Magazine 01 juli 2014

Niet te laat, niet te vroeg

Waar moet de accountant op letten als hij de gevolgen wil inschatten van ict-ontwikkelingen voor zijn praktijk?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 7/8, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel als pdf 

ICT: Accountancy 2020

Door voortschrijdende digitalisering en elektronische gegevensuitwisseling verdwijnen werkzaamheden uit de mkb-accountantspraktijk. Volledig handmatig boeken van in- en verkoopfacturen neemt sterk af en bankafschriften handmatig boeken is inmiddels voltooid verleden tijd voor het merendeel van de kantoren. Nog even en de jaarrekening kan alleen digitaal worden ingediend bij de Kamer van Koophandel en de accountant krijgt met betrekking tot zijn IB-klanten voor-ingevulde aangiftegegevens van de Belastingdienst voorgeschoteld. Het duurt weliswaar allemaal wat langer dan gepland, maar dat het gaat gebeuren, staat vast.

Visie ontwikkelen

De NBA bracht vorig jaar een visiedocument uit met de titel 'MKB-accountant 2020: Visiedocument voor openbaar accountants werkzaam in het mkb'. Daarin staat onder meer: "Een groot deel van de omzet van de mkb-accountant bestaat uit werkzaamheden die door de toenemende digitalisering meer en meer standaardproducten worden. Zijn klanten willen hiervoor niet te veel betalen. Hij moet op zoek naar nieuwe vormen van dienstverlening. Hiervoor zijn kansen genoeg, omdat klanten steeds meer behoefte krijgen aan real-time informatie, managementrapportages en tussentijdse analyses."

Het is noodzakelijk dat de mkb-accountant een visie ontwikkelt op de gevolgen van deze ontwikkelingen voor zijn praktijk. Dat is geen sinecure, want met de begrippen digitalisering en elektronische gegevensuitwisseling mag de toekomst in grote lijnen geschetst zijn, dat wil nog niet zeggen dat duidelijk is wat er over een halfjaar, over een jaar of over twee jaar staat te gebeuren. Accountants - en niet in de laatste plaats softwareproducenten - zullen zich telkens moeten afvragen welke ontwikkelingen zich in welk tempo en waar zullen voltrekken. Bij een ontwikkeling als SEPA bijvoorbeeld leek dat relatief eenvoudig te zijn: het is bekend wanneer welke wijzigingen in welke systemen moeten zijn doorgevoerd en ook de impact van niet-invoering is helder: het stilvallen van het elektronische betalingsverkeer. Toch bleek de praktijk weerbarstig, al was het maar omdat de verplichte invoering dit jaar een paar maanden is uitgesteld, waardoor enige tijd sprake is van een duale periode.

Vier ontwikkelingen

Naast SEPA zijn de volgende ict-ontwikkelingen relevant voor de accountantspraktijk.

1 Cloud computing

In cloud computing wordt onderscheid gemaakt tussen SaaS en andere cloud-diensten, zoals IaaS. Bij IaaS (Infrastructure as a Service) worden servers, netwerken en opslagcapaciteit in de cloud aangeboden. SaaS (Software as a Service) is verreweg de belangrijkste ontwikkeling in relatie tot beschikbare software voor het accountantskantoor. Steeds vaker wordt software via dat model aangeboden. Tien jaar geleden ging het voornamelijk om de boekhoudpakketten, vandaag de dag is nagenoeg alle software in een SAAS-variant beschikbaar (zie kader). Dat sluit aan bij de ontwikkeling dat steeds meer publieke en private partijen de mogelijkheid bieden om via internet gegevens op te vragen en vast te leggen. Daarnaast beschikken steeds meer ondernemers over een webwinkel.

Een specifieke vorm van cloud computing is mobile computing, waarbij informatie wordt ontsloten en uitgewisseld via een smartphone of een tablet. Steeds meer leveranciers van bedrijfsmatige software leveren apps als aanvullende diensten op hun pakketten. Het toenemend gebruik van mobile computing schroeft de eisen op ten aanzien van de actualiteit en snelheid van informatievoorziening. Dat betreft ook de (financiële) informatie die de accountant aan de klant levert.

2 Real-time gegevens uitwisselen

SaaS-toepassingen maken het mogelijk om gegevens real-time uit te wisselen tussen systemen. Een voorbeeld is de uitwisseling van transacties tussen een webwinkel en de boekhouding en, hoewel niet honderd procent real-time, de automatische bankkoppelingen met boekhoudpakketten. Real-time gegevensuitwisseling maakt het mogelijk informatie sneller beschikbaar te krijgen. Het is een aandachtspunt dat relevant is bij de inrichting van processen en de keuze van de juiste software.

