Magazine 01 december 2009

Kunt u hier even tekenen?

Met de invoering van XBRL wordt het ook noodzakelijk dat verklaringen elektronisch kunnen worden ondertekend. Daarom besloot het NIVRA in juli 2009 tot invoering van de elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat. Alle aanleiding om te spreken met een kantoor dat er in het contact met klanten al gebruik van maakt van deze voorziening. En met een leverancier van de noodzakelijke software.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 12, 2009

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

NIVRA besluit tot invoering van de elektronische handtekening

Sinds mei 2003 is het gebruik van de elektronische handtekening in Nederland wettelijk toegestaan. In 2005 begonnen drie beroepsgroepen met het gebruik ervan: advocaten en notarissen en gerechtsdeurwaarders.

Wat houdt zo'n digitale ondertekening in? In de wet staat het zo geformuleerd: ‘Onder elektronische handtekening wordt een handtekening verstaan die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authentificatie.’ Wil zo'n elektronische handtekening wettelijk dezelfde rechtskracht hebben als een geschreven handtekening, dan moet zij aan enkele eisen voldoen. Zo moet zij op unieke wijze aan de ondertekenaar zijn verbonden en identificatie mogelijk maken. Verder komt ze tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn controle kan houden. Ook is zij zo aan het bijbehorende elektronisch bestand verbonden dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord. Verder moet de elektronische handtekening zijn gekoppeld aan een gekwalificeerd certificaat, dat bestaat uit een pincode die wordt gebruikt in combinatie met een token (smartcard of USB-stick). De pincode en token worden persoonlijk aan de eigenaar van de handtekening uitgereikt nadat deze zich heeft geïdentificeerd. Omdat de wet deze elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat gelijk stelt aan de geschreven handtekening, ligt bij twijfels aan de echtheid de bewijslast bij degene met bedenkingen.

Probleem

Niet alle vormen van digitale ondertekening worden volgens de wet als rechtsgeldige elektronische handtekening beschouwd. Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord, of door bij een bestelling op ‘akkoord’ of ‘bestellen’ te klikken, of het meezenden van een gescande geschreven handtekening worden niet geaccepteerd.

Frank Jonker, directeur van CreAim, dat elektronische handtekeningen aan accountantskantoren levert, vindt het terecht dat de wet hoge eisen stelt. “Een geschreven handtekening scannen en toevoegen aan een pdf-document is namelijk geen waterdichte constructie. Want een pdf kan worden gekraakt. Stel dat iemand een pdf van een jaarrekening kraakt, wat cijfers verandert, maar wel de handtekening van de goedkeurende accountant laat staan. Die accountant heeft dan een probleem.”

Hoe ziet een wettelijk goedgekeurde elektronische handtekening er in de praktijk dan wel uit?

Jonker: “Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld als een unieke cijfercombinatie, of toch als een gescande geschreven handtekening maar dan gekoppeld aan elektronische beveiliging. Dan verschijnt er als je met de muis over de handtekening gaat een venster met beveiligingskenmerken. En als je op onrechtmatige wijze iets probeert te veranderen, komt er automatisch een rood kruis door de handtekening.”

Concurrentie

Jonker verwacht dat als vaker in elektronische vorm wordt gerapporteerd (XBRL), het gebruik van de elektronische handtekening zal toenemen. Daarom juicht hij het toe dat het NIVRA heeft besloten om elektronische ondertekening toe te staan bij de accountantsverklaring.

Met de voorwaarde van het NIVRA dat er meer dan één aanbieder moet zijn van de handtekening, zodat accountants niet zijn overgeleverd aan één partij, is hij het helemaal eens. “Laat die concurrentie maar komen, dat houdt ons alert.”

Jonker wijst nog wel op een zaak die het NIVRA volgens hem snel moet oplossen. “Het is mooi dat de accountantsverklaring op termijn elektronisch mag worden ondertekend, maar uiteraard moet de verklaring zelf ook digitaal worden. Ik was zestien jaar partner bij een accountantskantoor. Ik ken de beroepsgroep dus en weet dat die enigszins behoudend is. Dat is jammer, want er zijn nu al hele mooie dingen tot stand gebracht waar we op kunnen voortbouwen. Zo accepteert de Belastingdienst sinds mei de verkorte winstaangifte. Ondernemers kunnen via XBRL aangifte doen waarbij ze nog maar een kwart van de gegevens hoeven aan te leveren in vergelijking met de uitgebreide aangifte op papier. De elektronische ondertekening van de accountantsverklaring, maar ook het digitaal aanleveren van de verklaring zelf, zijn de logische volgende stappen.”

Efficiencywinst

Bij De Keijzer Nipius & Co. Accountants en Belastingadviseurs in Amsterdam heeft men al vier jaar ervaring met het gebruik van de elektronische handtekening. Dave Horio coördineert de toepassing ervan. “Bij een nieuwe klant installeren we op de computer het certificaat dat hij nodig heeft voor het gebruik van de handtekening. Op het moment dat we een bepaalde opdracht hebben uitgevoerd, sturen we een e-mail alert met de mededeling dat er een document voor hem klaar staat om digitaal te worden ondertekend. Met behulp van zijn certificaat doet hij dat dan. Het betekent dat we een hele papierwinkel hebben uitgebannen. Dat is nog efficiënter voor de klant en voor ons.”

Volgens Horio maken nagenoeg alle klanten gebruik van deze service. “Ik denk dat er hooguit tien het niet doen. Dat zijn klanten die geen beschikking hebben over een computer.”

Criteria

De Keijzer Nipius & Co gebruikt de elektronische handtekening voor het laten ondertekenen door de klant van documenten als de jaarrekening, letters of representation, opdrachtvoorwaarden. De volgende logische stap is de ondertekening van de accountantsverklaring. Dave Horio kan zich vinden in de voorwaarden die het NIVRA hierbij stelt. “Je moet kantoren inderdaad niet verplichten om een bepaalde softwarestandaard te gebruiken. Wij zijn heel tevreden met de software die we al jaren gebruiken. Uiteraard moet die wel aan de criteria voldoen die het NIVRA voorschrijft. Ook heb ik er alle begrip voor dat het gebruik van het certificaat wordt gekoppeld aan het feitof iemand als RA, AA of RE staat ingeschreven.”

Standpunt NIVRA

In juli 2009 heeft het NIVRA besloten tot invoering van de elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat voor de ondertekening van een digitale accountantsverklaring of assurance-rapport.

Het NIVRA zal de handtekening niet zelf aanbieden maar laat dit aan het bedrijfsleven over. Sommige kantoren maken voor het ondertekenen van documenten door hun klanten nu al gebruik van een elektronische handtekening. Als die aan de eisen van het NIVRA voldoet, kan deze in principe worden gebruikt. Het NIVRA kiest hierbij voor het model van diverse aanbieders, om niet afhankelijk te zijn van één partij en niet in strijd te handelen met mededingingsregels.

Het NIVRA stelt voor de elektronische handtekening verplicht te gebruiken bij het elektronisch ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten. Voor alle andere werkzaamheden kan de handtekening op vrijwillige basis worden gebruikt.

Daarnaast adviseert het NIVRA over elektronische ondertekening bij andere digitale verklaringen. Bijvoorbeeld de verklaring over oplagecijfers die uitgevers jaarlijks moeten overleggen. Deze kan via de portal van HOI (Instituut voor Media Auditing) elektronisch worden afgegeven en ondertekend.

Het NIVRA praat op dit moment ook met andere partijen over het elektronisch afgeven en ondertekenen van verklaringen.

Ook loopt er een pilot met de aanbieders Getronics en Diginotar om te kijken of er nog problemen bij de implementatie zijn te verwachten. Deze pilot zal vermoedelijk eind 2009 zijn afgerond.