Magazine 01 april 2007

'Er gaan eerder lampjes branden'

Er op toezien dat er geen dingen gebeuren die in strijd zijn met de geldende wet- en regelgeving. Dat is compliance in een notendop. Sinds 1 oktober 2006 zijn accountants organisaties verplicht een compliance officer (of onafhankelijkheidsfunctionaris) aan te stellen of in te huren. Wie nemen deze taak op zich?

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 8, 2007

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Compliance officer: een nuttige maar niet de plezierigste taak

Het was nog niet verplicht, maar toch vervult Gert-Jan Jordaan al bijna drie jaar de functie van compliance officer bij AREP in Nieuwegein (drie vestigingen, 35 medewerkers). In die jaren is er een boel veranderd. Werd hij in het begin soms nog beschouwd als een bemoeizuchtige zeurkous, nu weten ze binnen het kantoor al bijna niet beter dan dat alle werkzaamheden volgens vaste regels moeten worden gedocumenteerd. Werd er vroeger nog wel eens verongelijkt gevraagd ‘waarom mijn dossier?’, inmiddels vindt iedereen het vanzelfsprekend dat dossiers intern worden getoetst. Dus ook dat van hem of haar.

Ook was Jordaan aanvankelijk altijd degene die het initiatief nam, tegenwoordig bellen collega’s hem geregeld zelf wanneer ze met beroepsdilemma’s worden geconfronteerd. Bijvoorbeeld wanneer ze twijfel hebben over het aanvaarden van een opdracht. Jordaan: “Vroeger dachten ze: ‘Ik ben accountant en ik los dat zelf wel op.’ Dan was er hooguit achteraf discussie of er juist was gehandeld. Nu is die er van tevoren. Het is een bewustwordingsproces. Er gaan eerder lampjes branden.”

Niet zo happig

AREP wist al vroeg welke nieuwe richtlijnen voor de accountantscontrole er op de beroepsgroep af zouden komen. Bijna alle accountants bij AREP zijn verbonden aan een universiteit en houden daarom de nieuwste ontwikkelingen op hun vakgebied goed bij. Zij wisten dus wat er zou gaan gebeuren en daarom stelde het kantoor al in 2004 - 2,5 jaar voordat het officieel verplicht zou worden - een onafhankelijkheidsfunctionaris aan. Overigens heeft men het bij AREP (net als bij de meeste andere accountantskantoren) gemakshalve over compliance officer, omdat de verschillen tussen zo’n onafhankelijkheidsfunctionaris en een compliance officer uiterst gering zijn.

Waarom kreeg Jordaan die taak op zijn bord? Met een “en de anderen waren niet zo happig” besluit hij het verhaal waarom hij er zelf wél oren naar had. Dat komt onder meer omdat hij een zekere liefde heeft voor regels en voor het bewaken van kwaliteit op het gebied van externe verslaggeving. Dat vloeit weer voort uit het feit dat hij sinds 2000 als docent is verbonden aan de NIVRA Nyenrode School of Accountancy & Controlling. Omdat hij uit dien hoofde het vakgebied toch al extra goed moest bijhouden, lag het voor de hand dat Jordaan deze taak op zich zou nemen.

Strijd leveren

Een nuttige taak, maar niet de plezierigste. De compliance officer is toch een soort ambassadeur van het groeiende aantal checklists en de steeds zwaardere last van verplichte documentatie waarover in accountantsland volop wordt geklaagd.

“Leuk is wel eens anders”, zegt Jordaan wanneer hij vertelt over zijn begintijd als compliance officer. Toen moest hij vaak behoorlijk strijd leveren om collega’s ervan te overtuigen dat ze de zaken op een bepaalde manier in de dossiers moesten vastleggen, allemaal onder het motto van ‘niet gedocumenteerd is niet gecontroleerd’. “De lijstjes stapelen zich op”, aldus Jordaan. “Je moet naar buiten laten zien dat je zaken hebt gedaan. Dat hoort bij deze tijd en op zich is het ook niet erg. Maar in tijden van stress, zit niemand daar op te wachten.” Maar tot zijn grote genoegen ziet hij dat, zoals gezegd, zijn rol aan het veranderen is en dat het accent steeds meer komt te liggen op toetsen en adviseren.

