Apps voor accountants
Bijna alle accountants hebben een smartphone en/of tablet. Er zijn inmiddels ook heel wat interessante apps voor accountants. Welke gebruiken ze?
Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 7/8, 2014
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Er is vrijwel geen accountant meer te vinden zonder smartphone of tablet. In principe stelt het aanbod van apps de accountant in staat om vrijwel papierloos te werken met alle informatiebronnen binnen bereik en om efficiënter te communiceren met klant en collega. In de praktijk is het nog niet zo ver.
Loket
Wie in de AppStore of Google Playstore zoekt op 'accountant' krijgt een enorme hoeveelheid apps voorgeschoteld. Voor de overzichtelijkheid beperken wij ons tot de apps die accountants zeggen te gebruiken. Opvallend genoeg noemen accountants amper fiscale apps. Kennelijk wikkelen zij fiscale zaken via de pc af. Ook apps die in het verlengde liggen van (online) boekhoud/salarispakketten, bleven bij onze peilingen onvermeld. Maar volgens IT-onderzoeker Gerard Bottemanne maken accountants en hun klanten op grote schaal gebruik van Employee Self Service-apps. Met deze apps kunnen werknemers zelf onder meer informatie raadplegen en doorgeven over hun salaris en vrije dagen. Exact, Unit 4, ADP, NMBRS en Van Spaendonck (werknemerloket) leveren deze apps gratis aan betalende klanten. Ook BDO heeft een werknemerloket-app voor zijn klanten.
NBA-kantoren-app
"Voor de mkb-accountant die mobiel informatie wil uitwisselen met de cliënt is er niet zo veel", zegt accountant en belastingadviseur Wendy Bent van Bent to Business. Zij wil graag met een iPad naar de klant kunnen, zonder een tas met rapporten en zonder pen en notitieblok. Klanten zouden los van diverse pakketten rapporten moeten kunnen downloaden en uploaden. Jos Leinarts van De Hooge Waerder heeft zo'n app voor de honderden klanten van dit Noord-Hollands kantoor. "Onze klanten kunnen bij de pomp een foto maken van hun benzinebonnetje en meteen doorsturen naar ons kantoor. Wij verwerken het dan automatisch."
Maar aan deze DHW-app heeft een klein kantoor als dat van Bent niet zo veel. Bent is nu bezig om zelf iets te ontwikkelen. Overigens bestaat er voor mkb-kantoren een NBA-app die deels in de behoefte van Bent voorziet (zie kader 'Meer business uit de klant met kantoor-app').
Nieuws
Zelf gebruiken accountants voor hun zakelijke praktijk soms apps om met hun iPhone documenten te scannen. "Een iPad is daar te groot voor", zegt Arnout van Kempen. Scan-apps zijn onder meer DocScanner, Google Drive, CamScanner, Document Scanner en HandyScanner (de laatste twee zijn alleen voor Android). In peilingen via de NBA-LinkedIn-groep en via e-mail wijzen accountants op allerlei apps die de bureaucratische lasten verlichten. Zo kun je met het populaire Evernote gemakkelijk notities, artikelen en links bewaren en uitwisselen met de pc.
Afgaande op onze peiling gebruiken accountants vooral apps die toegang geven tot nieuwsbronnen en juridische informatie. Als nieuwsbronnen worden Het Financieele Dagblad, Accountant.nl, Accountancynieuws en de app van maandblad Accountant veel genoemd. En meer internationaal gerichte accountants blijven bij met de (vak) nieuws-apps van de big four, zoals KPMG One en de PwC Innovation-blog.
Wet- en regelgeving
Opvallend is verder de grote belangstelling voor informatie over wet- en regelgeving. Aanvankelijk werd een app voor de eigen beroepsregels node gemist. Maar sinds 1 mei 2014 voorziet de HRA-app van de NBA in die behoefte. Zij het dat een Android- en Windowsversie ontbreekt, met name omdat verreweg de meeste leden een iPhone of iPad hebben en het erg duur is om voor de rest een aparte app te ontwikkelen. Maar als de iOS-versie een succes wordt, zal er ook een Android-versie worden gemaakt. Ook de apps die een overzicht geven van de bestaande wetgeving (Wetten.nl) en komende wetswijzigingen (NieuweWetten.nl) zijn betrekkelijk populair. Goed scoort verder de DilemmApp van de NBA, die vooralsnog alleen de - vaak solerende - accountants in business een morele stok in de broek probeert te steken. Over uitbreiding naar andere accountantsbloedgroepen wordt nagedacht.
