Digitale hypocrisie?
In het artikel ‘Digitale dementie’ in ‘de Accountant’ van november 2004 wordt gesuggereerd dat de digitalisering in het accountantsvak al ver is gevorderd. Kees Schaap heeft een heel andere ervaring.
Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 6, 2005
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Kees Schaap
In het artikel wordt enerzijds gesteld dat we nog maar aan het begin staan van het digitale tijdperk en daarin slechts vorderingen boeken “met een snelheid die omgekeerd evenredig lijkt aan die van de technologische ontwikkelingen”. Met die uitspraak ben ik het geheel eens. Maar waarom wordt dan elders in het artikel gesuggereerd dat men reeds sinds de jaren tachtig beschikt over gedigitaliseerde gegevensvastleggingen en dat die nu leiden tot gebreken aan de informatiestructuur? Mijn ervaringen staan haaks op de stellingen die het artikel uitstraalt.
In de jaren tachtig is slechts gestart met automatische gegevensverwerking, maar dan voornamelijk door het in gebruik nemen van boekhoudsystemen die de handmatige en mechanische verwerkingen vervingen. Tot in de jaren negentig, en tot op de dag van vandaag bij circa de helft van de kantoren, werden de overige activiteiten uitgevoerd met behulp van mechanische toepassingen zoals typemachines, die later werden vervangen door computers.
Maar dat computergebruik was niet anders dan het werken met originele werkmethoden, die waren ontwikkeld op basis van ervaringen uit een periode waarin er nog geen sprake was van digitalisering en automatisering. Schoorvoetend werden bestanden digitaal opgeslagen, maar daarnaast werd alles nog op traditionele wijze vastgelegd. Naast de digitaal opgeslagen stukken worden ook papieren archieven bijgehouden. Twee systemen voor hetzelfde doel kan nooit beoogd zijn.
Waarom durft men geen keuze te maken om volledig over te gaan op moderne hulpmiddelen? In mijn ogen omdat accountants in die keuze niet begeleid worden door bijvoorbeeld de beroepsorganisaties. Deze beschrijven wat de accountant moet doen en laten, maar verzuimen uitspraken te doen over hoe er moet worden gewerkt. Zij onderzoeken onvoldoende welke kant en klare oplossingen er al zijn en staan onvoldoende open om zich daarover te laten informeren.
En dus passen we allemaal methoden toe die wij tijdens de opleiding of de beginjaren hebben geleerd en ervaren. Omdat de huidige generatie leidinggevenden is opgegroeid in een periode vòòr het digitale tijdperk, is er een enorme achterstand.
Ook bij de collegiale toetsing worden naar mijn mening uitsluitend de ervaringen van de reviewers vergeleken met de werkmethoden op het te controleren kantoor. Er is geen gedefinieerde norm waaraan kan worden getoetst. De beroepsorganisaties weigeren die te definiëren of te kiezen uit bestaande systemen. Terwijl in mijn ogen alleen getoetst kan worden aan normen. Normen die gezamenlijk zijn bepaald.
Terwijl er absoluut geen eenduidigheid is in de methoden van werken en de in gebruik zijnde gereedschappen (tools) om dat te bereiken, wordt nota bene in de toelichtingen bij het voorstel Wet toezicht Accountantsorganisaties zomaar in uren uitgedrukt wat de kosten zullen zijn van de noodzakelijke aanpassingen op in gebruik zijnde systemen. De minister blijkt ervan uit te gaan dat de kwaliteitsbeheersing goed onder controle is. Maar waarom weet de ene accountant(sorganisatie) dan niet hoe de ander werkt?
Er bestaan ronduit taboes in accountantsland. Zo wordt zelden gesproken over de papieren archieven, die naast hoge kosten een enorm tijdsbeslag (ook na jaren) vergen. Of over de diverse klantenadresbestanden die gelijktijdig op één vestiging in gebruik zijn, maar verschillen van inhoud en zo leiden tot fouten. Of over het niet, niet juist of niet tijdig aankomen van informatie bij de juiste personen, het gebrekkig beheersen van gemaakte planningen en het bewaken van de voortgang en de kwaliteit van werkzaamheden. En over de grote verscheidenheid in formulieren die in spreadsheet-programma´s steeds ad hoc per medewerker en per klantrelatie worden vastgelegd. Het niet onderling willen of durven uitspreken en overleggen over de werkwijzen die worden toegepast en toch suggereren dat de meest moderne digitale toepassingen worden benut, terwijl we allemaal beter weten, noem ik (digitale) hypocrisie.
Noot
Kees Schaap is directeur Pro Management Accountancy Software.