3 Klantenportaal

De inzet van een portaalsysteem waarmee online kan worden gecommuniceerd met klanten is gemeengoed. De bekendste functies zijn: het accorderen van aangiftes en het beschikbaar stellen van een digitaal archief aan klanten. Ook single sign-on scoort steeds hoger. Het is natuurlijk reuze handig als zowel de accountant als de klant na eenmaal inloggen automatisch toegang heeft tot meerdere online toepassingen zonder opnieuw te hoeven inloggen. Een aandachtspunt is dat steeds meer leveranciers van andere on-line toepassingen (denk aan boekhouden en salaris) portaalfuncties leveren. De vraag is dan welke portaalfunctie(s) gebruikt worden en of aparte portaalsoftware nog nodig is.

4 Dashboards en benchmarking

Dashboards voor managementinformatie staan volop in de belangstelling omdat zij uit de overvloed aan beschikbare informatie de relevante gegevens, zo veel mogelijk samengevat in KPI's, grafisch kunnen presenteren aan de gebruiker. Het gebruik van het SaaS-model maakt de informatie eenvoudig toegankelijk. Een accountant kan in zijn rol als adviseur met de klant doornemen welke informatie met welke frequentie op het dashboard dient te verschijnen. Evalueer de gemaakte keuzes regelmatig. Een stap verder gaat benchmarking, waarmee de ondernemer zich kan spiegelen. Dashboards maken, net als data-analyses, onderdeel uit van Business Intelligence (BI), het opvragen van informatie uit gegevenspakhuizen via specifieke applicaties. Een gegevenspakhuis kan speciaal samengesteld zijn, maar kan bijvoorbeeld ook de onderliggende database van een ERP-systeem zijn.

Wijsheid in pacht

Stel u als accountant geregeld op de hoogte van de stand van zaken op ict-gebied en de mogelijke gevolgen daarvan voor de accountantspraktijk. Dat is geen eenvoudige zaak, want de meningen over de relevantie van de verschillende ontwikkelingen kunnen sterk uiteen lopen en ook softwareleveranciers hebben niet altijd de wijsheid in pacht, gezien de uiteenlopende keuzes die ze maken. Bij sommige ontwikkelingen (denk aan de elektronische aangifte IB en VpB) speelt verplichtstelling een dominante rol en wordt veel geregeld door de desbetreffende softwareleveranciers. Maar bij ontwikkelingen als digitaal dossierbeheer, dashboarding en elektronisch factureren is het de accountant zelf die in belangrijke mate bepaalt hoe en wanneer zich de adoptie daarvan voltrekt. Enerzijds wilt u niet achter de feiten aanlopen, anderzijds kan het riskant en kostbaar zijn om voorop te lopen: sommige innovaties breken uiteindelijk toch niet door en bovendien kan de wet van de remmende voorsprong u achterhalen. De NBA heeft een voorzet gedaan met het al genoemde rapport MKB-accountant 2020 Visiedocument voor openbaar accountants werkzaam in het mkb. Het is aan de individuele accountants om hier invulling aan te geven.

Eigenschappen SAAS-variant

• Software is webbased en gemaakt om via een webbrowser te gebruiken.
• Er is sprake van real-time gegevensuitwisseling.
• Software is beschikbaar volgens het principe van BYOD (Bring your own device).
• Software wordt eenmalig geïnstalleerd en niet per afnemer.
• Software wordt eenmalig geïnstalleerd en niet per afnemer.

ICT Accountancy 2020

Andere ontwikkelingen zoals employee self services (ESS), scannen en herkennen van boekingsdocumenten, elektronisch factureren, digitaal dossierbeheer, business process management (BPM), standard business reporting (SBR) en referentie grootboekschema (RGS) worden toegelicht in het rapport 'ICT Accountancy 2020: accountantspraktijk op weg naar de toekomst', geschreven door de auteur van dit artikel. Het is kosteloos op te vragen via www.ictaccountancy.nl.

Iedere uitvragende instantie een eigen portaal

Al langer bestaat het persoonlijk domein van de Belastingdienst waarmee de ondernemer via internet aangiftes kan aanleveren. Inmiddels beschikt de Kamer van Koophandel over een portaal om publicatiestukken in te voeren en de banken (ABN Amro, ING en Rabobank) beschikken over een portaal om gegevens voor kredietrapportage aan te leveren. Mogelijk dat straks het CBS volgt met een portaal voor statistische gegevens. Deze veelheid van portalen is voor de accountant een ontwikkeling om in de gaten houden.