Appless
De peilingen geven een aardig inzicht in wat accountants zoal gebruiken. Dat lijkt alles bij elkaar best veel. Om ook accountants te bereiken die minder georiënteerd zijn op social media vroegen wij ook in een e-mailsteekproef naar het gebruik. De e-mailreacties wekken de indruk dat de accountant geen heavy app user is.
Een eind-vijftiger bekende "redelijk appless" te zijn. Een mid-veertiger kende wel collega's die "appjes" gebruiken. Een eind-twintiger gebruikt alleen de app van Accountant.nl en een app om fiscale procenten en boxgrenzen op te zoeken: "Eigenlijk hoor ik niemand over het gebruik van specifieke apps."
Arnout van Kempen vindt het "curieus" dat accountants zo'n duur apparaat aanschaffen en er zo weinig mee doen.
Wendy Bent: "Accountants zijn er kennelijk nog niet klaar voor. Ze hebben het nog te druk."
Top 12 Apps die je moet kennen
Accountants zeggen vooral apps te gebruiken waarmee zij het nieuws kunnen bijhouden en regelgeving kunnen raadplegen. Rekentools worden weinig gebruikt. Langs de need-to-know-meetlat komen we tot de volgende rangschikking.
1 HRA
Met deze tablet-App kan de accountant de Handleiding Regelgeving Accountancy raadplegen op iPad. De app is niet beschikbaar voor tablets die draaien onder Android of Windows.
De informatie bestaat uit de hele HRA, inclusief alle COS'en, Praktijkhandreiking 1117 en drie NBA Alerts. Bij de komende updates volgen meer handreikingen en meer alerts. De snelle zoekfunctie geeft zo een overzicht van de mogelijk relevante bepalingen. Bij alle bepalingen kun je de tekst van de toelichting open klikken.
Het is mogelijk binnen een document meteen door te klikken naar andere bepalingen. Als die in een andere wet of regeling staan, maakt de hyperlink naar wetten.overheid.nl een internetverbinding nodig. Voor de rest heeft de gebruiker geen verbinding nodig met internet.
Gebruikers kunnen bepaalde posities in de tekst bewaren of de hele bepaling in de favorieten zetten.
Een koppeling met de RJ zou ideaal zijn, maar is vooralsnog niet mogelijk, omdat uitgeverij Kluwer die uitgave exploiteert (zie app 2). Inclusief de genoemde voordelen is de app twee tientjes goedkoper dan de HRA in boekvorm.
€ 49,99.
2 RJ-app
Deze app lijkt in veel opzichten op de HRA-app van de NBA. Gebruikers kunnen echter ook notities maken bij een alinea of twee schermen naast elkaar zien. De RJ-app is gratis voor abonnees op de RJ-boeken. De app is alleen bruikbaar voor wie ook de papieren RJ-versie heeft aangeschaft. Vanaf € 49/€ 167,50.
3 NieuweWetten
Wie wil bijhouden wat er allemaal gaat veranderen op het gebied van wet- en regelgeving kan dat uitstekend doen met deze app. De app telt tien categorieën die je aan of uit kunt zetten, variërend van administratie en bedrijfsvoering tot belastingzaken, verkoop en vervoer. Wie meer wil weten over de regeling kan drukken op de link naar de 'Antwoord voor bedrijven'-website.
Gratis.
4 FD e-paper
Het Financieele Dagblad is een belangrijke nieuwsbron voor accountants. Niet-abonnees zien alleen de headlines. Als abonnee druk je op de krantenkoppen of blader je vegend door de krant, die digitaal doorzoekbaar is. Gratis voor abonnees (€ 389).
5 Accountant.nl
Deze nieuwsbron is belangrijk voor accountants, maar bescheidenheidshalve plaatsen wij onszelf onder het FD. Met deze app ontsluit de gelijknamige website zijn nieuws en opiniebijdragen voor de smartphone. Het nieuws en het debat komen zo vanzelf binnen. Een goede manier om mobiel bij te blijven. Alleen voor smartphones.
6 AccountancyNieuws
De app van onze 'concurrent' wordt ook veel gebruikt. Nieuwe abonnees betalen eenmalig inschrijfgeld.
