Magazine 01 februari 2006

Nooit meer blunderen

Software kan het stelsel van functiescheidingen objectief beoordelen, claimt bedenker Philip Elsas. Een belangrijke steun bij fraudepreventie en de oordeelsvorming over de administratieve organisatie en interne controle. Toch zijn de meningen verdeeld. Elsas is vol vertrouwen: “In de luchtvaart werd ook niet verwacht dat technologie de boordwerktuigkundige overbodig zou maken.”

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 6, 2006

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Philip Elsas lijkt geen spoor van twijfel te hebben over de toekomst van Computational Auditing. Het doorlichten van de fraudebestendigheid van een organisatie zal volgens hem in de toekomst hoe dan ook een prominente steun in de rug worden voor accountants. Nu moet gezegd: Elsas heeft er een gezond eigenbelang bij om dat te vinden, want hij is de afgelopen maanden bezig geweest om software te ontwikkelen om de functiescheidingen van een organisatie systematisch in kaart te brengen en door te rekenen. Het achterliggende model in zijn software is gebaseerd op de waardekringloop van een organisatie (zie ‘de Accountant’, maart 2004).

Eenpersoonsfraude

Wat mag de gebruiker - de accountant - volgens Elsas verwachten van het softwarepakket? De volgende vier zaken:

• Het vermindert de persoonlijke kleuring - in de woorden van de wiskundige: “Een rationele reductie van de variabiliteit van de kwaliteit van de beoordeling van de controle technische functiescheiding.”
• Het geeft een overzicht van alle potentiële eenpersoonsfraudes.
• Het geeft aan welke maatregelen er minimaal nodig zijn om overal een functiescheiding te creëren waardoor eenpersoonsfraudes onmogelijk zijn.
• En, als klap op de vuurpijl: het kan zelfs de afwezigheid van eenpersoonsfraudes aantonen.

Die laatste claim is op zijn minst opvallend te noemen, zowel vanuit wiskundig opzicht - het wetenschappelijk bewijs is geleverd in een vooraanstaand internationaal informaticatijdschrift - als bezien door de bril van de accountant.

Efficiency

Hans Verkruijsse, partner vaktechniek bij Ernst & Young, en voorzitter Commissie Controle vraagstukken en Richtlijnen van het NIVRA, gelooft niet in die claim. Hij vindt het verhaal van Elsas interessant, maar heeft op zijn zachtst gezegd nogal wat punten van inhoudelijke kritiek. De belangrijkste daarvan liggen in de normering. Verkruijsse: “Het is mij niet duidelijk welke norm er wordt gebruikt voor het stelsel van functiescheidingen. In de literatuur bestaat in elk geval geen eenduidigheid over het stelsel voor de inrichting van de administratieve organisatie en interne controle.”

Niettemin is Verkruijsse wel een groot voorstander van een verdergaande automatisering van de accountantscontrole. Hij juicht ontwikkelingen als deze dan ook zeer toe: “Het is een heel simpele optelsom van feiten. De arbeidsmarkt voor accountants is krap en de vergrijzing rukt in ons vak onmiskenbaar op. We zullen dus een enorme efficiency-slag moeten maken om ook in de toekomst te voldoen aan de vraag naar accountancy. Daar kan softwarematige ondersteuning in de controle aan bijdragen.”

Blunder

Efficiency was voor Elsas niet de belangrijkste reden om de software te ontwikkelen. Zijn filosofie in een notendop: “Meer regels helpen niet om te zorgen dat regels niet worden overtreden. Er is dus iets anders nodig om de effectiviteit van de controle te waarborgen, en ik denk dat softwaremodellering kan helpen.”

Elsas meent dat zijn nieuwe product zowel geschikt is voor grote als kleine organisaties. “In het geval van grote bedrijven, zoals de in gewikkelde en grote organisatie van een multinational, zijn er hoogwaardige specialisten nodig om het model - met de waardekringloop - in te vullen, en dat vergt aardig wat tijd. Maar het voordeel is dat youngsters daarna zonder al te veel specifieke expertise en ervaring dergelijke hoogwaardige controleklussen kunnen uitvoeren. De software helpt dan om vakmatige blunders te voorkomen.”

Ook accountants die vooral klanten uit het midden- en kleinbedrijf hebben, zijn er echter zeker bij gebaat, meent Elsas: “Bij kleine bedrijven is met de software eenvoudig bloot te leggen welke fraudemogelijkheden er zijn en hoe die kunnen worden gerepareerd.”

Adviesproduct

Harold Kinds, technical manager bij de SRA, onderschrijft dat. Hij nam de proef op de som door de waardekringloop van een relatief eenvoudige onderneming in te voeren in de software van Elsas (zie kader), en is enthousiast over de mogelijkheden, juist omdat de functiescheidingen bij controleklanten in het midden- en kleinbedrijf nu eenmaal niet altijd perfect zijn.

Kinds ziet twee mogelijkheden voor toepassing: “Ten eerste is het een prima instrument voor de accountant om de minimaal benodigde functiescheiding af te zetten tegenover de aanwezige functiescheiding. En bovendien is het ook een goed adviesproduct, waarmee je de ondernemer kunt laten zien welke risico’s er zijn, zodat hij die zelf kan afwegen.”

Hoe ziet Kinds de toekomst? “We gaan hier zeker mee door. We willen onze leden de mogelijkheid gaan bieden om praktijkcases in te voeren, zodat ze precies kunnen doorrekenen wat een imperfecte functiescheiding precies betekent. Of zij daar voor open staan? Ik denk van wel, mits het eenvoudig is te automatiseren en vaktechnisch helemaal in orde is. Maar daar heb ik alle vertrouwen in.”

