Dossiervorming
Het voorjaar is weer begonnen. Een spannend voorjaar want de AFM ligt op de loer. Deze dreiging zorgt ervoor dat de kantoren alles op alles zetten om de kwaliteit aantoonbaar hoog te krijgen.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 6, 2006
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
De aanpak om dit voor elkaar te krijgen, is dossiervorming. Waar we in het verleden konden volstaan met DLM’s (dichtlulmemo’s) moet tegenwoordig alles worden gedocumenteerd, onderbouwd en vastgelegd.
Ons dossier moet voor iedereen helder zijn. Werkprogramma’s moeten tot op het kleinste detail zijn uitgeschreven. De omgeving waarin de klant zich bevindt, moet uitgebreid zijn beschreven. Zelfs voor het beschrijven van de integriteit van de directie zijn uitgebreide werkprogramma’s aanwezig. Onze dossiers moeten zo duidelijk zijn dat iedereen, zonder enige voorkennis, tot de zelfde conclusie komt.
Het feit dat werkprogramma’s tot op het kleinste detail moeten zijn uitgewerkt, is een belediging voor de intelligentie van de teamleden en werkt ook nog eens verstarrend. Tot grote spijt van velen is niet alles van tevoren te plannen en in regeltjes te vatten. Dit houdt in dat tijdens een controle toch vaak moet worden afgeweken van de vooraf ingeschatte werkzaamheden.
Door vooraf meer op hoofdlijnen vast te leggen wat er moet gebeuren, kan tijd worden bespaard. Dit dwingt meteen om per post goed na te denken wat moet gebeuren en waarom. De tijd die we nu besteden aan het tot in de puntjes vastleggen van alle werkzaamheden gaat dan niet meer ten koste van het uitvoeren van de desbetreffende werkzaamheden.
Bovendien is het onzin om te veronderstellen dat informatie zodanig kan worden opgeschreven dat de lezer dit op dezelfde manier interpreteert als de schrijver. Voor zover dit al mogelijk is, kan dit alleen met een besteding van onevenredig veel tijd. Tijd die er niet is. De mondelinge toelichting van de schrijver zal dan ook altijd nodig blijven.
Als een toelichting dan toch nodig blijft, laat de verantwoordelijk accountant dan meteen uitleggen waarom de verklaring is afgegeven. Het dossier mag als geheugensteun dienen, maar is verder niet relevant.
Niet gedocumenteerd, is niet gedaan. Het motto van tegenwoordig lijkt een logische insteek ten behoeve van dossiervorming, maar schiet zijn doel volledig voorbij. Dossiervorming is immers een middel, maar inmiddels een doel. Accountancy is nog steeds een kwestie van logisch nadenken en mensenwerk.
Laat dat weer naar voren komen. Gebruik de intelligentie en creativiteit van accountants voor het uitvoeren van een goede controle. Niet voor het laten lijken op een goede controle.
Homme Idzerda