Magazine 01 december 2006

'Plakpakken' blijven op troon

De meningen over internet-accounting lopen uiteen. “Het zal dezelfde weg opgaan als mobiele telefonie en digitale fotografie: na een aarzelende start een explosieve groei in alle doelgroepen.” Maar ook: “Het zal zo’n vaart niet lopen, kleine ondernemers hebben er niets aan.” Groei is er in ieder geval, en de accountant zit toch weer aan het stuur.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 4, 2006

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Peter van Rietschoten

Internetboekhouden maakt ondernemers nauwelijks losser van accountant

Willen ondernemers nu wel of niet aan internetboekhouden - overigens meer en meer aangeduid als internetaccounting? Doet iedereen ‘het’ onderhand, of bevindt de markt voor de online-administratie zich nog in de geboortefase? Is er misschien een groot aantal met name kleine ondernemers dat zich - al dan niet daartoe geadviseerd door hun accountant of administratiekantoor - nooit tot internetboekhouden zal laten overhalen?

‘Plakpakken’

De meningen staan haaks op elkaar. Vergelijkingen, veronderstellingen en verwachtingen die standpunten moeten staven, vliegen over en weer. Natuurlijk zijn er de ronkende verhalen van de aanbieders van internet accounting en de bijbehorende software pakketten. Met daarin de stimulerende vergelijking dat internet tien jaar geleden een elitaire communicatievorm was en dat nu menig 65-plusser niet meer zonder kan. Er zijn brutale nieuwkomers zoals Asperion, die nota bene Quote-hoofdredacteur Jort Kelder inschakelen om bressen te slaan in het bastion van de traditionele urenschrijvende accountant, met onder meer de tekst dat hij niets meer moet hebben van ‘dorre boekhouders in grijze plakpakken, die leven van het ‘uurtje factuurtje’.

Er wordt beweerd dat mkb-ondernemers die jonger zijn dan veertig jaar met internetboekhouden geen problemen zouden hebben en het zelfs omarmen. Hun oudere collega’s zouden er daarentegen huiverig tegenover staan, evenals (met name vanwege de kosten) ondernemers met minder dan vijf medewerkers.

Drempels

En er zouden nogal wat accountants- en administratiekantoren zijn die internetboekhouden niet propageren, omdat ze het simpelweg geen verbetering vinden en/of niet goed om kunnen (willen) gaan met meekijkende cliënten.

Anderzijds zou ‘niet propageren’ vaak helemaal niet aan de orde zijn, omdat de ondernemer ‘helemaal geen zin heeft in welke boekhoudkundige handeling dan ook’. En ten slotte zouden (kleine) ondernemers drempels zien in de vorm van de noodzaak hun organisatie anders in te richten, na te moeten denken over het wel of niet gebruiken van extra dienstverlening (met name adviezen) van de accountant, onduidelijkheid over kosten en uiteindelijke toegevoegde waarde.

Daarnaast wordt de mystiek van de schoenendoosadministratie die een halfjaar of langer bij de boekhouder ‘onderweg’ kan zijn en die ook meer ruimte lijkt te bieden voor ‘creatief boekhouden’ - bijvoorbeeld een btw-betaling omwille van de liquiditeit doorschuiven naar het volgende kwartaal - her en der verkozen boven de directheid van de soms sterk fluctuerende actualiteit.

‘Ouderwets’

Moeilijk is het niet om fervente voorstanders van internetaccounting te vinden. Bewuste niet-gebruikers zijn echter evenmin een zeldzaamheid. Zij het dat er tot die tweede categorie nogal wat ondernemers behoren die ‘wel willen praten, maar niet met naam en toenaam’. Enerzijds blijkt daarvoor de reden te zijn dat men zich er eigenlijk een beetje voor schaamt nog niet met de boekhouding op het internet te zitten. Er valt een zekere angst te bespeuren het verwijt te krijgen ‘niet mee te doen, achter te lopen, ouderwets te zijn’ - en mogelijk dus de zaakjes niet voldoende goed op orde te hebben, terwijl het vaak eerder gaat om ‘geen tijd hebben’ of om een accountant of administrateur die de administratie niet uit handen wil geven.

Een andere reden om te kiezen voor de anonimiteit is dat er ondernemers zijn die internetboekhouden zien als een inperking van hun administratieve flexibiliteit. Lees: het volop gebruikmaken van het grijze juridische gebied waar het gaat om ‘schuiven met aangiftes’ en om milde vormen van creatief boekhouden. De meekijkende accountant wordt daarvoor als een bedreiging gezien, de klokkenluidende medewerker eveneens.

Wat levert het op?

En er zijn nogal wat kleine ondernemers die zich afvragen: “Wat levert het op?” Het veel gehoorde antwoord luidt: weinig tot niets. Want de suggestie (ook van Asperion) ten spijt dat er door ondernemers met pakket A of B ‘heel veel geld valt te verdienen’, blijkt dat in de praktijk tegen te vallen. Een ondernemer die € 1.500 per jaar moet betalen voor zijn administratie, zal met internetboekhouden hooguit een paar honderd euro goedkoper uit zijn. Waar dan wel tegenover staat dat hij veel meer zelf moet doen. En of al die kleine ondernemers (Nederland telt er zo’n kwart miljoen) dáár zin in hebben, wordt in brede kring sterk betwijfeld.

Daaraan grenst de constatering van de kleine ondernemers dat internetboekhouden misschien wel betaalbaar is en in principe wel handig, maar “voor mijn bedrijf gewoon too much”. Zoals bijvoorbeeld Bert de Rooij (58), directeur/eigenaar van International Wood Import.

