor accountantskantoren? Ja en nee, meent Bottemanne. Ja, het is een wetmatigheid dat er minder mensen nodig zijn en dat in een aantal gevallen ook de accountant die zelf administraties voert werk zal kwijt raken. Maar anderzijds: nee: het hoeft het geen slechte ontwikkeling te zijn voor accountantskantoren, mits ze er maar adequaat op inspelen. Bottemanne vergelijkt het met de opkomst van online boekhouden: “Toen Deloitte daar jaren geleden mee startte, dachten velen dat ondernemers helemaal zelf hun boekhouding gingen doen. Dat bleek echter helemaal niet het geval: ondernemers blijken vooral zelf de boekhouding online te willen raadplegen. Niettemin zullen sommige accountantskantoren, met name de kantoren die veel relatief laagwaardig administratief werk doen, het wel degelijk merken. En er zijn ook kantoren die helemaal wars zijn van dit soort ontwikkelingen. Als zij niet meegaan in deze ontwikkeling is het straks gewoon einde oefening.”

Miljard postzegels

Hoe hard kan het de komende jaren gaan? Nederland is volgens Bottemanne bepaald geen koploper op het gebied van elektronisch factureren: “Met name Scandinavische landen nemen het voortouw, met Finland als koploper. De Deense overheid heeft zelfs een verplichting tot elektronisch factureren. Kleine ondernemers die daar zelf niet de technologie voor hebben, kunnen dat dan laten verzorgen door gespecialiseerde bedrijven die hun papieren facturen omzetten in het juiste elektronische formaat. Nederland is een middenmoter in deze ontwikkelingen. Maar de Nederlandse overheid heeft momenteel wel veel interesse.”

En er is op zijn minst sprake van een serieuze start in de praktijk. Bluem werkt nu voor vier verzenders van digitale nota's: CZ Actief in Gezondheid, Gemeente Hulst, Gemeente Hardenberg en Woningbouwcorporatie BOW, en verwacht een grote groei. TNT Post doet het al voor een veelvoud daarvan.

Voor TNT Post is het betreden van deze markt een logische stap: het gaat jaarlijks om een miljard facturen - volgens een schatting van Bluem - en dus ook om een miljard postzegels. Bluem rekent overigens ook nog even uit dat als de helft van deze facturen voortaan elektronisch wordt verwerkt, dat elk jaar negentigduizend bomen scheelt. Als ondernemers ten minste niet de digitale nota's laten uitprinten door hun secretaresse.

Doorbraakjaar

Terug naar de standaarden, want die zijn belangrijk. Het zou bepaald niet de eerste keer zijn dat mooie projecten een nog veel mooiere dood sterven omdat men het niet eens wordt over gezamenlijke standaarden. Bluem, TNT Post en Billington gebruiken dezelfde standaard en zitten samen in een gebruikersraad.

Bottemanne is optimistisch. 2008 zou wel eens het jaar van de doorbraak kunnen worden: “Ook in Nederland is veel aandacht voor UBL, de Universal Business Language. UBL is een XML-gebaseerde standaard voor bedrijfsdocumenten waar men vooral in Scandinavische landen al veel ervaring mee heeft. Als we hier in Nederland ook kiezen voor UBL, denk ik dat er een doorbraak aanstaande is.”

Concurrentie voor accountant?

Nieuwe concurrentie hoeft niet uit een high-tech hoek te komen. Wat te denken van wat de bankiers van Insinger de Beaufort sinds enige tijd beloven met The Shoebox: ze halen periodiek de welbekende schoenendoos met bonnetjes bij de ondernemer op en nemen deze alles uit handen.

Leest u even mee op de website van de bank: “De boekhouder verzorgt uw administratie. Insinger de Beaufort gaat verder en verzorgt niet alleen de administratie maar: a. Kijkt integraal naar uw totale financiële positie en wensen. Niet alleen naar uw administratie maar ook uw verzekeringen, beleggingen en fiscale zaken. b. Stelt een financieel plan op en voert dit na uw goedkeuring uit. c. Regelt de dagelijkse financiële organisatie: betalingen, adreswijzigingen, poliswijzigingen. d. Zorgt dat alle individuele partijen in samenhang werken aan een gestructureerde en geordende administratie.”

Natuurlijk is dit geen directe concurrentie voor accountantskantoren, maar het schurkt wel nauw tegen die dienstverlening aan.

Moet de mkb-accountant zich zorgen maken? Een van de antwoorden op de Frequently Asked Questions stelt gerust. Op de vraag: “Kan ik mijn bestaande adviseurs en accountants houden?”, antwoordt de bank: “Ja, wij communiceren met uw adviseurs en zorgen dat alle adviezen op elkaar zijn afgestemd. Ook houden wij de tijdslijnen voor u in de gaten, zoals voor de belastingaangifte.”

Gelukkig maar: bankiers worden geen accountants. Of moeten we zeggen: nog niet?