Magazine 01 april 2008

Hoe voorkom je illegale praktijken?

Het bestrijden van witwaspraktijken en terrorismefinanciering is een verantwoordelijkheid geworden voor onder meer financiële instellingen en overige zakelijke dienstverleners. Hoe kunnen zij voorkomen dat witwassers en terroristen hun diensten misbruiken?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 4, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Michiel Peeperkorn

Compliance moet een integraal onderdeel zijn van de organisatiecultuur en niet alleen de verantwoordelijkheid van een gespecialiseerde compliance-medewerker. Het preventie- en handhavingprogramma voor de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering is namelijk van belang voor de gehele organisatie en maakt deel uit van alle bedrijfsactiviteiten.

Het is de bedoeling dat organisaties een kader creëren om de risico's te beheersen op een kosteneffectieve manier. Wie of welke afdeling is in de dagelijkse praktijk verantwoordelijk voor de compliance en de beheersing van deze risico's? Het antwoord daarop moet zijn afgestemd op het beleid en de organisatie om de algemene risico's te beheersen.

Drie pijlers

In internationale regelgeving - zoals die van de Financial Action Task Force on Money Laundering (FATP), het Basel Comité inzake het banktoezicht en de Derde Europese Richtlijn - staan principes en procedures om de compliance-functie goed in te richten. Maar in de praktijk worstelen de functionarissen die zijn belast met de witwaspreventie en -rapportage (de zogenoemde money laundering reporting officers, MLRO's) met de vraag hoe zij de voorgeschreven taken - zoals het beter leren kennen van de klanten en hun transactiegedrag - het best kunnen organiseren.

Wat moet de organisatie bij het voorkomen van witwassen en ontdekken van terrorismefinanciering nastreven? De drie ‘pijlers’ hiervoor zijn:

• afschrikking - het voorkomen van betrokkenheid bij witwas- en terrorismeconstructies;
• coöperatie - het samenwerken met andere bedrijfsonderdelen en opsporingsautoriteiten;
• detectie - het traceren en rapporteren van verdachte transacties om opsporingsautoriteiten te ondersteunen bij het ontdekken en in kaart brengen van witwas- en terrorismeconstructies en het vervolgen van verdachte personen.

Concrete taken

Om deze drie doelstellingen te realiseren moeten de volgende de taken worden verricht:

• Klantacceptatie en -identificatie en verificatie, waaronder een oordeel over het doel van de activiteiten en herkomst van de gelden (customer due diligence/ ken uw cliënt).
• Opstellen van klantprofielen en taxeren van risico's (op basis van verwacht transactiegedrag) bij het openen van de rekening c.q. accepteren van de cliënt.
• Bekijken of de naam van de cliënt voorkomt op embargo- en sanctielijsten.
• Periodieke toetsing van de klant- en rekeningrelatie (customer due diligence/ken uw cliënt controle).
• Transacties screenen aan de hand van de embargo- en sanctielijsten voordat ze worden uitgevoerd.
• Transacties periodiek monitoren nadat zij zijn uitgevoerd (ongoing transaction monitoring) met als doel het opgestelde risicoprofiel aan te passen (verwacht transactiegedrag versus werkelijk trans- actiegedrag en ongebruikelijk- en/of verdacht gedrag te identificeren.
• Verzamelen en bewaren van klant- en rekeninggegevens.
• Verzorgen van trainingen (herkennen witwas- en terrorismefinancieringspatronen, controleprogramma's, nieuwe wet- en regelgeving).

Seniormanagement

Voor het voorkomen dat de organisatie betrokken raakt bij criminele activiteiten is uiteindelijk het senior management verantwoordelijk. De leiding moet zorgen dat acceptatie- en goedkeuringsprocedures worden opgesteld voor nieuwe cliënten (met een hoog risico), er op toezien dat deze in de praktijk goed werken en ervoor zorgen dat het gedrag van cliënten wordt gevolgd (ongoing monitoring).

Zo moet het bestuur het compliancebeleid goedkeuren en de manier waarop de compliancefunctie in de organisatie is verankerd. Dat laatste moet zijn vastgelegd in een formeel document.

Verder moeten het bestuur en het audit committee minstens één keer per jaar nagaan hoe en in hoeverre de instelling haar compliancerisco's beheert en beheerst.

Accountmanager

In de eerste lijn is de accountmanager een sleutelfiguur. Deze is volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de dagelijkse antiwitwasprocedures.

Accountmanagers hebben vaak een (sterke) persoonlijke relatie met de klant en kennen als geen ander de klant en diens bedoelingen. De (hechte) relatie met de klant verhoogt echter wel het risico van belangenconflicten, samenspanning of andere vormen van ongewenste beïnvloeding door de klant.

Cliënten met wie geen face-to-face-contact bestaat - bijvoorbeeld omdat zij telebankieren - worden in de FATF en de Europese Derde Richtlijn aangemerkt als cliënten met een hoog risico. Vóór het ontstaan van de relatie is weinig over deze cliënten bekend. Men kan deze klantengroep beter leren kennen door een risicoprofiel op te bouwen op basis van het werkelijk transactiegedrag, onder het motto: ken uw cliënt beter.

Tweede linie witwasrapporteur

Vanwege het gevaar van belangenconflicten zijn ingebouwde mechanismen nodig om toe te zien op de beheersing van de witwas- en terrorismefinancieringsrisico's. Daarvoor moet in de organisatie een tweede verdedigingslinie in het leven worden geroepen als onderdeel van de compliancefunctie: een witwasrapporteur (MLRO) die de risico's overziet en bewaakt. Deze witwasrapporteur moet autonoom zijn en onafhankelijk staan tegenover zowel de zakelijke dienstverleningsactiviteiten als de antiwitwasactiviteiten. Hij wordt geacht het vertrouwen te genieten van het management en moet beschikken over voldoende kennis van de business, producten, diensten en procesondersteunende systemen.