“Een paar ton omzet draai ik per jaar, ik werk met inhuurkrachten, doe de btw-aangifte en andere betalingen zelf. Ik verstuur zo’n tachtig facturen per jaar. De bonnen gaan achter de bankafschriften en de boekhouder verwerkt dat tot een jaarverslag. Allemaal doodsimpel en zo gebeurd. Internetboekhouden heeft voor mij echt geen toegevoegde waarde, het zou me alleen maar geld kosten.”

‘Onder controle’

Maar, zoals gezegd, fervente gebruikers zijn er ook - ruimschoots en in alle soorten en maten. Zo is in testimonials van Yob Teleboekhouden te lezen dat internetaccounting door uiteenlopende ondernemingen wordt gebruikt: een ICT-detacheringsbedrijf, een veehouderij met negentig koeien, een Grieks restaurant, een ontwerpstudio. De rode draad van de enthousiaste verhalen komt neer op: ‘meer grip op het bedrijf, tijdwinst, minder stress, boekhouding inrichten en bewerken zoals het bedrijf het wil, vanaf diverse locaties inloggen en de boekhouding doen, betere relatie met de bank en met de accountant, subtstantiële besparing in euro’s, het gevoel minder verplicht te zijn’.

Ook Joris Obenhuijsen van het snelgroeiende Packman BV in Weesp (verpakkingsmachines, drie medewerkers) is een tevreden gebruiker. “Buitengewoon prettig. Winst waar het gaat om de bewerkingstijd, eigen inzicht in de gang en stand van zaken, het accountantskantoor kan discreet meekijken, vragen die we hebben worden snel beantwoord. De gehele administratie is overzichtelijk en uitbreidingen zijn gemakkelijk door te voeren. Ik heb echt het gevoel dat we door internetboekhouden alles onder controle hebben.”

Obenhuijsen heeft inmiddels ook ervaren dat de relatie tussen zijn nog jonge onderneming en de accountant anders is dan hij gewend was. “De contacten zijn soepeler en professioneler, sneller ook. En de verhouding tussen boekhouden en advies is anders dan vroeger: er komt nu meer advies. Ik zou zeggen: de band met de accountant is door internetboekhouden versterkt.”

‘Beuk erin’

Ten slotte nog een enkel woord over Asperion. De reclametekst van de soort ‘de beuk erin’ is inmiddels wat afgezwakt. Blijft de doelstelling dat men ‘online boekhouden op een veel bredere schaal’ wil brengen. Asperion-directeur Humphrey Bruno: “Wij richten ons op de ondernemer die eigenlijk helemaal niet weet wat internetboekhouden is, en ook geen vaste relatie heeft met een accountant of administratiekantoor. Wat wij willen is met ons pakket naast de kritische ondernemer staan die vooral wil ondernemen.” Het onafhankelijke onderzoeksbureau GBNED laat weten dat ook voor Asperion geldt: “Internetboekhouden vervangt niet uw boekhouder of accountant: enige boekhoudkundige kennis blijft noodzakelijk om als ondernemer zelf de boekhouding ter hand te nemen.”

Dat derhalve ook Asperion het bezwaar aankleeft dat met name bij kleine ondernemers mogelijk ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat met de aanschaf en het gebruik van een internetboekhoudpakket heel veel geld te verdienen zal duidelijk zijn.

Internetboekhouden anno nu

Hoe staat internetboekhouden er momenteel voor? Recent onderzoek van bureau Heliview schept wat licht in de duisternis. Op basis van een representatieve steekproef onder zeshonderd organisaties (zeven branches in profitsector en gezondheidszorg) met meer dan vijf medewerkers wordt geconcludeerd dat in 2006 de spontane bekendheid van internetaccounting 46 procent bedraagt. In 2005 was dat 24 procent.

Opvallend is dat veertien procent van de tevens vijftig geïnterviewde accountants (partners van kantoren met meer dan twintig medewerkers) nog nooit had gehoord van internetaccounting. Of dat percentage snel zal dalen is de vraag, want meer dan de helft van de ondervraagde accountants gaf aan dat hun kantoor geen plannen heeft internetboekhouden te gaan aanbieden, of dat hoogstens alleen maar overweegt. Redenen: geen toegevoegde waarde; het gaat allemaal goed zo; men wil alles in eigen beheer houden; het eigen kantoor is te klein; de cliëntorganisaties zijn te klein; men wil de ontwikkelingen afwachten.

Voorts bleek dat momenteel 6,5 procent van alle organisaties aan internetaccounting doet, ofwel ruim 43.000. In 2005 was dat één procent en verwacht wordt dat het in 2007 zal verdubbelen naar dertien procent.

De tevredenheid onder de gebruikers is groot. Heliview komt tot een score van 7,8. In het gebruik lijkt een tweedeling te ontstaan: de online-voorziening wordt vooral en in toenemende mate gebruikt voor de salarisadministratie en de boekhouding en beduidend minder voor communicatie, kredietregistratie/finance en voorraadbeheer.

Heliview onderzocht ook de rol van het accountantskantoor bij internetboekhouden.

Van de 43.000 gebruikers doet ongeveer 68 procent dat via een accountantskantoor en 32 procent via een application service provider van een softwareleverancier. De vraag aan niet-gebruikers met wie internetaccounting wordt geassocieerd, levert op dat 53 procent een verband ziet met accountants- en administratiekantoren en slechts zeven procent met softwareleveranciers.