Menselijke factor

Niet iedereen deelt het optimisme van Kinds. Jos van Huut, voorzitter van Mazars, heeft zijn bedenkingen. “Ook onze mensen kunnen in de praktijk niet zonder geautomatiseerde ondersteuning. Ik geloof echter niet dat de menselijke factor in het accountantsvak kan worden overgenomen door software. Ik vergelijk een accountant wel eens met een kok in een restaurant: het wordt lekkerder als hij zijn gevoel en creativiteit in een gerecht stopt en niet alleen mechanisch de receptuur volgt. Ik ben ervan overtuigd dat je dat kunt doortrekken naar accountants: de kern van het vak is, was en blijft de persoonlijke afweging.”

Dat professional judgement is juist in het midden- en kleinbedrijf zo belangrijk, meent Van Huut: “Het stelsel van functiescheidingen is daar vrijwel nooit perfect. Bovendien heb je te maken met tijdelijke vervangingen als gevolg van vakantie of ziekte. Als je dat al te rigide in een softwaremodel stopt, zou dat schijnzekerheid kunnen opleveren.”

’Kleine revolutie’

Overigens beweert ook Elsas niet dat de accountant straks kan worden weggeprogrammeerd door een pakketje software. Hij heeft geen visioenen van scenario’s waarin de accountant verdwijnt, maar denkt wel dat software uiteindelijk een kleine revolutie in het vak zal veroorzaken. “Vergelijk het maar met de luchtvaart. De enorme technologische sprongen die daar zijn gemaakt, hebben niet geleid tot het verdwijnen van de piloot, maar de functie van boordwerktuigkundige bestaat niet meer.”

Juiste moment

Hoe het ook zij, Elsas lijkt zijn software op het juiste moment te lanceren: De maatschappij wil meer zekerheid of er geen fraude in het spel is, accountants zoeken manieren om de nieuwe controlerichtlijn 240 over fraude te verwerken in hun controleaanpak en kantoren moeten efficiënter gaan werken omdat de arbeidsmarkt krap is en de concurrentie hevig. In algemene zin gelooft Verkruijsse dan ook wel dat er de komende jaren een verregaande automatisering van het vak op gang zal komen. “Door een rationalisering van het product accountantscontrole, bijvoorbeeld door programma’s die fraude opsporen door patroonherkenning, kunnen we flinke sprongen maken.”

’IT-opleiding slecht’

Toch relativeert ook hij de markt, omdat hij bij Ernst & Young zag hoe er een paar jaar geleden werd gereageerd op nieuwe sophisticated software voor de controle: “Veel accountants wilden er niet aan, omdat ze er toch de voorkeur aan gaven het met de hand te doen. De druk om efficiënter te moeten werken was blijkbaar niet voor iedereen hoog genoeg. Wat ook meespeelt is de opleiding van accountants. Ik vind dat ze gemiddeld genomen nog steeds slecht zijn opgeleid op het gebied van IT. Ik kan zelf het verhaal van Elsas goed beoordelen, maar ik denk dat de gemiddelde accountant daar grote moeite mee heeft.”

Van Huut ziet nog een andere barrière voor het gebruik van software zoals die is ontwikkeld door Elsas. “Als we studenten daarmee confronteren, denken ze dat accountancy een mechanische, technische sector is. Dat schrikt hen af, en daarmee wordt de instroom van goede mensen een nog groter probleem.”

Canada

Elsas is zelf ontspannen over de marktkansen. Hij is zich rustig aan het profileren, en weet ook wel dat de omschakeling niet zomaar van de ene op de andere dag is te maken. In zijn hoofd groeit het plan om zich tijdelijk in Canada te vestigen om daar samen met innovatiepartners het product verder in de markt te zetten. Wie weet wat het oplevert: “Nederlandse bedrijven zijn vaak erg geïnteresseerd in nieuwe dingen die uit Canada of de Verenigde Staten komen.”

Praktijkcase: 248 potentiële fraudeconstructies

Harold Kinds voerde de waardekringloop en de bevoegdheden van functionarissen van een bedrijf dat CV-ketels installeert in in de software van Elsas. De computer kan in deze waardekringloop analyseren hoe de waardestromen lopen, welke waardebuffers (voorraden) er zijn en op welke manieren er potentieel waarde kan worden onttrokken aan de onderneming. Vervolgens zet de computer deze risico’s af tegen de mogelijkheden die voortvloeien uit de bevoegdheden van functionarissen. Voor de liefhebbers: de volledigheid van de fraudeconstructies wordt gegarandeerd door gebruik van de Fourier-Motzkin methode.

In het geval van deze relatief eenvoudige ketelcase zijn er 248 niet-detecteerbare potentiële fraudeconstructies. 38 daarvan zijn eenpersoonsfraudes. Van deze 38 zijn er twaalf waardeonttrekkend en 26 gebaseerd op ‘slepen’, het tijdelijk onttrekken van geld aan de onderneming. De andere 210 vereisen samenspanning van meer functionarissen. Dat lijkt veel, maar blijkt in dit geval tamelijk eenvoudig te repareren. Er zijn namelijk maar twee reparaties nodig om alle waardeonttrekkende eenpersoonsfraudes te voorkomen. Er moet worden gezorgd dat de administrateur de registratie van de verkoop van een onderhoudsabonnement niet kan uitwissen of voorkomen, en er moet worden gezorgd dat de verkoper niet zonder sporen na te laten machtigingen voor incasso kan onttrekken aan het bedrijf.