Overleven in de informatiejungle
Informatietechnologie vergemakkelijkt uw leven en maakt uw werk efficiënter. Toch? De praktijk is helaas dat kenniswerkers juist veel tijd en energie nodig hebben om zich staande te houden in de informatiejungle. Vijf nuttige adviezen.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 6, 2006
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Vooruitgang bestaat niet, zo zal een beroepspessimist volharden met betrekking tot de niet te stuiten opkomst van de informatiemaatschappij. Ga maar na: informatietechnologie wordt - vooral sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw - ontwikkeld om het leven gemakkelijker en efficiënter te maken. Maar die informatierevolutie heeft ook een vervelende bijwerking: we dreigen steeds meer de weg kwijt te raken in de enorme hoeveelheid informatie die we dagelijks moeten verwerken. En dat zet een flinke rem op onze productiviteit.
Tweeënhalf uur per dag
Marktanalist IDC schat dat kenniswerkers zo’n tweeënhalf uur per dag bezig zijn met het zoeken van de informatie die ze nodig hebben - dat is dertig procent van de werkdag. Die kenniswerker krijgt nu al tien keer zo veel e-mail als in 1997, en volgens Microsoft is het einde van die informatie-explosie nog niet in zicht: in een recent white paper spreekt Bill Gates de verwachting uit dat de hoeveelheid mail de komende vier jaar nog eens zal vervijfvoudigen. Uiteraard ziet de softwaregigant daarin een uitgelezen kans om nieuwe digitale kapmessen te slijten waarmee u zich nog beter door de informatiejungle heen kunt worstelen. De toekomst zal leren of softwaremakers daarin slagen. Voor nu bieden we u in elk geval een aantal praktische tips.
1
Gebruik Gmail als volautomatisch mailarchief
Voor wie het nog niet wist: zoekmachine Google biedt al enige tijd gratis webmail aan onder de noemer Gmail. Wat daar zo bijzonder aan is: de schier eindeloze opslagcapaciteit. Die eigenschap maakt het erg verleidelijk om Gmail niet (alleen) te gebruiken als een ‘normaal’ e-mail-account, maar als extra account voor de opslag van al uw mail. Wie een Gmailaccount heeft, kan zijn ‘normale’ e-mailprogramma immers eenvoudig zo instellen dat een kopie van alle mail voortaan automatisch wordt doorgestuurd naar het Gmail-account. Dat heeft een groot voordeel: u raakt nooit meer een mailtje kwijt en kunt de enorme hoeveelheid e-mails die u door de jaren heen genereert bovendien uitstekend doorzoeken met de Google-zoekmachine.
Momenteel biedt Gmail liefst 2,7 gigabyte aan vrije opslag, en deze capaciteit groeit met de minuut. Ter indicatie: deze auteur heeft momenteel zo’n zevenduizend berichten in zijn Gmail, vaak met stevige ruimtevretende bijlagen. Toch is tachtig procent van zijn digitale magazijn nog ongebruikt (link: www.gmail.com).
2
Gebruik de slimme zoekopties
Zoeken naar informatie kost tijd, juist omdat er zoveel informatie is. Het is dan ook jammer dat veel mensen niet de moeite nemen om wat slimmer te zoeken en zo veel tijd te besparen. Vaak komen ze niet veel verder dan het intikken van een zoekterm op de populaire zoekmachines Yahoo!, Google of MSN. Deze zoekmachines bieden echter veel mogelijkheden ter verfijning.
Een voorbeeld: wie met Google zoekt op Peter Elverding - topman van DSM - krijgt maar liefst tienduizend resultaten. Wie echter de moeite neemt om “Peter Elverding” in te tikken - dus met aanhalingstekens - krijgt betere zoekresultaten, namelijk alleen pagina’s waar deze woorden achter elkaar voorkomen. Het aantal zoekresultaten is dan met een kleine negenhonderd al enigszins te behappen.
De definitiefunctie van Google is eveneens een aanrader: door in het zoekveld in te toetsen define: auditor - dat is overigens een aanrader om eens te proberen - krijgt u direct verschillende definities voorgeschoteld, en dat is vaak een stuk handiger dan een eindeloos lange lijst zoekresultaten. Google doorzoekt daarbij alleen Engelstalige informatie, afkomstig van betrouwbaar geachte websites, en komt meestal met meer definities, zodat u eenvoudig vergelijkend warenonderzoek kunt doen.
Van iets geavanceerder niveau zijn de zogenaamde Google alerts. Met deze functie kunt u Google voor u laten scouten, zonder dat u daar zelf omkijken naar hebt. Dat kan handig zijn als u op de hoogte wilt blijven van wat er op het web verschijnt over een bepaalde vakmatige ontwikkeling, of verwikkelingen rond uw relatie Peter Elverding. Na een invuloefening die u hoogstens een minuut kost op http://www.google.com/alerts krijgt u voortaan automatisch een mailtje wanneer Google nieuwe bronnen of nieuws vindt over de DSMtopman. Een bijzonder handige optie om zonder enige inspanning op de hoogte te blijven.
Verder biedt Google ook een oplossing voor web sites met een slechte zoekfunctie. Met de zoekopdracht “Peter Elverding” site:dsm.nl speurt Google namelijk alleen op de website van DSM naar wat er over de eigen topman is verschenen. De lijst aan mogelijkheden is groot, en het loont dan ook zeker de moeite om eens een halfuur uw licht op te steken op http://www.google.nl/intl/nl/options/.