‘Compliance-dienstverlening’

Een dergelijke evolutie in de compliancefunctie voorspelt ook Jan Wietsma. Wietsma is verbonden aan Full Finance, dat kleinere en middelgrote accountantskantoren adviseert en ondersteunt op het gebied van vaktechniek en ICT. Sinds kort biedt het bureau ook ‘compliance-dienstverlening’ aan. Over gebrek aan belangstelling voor dit nieuwe product heeft Full Finance niet te klagen. Veel kleinere kantoren zitten na de invoering van de Wta met hun handen in het haar en vragen zich af wat zij bijvoorbeeld aan moeten met deze verplichte compliance-functie. “Maar ik zie ook veel naïviteit in de markt”, zegt Wietsma. “Men verwacht dat de soep niet zo heet wordt gegeten als hij wordt opgediend. Precies als toen bij banken en verzekeraars een compliance officer verplicht werd. Toen was er ook de neiging er niet te veel energie in te steken. Maar uiteindelijk bleek die verplichting een veel grotere impact te hebben dan aanvankelijk werd gedacht.”

Volgens zijn schatting neemt ongeveer tien procent van de kantoren het compliancehoofdstuk heel serieus. Dertig procent vindt het regelrechte onzin. “Zestig procent komt langzaam maar zeker van de ontkenningsfase in de bewustwordingsfase.”

Niet alleen kostenpost

Full Finance is uiteraard maar al te graag bereid die bewustwording te vergroten. Daarom heeft het bureau voor (potentiële) klanten een helder en compact startdocument samengesteld.

De strekking daarvan is drieledig. Compliance begint bij de formele kant: het handelen moet in overeenstemming worden gebracht met wet- en regelgeving. Daarnaast is er een ethische kant: bestuur en medewerkers van de accountantspraktijk dienen integer te handelen; het gaat ook om gedrag en houding. Daardoor leidt compliance tot kwaliteitsverbetering en risicobeheersing; in die zin is het niet alleen een kostenpost, maar is er ook een wereld te winnen.

Externe compliance officer

Een van de activiteiten van Full Finance is het compliance officers-overleg. Verschillende gastsprekers laten voor dat gezelschap hun licht schijnen over de compliance-functie. “Er zijn inmiddels ook contacten met de AFM, die erop moet toezien dat accountantsorganisaties voldoen aan hun compliance-verplichting. Zij zijn in principe bereid een voordracht te houden, maar ze moeten zelf ook nog nadenken over hoe een en ander in het vat moet worden gegoten. Er is geen blauwdruk.” Daarnaast is Full Finance sparring-partner voor zojuist aangestelde compliance officers bij kleine en middelgrote kantoren. Ook treedt Sicco Jurrius van het bureau in een aantal gevallen op als externe compliance officer. “Dat heeft zeker voordelen”, meent hij. “Ik heb geen dagelijkse bemoeienis met de mensen op kantoor. Daardoor kan ik me onafhankelijker opstellen. Bovendien: vreemde ogen dwingen. Door mijn grote kennis van de wet- en regelgeving en door mijn brede ervaring, heb ik eerder oog voor wat er speelt en op welke terreinen zich risico’s voordoen.”

Adviserende functie

Jurrius beklemtoont dat het om een adviserende functie gaat. Het management is verantwoordelijk en neemt beslissingen. Dat benadrukt ook Luite Visscher. Hij is op 1 november 2006 bij Van Huffelen & Meenink in Epe (vijftig medewerkers, twee vestigingen) benoemd tot compliance officer. “Ik ben de enige RA in het kantoor die geen eigenaar/directeur is. De overige RA’s zitten in het bestuur en kunnen uit dien hoofde geen compliance officer worden, want dan zouden ze aan zichzelf rapporteren. Daarbij komt dat ik niet iemand ben die een loopje met de regels neemt. Ik heb een redelijk rechte rug.”