Essentieel is verder dat de functionaris toegang heeft tot alle relevante klant- en transactiegegevens en op vertrouwelijke basis informatie kan uitwisselen met andere complianceafdelingen en opsporingsautoriteiten (zie ook kader ‘Taken witwasrapporteur’).

Derde linie: internal audit

Een derde verdedigingslinie (internal audit) is nodig om de beheersingsmaatregelen periodiek te toetsen. De accountants moeten het bestuur en het audit committee informatie verschaffen over de kwaliteit van de risicotaxaties en de werking van de maatregelen.

Centraal of decentraal?

Een uitdagende vraag voor financiële instellingen - vooral instellingen met een groot internationaal netwerk - is hoe zij de antiwitwasfunctie het best kunnen verankeren in de organisatie. Moeten de witwasrapporteurs onderdeel uitmaken van de lokale compliance-afdelingen of moet er per land of regio eentje worden aangesteld?

In de praktijk organiseren financiële instellingen de compliance-functie vaak verschillend.

Grote financiële instellingen hebben onafhankelijke compliance-afdelingen opgezet die het beleid en de voorschiften moeten formuleren. De operationele en dagelijkse taken zijn daarbij gedelegeerd aan de lokale bedrijfseenheden. Binnen die eenheden kunnen aparte veiligheidsfunctionarissen de taak hebben om transacties nader te onderzoeken.

Op die manier is het signaleren en onderzoeken van ongebruikelijke transacties gescheiden.

Schaalgrootte

Voor relatief kleine business units is het, vanwege de schaalgrootte, vaak niet haalbaar om een antiwitwasafdeling op te zetten die onafhankelijk is van het accountmanagement. Sommige instellingen kiezen er daarom voor om de witwasrapportagetaken uit te besteden aan derden.

De witwasrapportagefunctie kan dus lokaal per business unit worden ingericht als onderdeel van de compliance-functie, zodat men betere informatie heeft over het klantgedrag. Of in een landelijk of regionaal georganiseerde centrale antiwitwasfunctie, die geheel losstaat van de zakelijke dienstverleningsactiviteiten. Verschillende factoren pleiten voor een centrale benadering. Niet alleen vanwege de kosten en de behoefte aan deskundig personeel. Ook kan men vanuit een centraal georganiseerde functie beter het transactiegedrag van een klant in de verschillende business units en fasen in het witwas/terrorismefinancieringsproces overzien.

De fasen die daarbij worden onderkend zijn:

• crimineel geld in het legale (financiële) circuit brengen;
• geld loskoppelen van de bron c.q. de bron versluieren door het product, de rol van de klant en de locatie te transformeren;
• oorspronkelijk illegaal verkregen gelden een legale status laten verkrijgen.

Kosten-baten

Het concentreren van de antiwitwasfunctie op regionaal niveau kan zijn ingegeven door de wens om de meldingen van verdachte internationale witwasconstructies aan handhavingsautoriteiten met uiteenlopende regels en bevoegdheden, intern te coördineren. Bovendien is het dan gemakkelijker om patronen van grensoverschrijdende witwas- en terrorismefinancieringstransacties te ontdekken.

Voor internationaal opererende instellingen die weinig antiwitwasrapporteurs op lokaal niveau hebben, is een regionale functie vanuit kosten/batenperspectief wellicht de beste optie. Door transactiepatronen op dat niveau te monitoren en met elkaar in verband te brengen, winnen de detectiemaatregelen aan effectiviteit.

Onafhankelijke status

Of men de compliance nu centraal, regionaal of lokaal inbedt in de organisatie - de antiwitwasfunctie moet een onafhankelijke status hebben en kwalitatief goed bemand te zijn. De verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn omschreven. Daarnaast moeten accountants de effectiviteit van de gereedschapskist periodiek toetsen en het verantwoordelijke management informeren over hun bevindingen, zodat beleid en controleinstrumentarium zonodig kunnen worden aangepast.

Zie ook artikel ‘Kritisch kijken naar cliënten’, pagina 28 in dit nummer.

Noot
Michiel Peeperkorn is werkzaam bij een financiële instelling. Hij is lid van de European Task Force of the Association of Certified Anti-Money Laundering Specialists (ACAMS). Het artikel is geschreven op persoonlijke titel.

‘Taken witwasrapporteur’

Kenmerkende taken van de antiwitwasrapporteur zijn:

• Waarborgen dat operationele activiteiten overeenstemmen met risk based antiwitwasbeleid.
• Formuleren en implementeren van customer-due-diligence- en ken-uw-cliënt-procedures en voorschriften voor monitoring.
• Opstellen en controleren van risicoprofielen en -categorieën op basis van karakteristieken van land, product, klant, business partner en activiteiten.
• Documenteren van klantprofielen en transactiegegevens.
• Monitoren van transacties: signaleren en onderzoeken van ongebruikelijke of verdachte transacties en zonodig melden aan de opsporingsautoriteiten (financiële inlichtingeneenheden).
• Monitoren van de effectiviteit van antiwitwasmaatregelen en daarover rapporteren aan management.
• Bijhouden wijzigingen in wet- en regelgeving.
• Uitwisselen informatie met de financiële inlichtingeneenheden.
• Verzorgen van trainingen op het gebied van ontdekken, voorkomen en bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering.