Magazine 01 april 2010

Relevante informatie in zes stappen

De nieuwe verplichting om bij overdracht van een wettelijke controle desgevraagd relevante informatie te verstrekken aan de opvolgende accountantsorganisatie, leidde tot vragen uit de praktijk. Een NIVRA-praktijkhandreiking schept duidelijkheid.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 4, 2010

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Artikel 20 lid 3 van de Wet toezicht accountantsorganisaties schrijft voor dat een accountantsorganisatie (hierna ‘de vorige accountant’) toegang geeft tot de relevante informatie van haar controlecliënt aan haar opvolger (nieuwe accountant) die de wettelijke controle overneemt. Op zichzelf is het niet nieuw dat een nieuwe accountant toegang vraagt (en krijgt) tot voor hem relevante informatie. De NV COS en voorheen de RAC kenden allang zulke situaties.

Wél nieuw is de wettelijke verplichting voor de vorige accountant om desgevraagd die relevante informatie te verstrekken. Deze verplichting is opgenomen in het Wta-artikel dat ook de geheimhouding regelt. Hiermee wil de wetgever voorkomen dat geheimhouding een belemmering zou kunnen zijn voor het uitvoeren van een eerste jaarrekeningcontrole in overeenstemming met de NV COS.

Maatschappelijk belang

Het lijkt erop dat de wetgever van mening is dat het maatschappelijk belang is gediend met het overdragen van de informatie. Dit is begrijpelijk: al jaren wordt binnen het beroep erkend dat het enige tijd kost om een cliënt volledig te leren kennen. Om het gevaar te beperken dat bij een eerste uitvoering van controleopdrachten risico's onvoldoende worden onderkend, kennen de Standaarden 510 (Eerste uitvoering van controleopdrachten), 300 (De planning van de controle van financiële overzichten) en 710 (Ter vergelijking opgenomen informatie) bepalingen die wijzen op de mogelijkheid om informatie te verkrijgen van de vorige accountant.

De verplichting in artikel 20 Wta leidt voor de nieuwe accountant niet tot nieuw instrumentarium. Wel leidt dit artikel tot hernieuwde aandacht voor de mogelijkheid om de vorige accountant te benaderen en mogelijk is ook de drempel verlaagd, doordat er geen discussie meer hoeft te zijn over geheimhouding.

‘Relevant’

De vraag is echter wat toegang tot relevante informatie precies betekent. Sommige collega's vinden dat het hele dossier moet worden overgedragen, anderen vinden dat absoluut niet. Noch de wet noch de verdere regelgeving geeft een exact antwoord. Een verzoek om toegang tot relevante informatie zal naar onze mening zijn gericht op controle-informatie. We verwijzen naar paragraaf 6 van Standaard 510:

‘Indien de voorafgaande financiële overzichten door een andere accountant zijn gecontroleerd, kan de accountant door beoordeling van het dossier van de voorgaande accountant toereikende controleinformatie over de beginbalans verkrijgen. In deze situatie zal de accountant eveneens de vakbekwaamheid en onafhankelijkheid van de voorgaande accountant beoordelen. Indien bij de voorafgaande financiële overzichten een andere dan een goedkeurende accountantsverklaring is verstrekt, zal de accountant bij de controle van de lopende verslagperiode bijzondere aandacht besteden aan de omstandigheden die tot deze accountantsverklaring hebben geleid.’

Collegialiteit

De door het NIVRA opgestelde Praktijkhandreiking 1108 (Toegang tot relevante informatie voor de opvolgende accountant in het kader van een controle) draagt er aan bij dat de informatieoverdracht op collegiale wijze plaatsvindt. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de feitelijke omstandigheden. Een paar voorbeelden:

• Toegang tot relevante informative betekent niet dat de vorige accountant integraal inzage hoeft te geven in het controledossier of onderdelen van de dossiers moet overdragen of software moet leveren (voor zover dat licentietechnisch al kan) om het dossier te kunnen lezen. Het overdragen van een dossier ligt niet voor de hand. Wel kan de nieuwe accountant - voor zover relevant - kennisnemen van onderdelen van het controledossier van de vorige accountant.
• De vorige accountant zal veelal niet van de laatste ontwikkelingen bij de cliënt op de hoogte zijn. Het ligt op de weg van de nieuwe accountant om kopieën van stukken (zoals contracten, kredietovereenkomsten en statuten) die eigendom van de cliënt, zijn bij de cliënt op te vragen. De vorige accountant is niet verplicht om kopieën van dossierstukken aan de nieuwe accountant te verstrekken.

De accountant heeft ook niet altijd kopieën nodig als controle-informatie. Dit blijkt ook uit Standaard 600 (Gebruikmaken van de werkzaamheden van andere accountants). Een memo van de vorige accountant, of een gespreksverslag van de nieuwe accountant, kunnen ook als documentatie worden gebruikt.

Zes stappen

Een one size fits all-oplossing voor het verstrekken van relevante informatie bestaat niet. De praktijkhandreiking van het NIVRA beschrijft een aanbevolen werkwijze in zes praktische stappen.

Aan de hand van de voorbeeldbrieven kunnen beide accountants het proces gezamenlijk collegiaal doorlopen. De nieuwe accountant mag deze informatie alleen gebruiken in het kader van zijn controle, en niet om zijn cliënt te informeren over het werk van de vorige accountant.

Kop koffie

Het verkrijgen van relevante informatie van de vorige accountant is geen doel op zich, maar kan de nieuwe accountant bijvoorbeeld helpen vast te stellen dat de beginbalans voldoende basis biedt voor de eerste controle.

Overigens denken wij dat een kop koffie met goed gesprek in veel gevallen de basis kan zijn voor een efficiënt proces. En uiteindelijk zijn beide accountants en het beroep maar met name ook het maatschappelijk verkeer daarbij gebaat.

Noot
Jan Thijs Drupsteen is coördinator regelgeving accountancy en ondersteunt in die rol de Commissie Controlevraagstukken en Richtlijnen (CCR) van het Koninklijk NIVRA. Peter Eimers is voorzitter van de CCR, hoogleraar auditing aan de Vrije Universiteit en partner bij PricewaterhouseCoopers.

Zes stappen samengevat

Stap 1 De nieuwe accountant vraagt schriftelijk om toegang tot relevante informatie.
Stap 2 De vorige accountant gaat na of de nieuwe accountant daadwerkelijk aangesteld is.
Stap 3 De vorige accountant nodigt de nieuwe accountant uit voor een bijeenkomst.
Stap 4 Tijdens de bijeenkomst krijgt de nieuwe accountant op een efficiënte en effectieve wijze toegang tot de relevante informatie.
Stap 5 De nieuwe accountant stelt vast welke ontvangen informatie wordt aangemerkt als controle-informatie.
Stap 6 De nieuwe accountant documenteert de ontvangen controleinformatie in zijn dossier en trekt zijn conclusies.

Vaktechnische artikelen OPV

Deze vaktechnische bijdrage kwam tot stand in samenwerking met het Overlegplatform Vaktechniek (OPV) van het NIVRA.