Ook komt er een zeker idealisme bij kijken. Door de boekhoudschandalen rond onder meer Enron en Ahold is de beroepsgroep in een kwaad daglicht komen te staan. Wettelijk verplichte compliance is een manier om de beroepsgroep te rehabiliteren. Als hij daaraan een bijdrage kan leveren, doet Visscher dat graag. “Maar ik ben niet roomser dan de paus. Het moet allemaal wel praktisch en werkbaar blijven.”

Een van de eerste dingen die Visscher vorig jaar ter hand nam was het vaststellen van de onafhankelijkheid van het personeel door een checklist. Voorafgaand aan het eindejaarsgesprek moest iedereen die invullen. Vervolgens liep Visscher deze checklists door. Twee zaken, van nogal verschillende orde, kwamen naar boven. Zo bleek de schoonfamilie van een secretaresse klant van het kantoor te zijn. “Maar dat was een kwestie van miscommunicatie, aangezien zij zelf geen werkzaamheden voor deze klant verricht. Echter, ook bleek dat een bepaalde assistent uit het controleteam geringe administratieve diensten voor dezelfde klant verrichtte. Toen is besloten deze administratieve dienstverlening bij hem weg te halen.”

Klantacceptatie

Inmiddels heeft Visscher zich ook gebogen over de manier waarop het kantoor moet omgaan met opdrachtaanvaarding. En over de vraag hoe de klantacceptatie procedureel moet worden vastgelegd. En zo zijn er tal van voorbeelden van wet- en regelgeving die moeten worden vertaald naar interne procedures. “Ik adviseer hierover. Maar de uitwerking ligt zoveel mogelijk bij het bestuur of iemand van een afdeling. Compliance officer is een staffunctie. Een gedocumenteerde naleving van wet- en regelgeving moet cultuur binnen de organisatie worden. Dat kan alleen als het gedragen wordt door het bestuur. The tone is set at on the top.”

De taak van compliance officer kost de nodige tijd. “Zeker in het aanlooptraject. Nu is het een dag in de week. En dan moet ik ’s avonds ook nog vakliteratuur doorlezen”, zegt Visscher.

Zijn collega Jordaan beaamt dat het niet iets is dat je er zomaar bij doet. Maar of het tijdbeslag na verloop van tijd minder wordt? Jordaan betwijfelt het. “Ik ben er nog steeds één dag in de week aan kwijt. Soms wat meer, soms wat minder. Maar reken maar op gemiddeld 52 dagen per jaar.”

Wettelijke plicht

Accountantsorganisaties die een vergunning hebben én Organisaties van Openbaar Belang (OOB) controleren, zijn sinds 1 oktober 2006 wettelijk verplicht een compliance officer aan te stellen. Kantoren die assurance en aan assurance verwante opdrachten doen, zijn verplicht een onafhankelijkheidsfunctionaris aan te stellen. In de praktijk komen beide functies in grote lijnen met elkaar overeen.

Profielschets

“De compliance officer en de onafhankelijkheidsfunctionaris zijn integer, bekwaam, deskundig en betrouwbaar. Hij of zij kan goed inspelen op situaties waarin commerciële belangen en het naleven van regels tot spanningen leiden. Dit leidt ertoe dat deze functionaris een medewerker zal zijn met ruime ervaring in de beroepspraktijk en in staat moet worden geacht zowel bestuurders als medewerkers tot veranderingen aan te zetten. Hij of zij is aanspreekbaar en tactvol, straalt vertrouwen uit en is vasthoudend en in staat om medewerkers - op alle niveaus - zonodig te confronteren met harde feiten. Een aantal andere termen: goede conflicthantering, een recht rug, het kunnen vinden van een juiste balans, discreet opereren, innovatief en continu op de hoogte blijven van veranderingen op het terrein van weten regel geving.”

Bron: Beroepscompententieprofiel uitgegeven door de Vereniging van Compliance Officers (VCO).