3
Laat het nieuws naar u toe komen met RSS
Voordat u veronderstelt dat dit artikel wordt gesponsord door Google, nu eerst een advies van een heel andere orde: verdiep u eens in de mogelijkheden van RSS. Met RSS (Rich Site Summary of Really Simple Syndication) kunt u uw surftijd op internet drastisch beperken, doordat u op één plaats alle verse berichten krijgt aangereikt. U heeft daar een zogenaamde RSS-reader voor nodig, die koppen en intro’s van uw favoriete websites op één pagina verzamelt, in overzichtelijke categorieën. Als er iets interessants bij zit, dan klikt u simpelweg op de kop of intro, die u naar de desbetreffende website brengt.
Inmiddels bieden ook sommige internetbrowsers de functionaliteit, zodat er geen apart programma meer nodig is om de headlines in beeld te brengen. Ook via portals als Yahoo! is het mogelijk om een gepersonaliseerde verzameling headlines aan te leggen. Zo kan iedereen zijn eigen nieuwsvoorziening ultiem personaliseren, omdat zowel grote nieuwssites als CNN en De Volkskrant als obscure weblogs zogenaamde RSS-feeds bieden.
De toekomst van RSS ligt overigens misschien niet alleen in het creëren van gepersonaliseerde informatie. RSS kon ook wel eens onmisbaar gereedschap worden om bijvoorbeeld grote bedrijfsnetwerken efficiënt te voorzien van informatie. Binnen grote organisaties bestaan vaak meer omgevingen om medewerkers van informatie te voorzien, zoals portals, intranetten en corporate websites. Die omgevingen hebben vaak verschillende technische eigenschappen, zijn gebaseerd op verschillende besturingssystemen en hebben vooral ook beheerders met verschillende capaciteiten. Door op de verschillende platforms RSS-feeds te implementeren kan de interne communicatie naar de medewerkers verbeteren.
Laagdrempelig experimenteren met RSS? Ga dan eens naar www.bloglines.com. Daar blijkt overigens dat nog maar vijf mensen via bloglines gebruikmaken van de RSS-feeds van het NIVRA. Dat zegt veel over de onbekendheid van dit fenomeen onder accountants.
4
Projectmanagement voor gevorderden: adopteer eens een wiki
Wikipedia is een online encyclopedie die wordt onderhouden door vele duizenden vrijwilligers overal ter wereld. Het idee van het project is dat iedereen zonder enige technische kennis bijdragen kan leveren aan de inhoud van de encyclopedie, en dat eveneens iedereen gerechtigd is om bijdragen van anderen te veranderen. U kunt dus vandaag zelf nog het artikel over - bijvoorbeeld - IFRS bewerken.
Je zou verwachten dat zo’n anarchistische samenwerkingsstructuur leidt tot chaos en inferieure kwaliteit, maar niets is minder waar: doordat alle wijzigingen zeer kritisch worden bekeken door andere vrijwilligers, ontstaat er een redelijk goede kwaliteitscontrole. Het project groeit dan ook als kool, en inmiddels krijgt Wikipedia - een paar jaar geleden gestart als een klein experiment - meer bezoekers dan het eeuwenoude instituut Britannica.
Het success van Wikipedia zorgt ervoor dat zogenaamde wiki’s ook voor andere doelen, worden gebruikt, zoals een virtuele projectsamenwerking. Door middel van een wiki in een afgesloten omgeving samen met anderen - binnen of buiten de eigen organisatie - aan een document te werken en kennis te delen, ontstaat veel tijd- en efficiencywinst. Het scheelt bijvoorbeeld heel wat heen en weer gemail. Het grote voordeel is het gebruiksgemak: u hoeft geen softwarehuis of consultant in te schakelen om snel een uitstekende en laagdrempelige online projectsamenwerking van de grond te krijgen. Oriënteren op de mogelijkheden kunt u onder meer op wiki.pagina.nl.
5
Wees kritisch op de betrouwbaarheid van informatie
Accountants weten er alles van hoe lastig het kan zijn om de betrouwbaarheid van informatie vast te stellen. Ook in uw rol als informatieconsument wordt het steeds lastiger om de waarheid te zoeken, omdat er door nieuwe technologie steeds meer brokken informatie en beelden beschikbaar zijn, die ook nog in hoger tempo op u af komen. U moet voortdurend controleren en valideren. Vroeger kon u eenvoudig onderscheid maken tussen het waarheidsgehalte van een verhaal van de kapelaan en een verhaal van de kapper. Dat is tegenwoordig wat lastiger, omdat het waarheidsgehalte - en ook de bron - van digitale informatie niet zo gemakkelijk is vast te stellen.
Veelzeggend is de werkwijze van de fameuze internetjournalist Matt Drudge. Deze verspreidde in januari 1998 voor het eerst een bericht over de affaire Monica Lewinsky, maar kon op dat moment de feiten niet controleren. Hij koos wel vaker voor die strategie. Pas later bleek hij het bij het rechte eind te hebben. Een van zijn belangrijkste motto’s: “Je kunt later altijd nog het tegendeel beweren.”
Het motto tekent de nieuwe verhoudingen in de informatiemaatschappij. Wat het betekent: u moet zelf wat meer werk doen om de informatie op waarde te kunnen schatten. Wat dat betreft heeft die beroepspessimist uit de eerste alinea van dit artikel misschien wel gelijk.