€ 50 inschrijfgeld voor nieuwe abonnees (abonnement gratis voor de doelgroep).
7 DilemmApp
Met de DilemmApp wil de NBA de rug van accountants in business rechten door ze elke week een dilemma voor te leggen, waarop vier antwoorden mogelijk zijn. De antwoorden worden verwerkt op de NBA-server, waarna de gebruiker kan zien hoe vaak de verschillende antwoorden worden gegeven. De NBA interpreteert de scores na verloop van tijd in een slotopmerking, zoals: "Opvallend is dat bijna tweederde van de deelnemers ervoor kiest deze misstand anoniem te melden via de klokkenluidersregeling (…) in tegenstelling tot de veelgehoord scepsis hierover."
Deelnemers kunnen reageren en zelf dilemma's voorleggen. Wie alle dilemma's heeft beantwoord, kan zien in welke mate hij/zij het persoonlijke, het organisatie- respectievelijk het maatschappelijk belang laat prevaleren.
8 Wetten
Deze app is een variant op NieuweWetten en geeft - behalve de nieuwe wetgeving - ook een overzicht van zo'n 1.200 bestaande landelijke wetten en regelingen. Het trefwoord 'accountants' geeft vijf resultaten: Wet AA, Wet RA, Wta, Wtra en de wijzigingswet Wet RA en Wet AA (invoering Achtste EG-richtlijn vennootschapsrecht) inclusief de bijbehorende uitvoeringsregelingen en (wijzigings)besluiten. De wetteksten kunnen desgewenst met een druk op de knop worden gedownload. Gebruikers kunnen passages markeren met een digitale gele viltstift en notities toevoegen. Binnen een tekst zoeken op trefwoorden kan niet. Als een trefwoord niet voorkomt in de titel van de wet vindt een gebruiker niets.
9 Accountant
Met deze app zijn niet alleen de edities van maandblad Accountant te downloaden, maar ook de speciale uitgaven over het Beloningsonderzoek en Trends in Accountancy. Wie het papier schuwt of niet bij de hand heeft, kan met deze app de tijd doden in wachtkamer, vertrekhal of file. Ook ideaal om tijdens de vakantie-(vlucht) achterstallig leeswerk in te halen. De app zou daarom ook op 1 mogen staan.
10 FACET
Accountantskantoor Facet gebruikt als lokkertje een app, waarin het kantoor ondernemers in drie stappen door de jaarrekening loodst en enkele ondernemersvragen beantwoordt, zoals: 'Wat zegt mijn resultaat?' en 'Hoe veel belasting moet ik betalen?'
Gratis
11 RAET Bruto netto
Met deze app kun je snel uitrekenen wat er netto van een salaris (of uitkering) overblijft of wat het brutosalaris is, al dan niet met auto van de zaak. De app is een lokkertje in de etalage van RAET. Alleen voor iPhone of iPad.
12 Is mijn bedrijf kredietwaardig?
Een beetje accountant heeft deze app van NIBE-SVV niet nodig, maar zijn of haar klant kan er best plezier van hebben. De klant moet dan wel over de juiste cijfers beschikken en deze invoeren om de bancaire schuldverhouding, de leen- en de betalingscapaciteit te berekenen. Bij een groene score is de kredietwaardigheid goed; bij de oranje en rode score kan een bedrijf het wel schudden. De ondernemer kan - als alles is ingevuld - de verschillende ratio's en adviezen bekijken en de resultaten vergelijken met voorgaande jaren.
Meer business uit klant met NBA-kantoor-app
Speciaal voor mkb-kantoren heeft de NBA met UnitApp een app ontwikkeld waarmee kantoren in hun eigen huisstijl cliënten kunnen informeren op hun smartphone. Uit een onderzoek van Heliview (2011) blijkt dat bedrijven behoefte hebben aan meer advies, maar dat veel accountants de kans laten liggen om met adviezen meer business uit de klant te halen.
Met deze NBA-app kan een kantoor zijn klanten bijvoorbeeld wijzen op de laatste kans om te profiteren van een fiscale faciliteit. De app biedt standaard de mogelijkheid om fiscaal of ander nieuws naar de klant te sturen en het kantoor te presenteren met foto's en/of een video en daaraan de contactgegevens toe te voegen.
De NBA-kantoor-app kan ook worden gekoppeld aan het klantenportaal van het kantoor. Die mogelijkheid zit echter niet in de standaard-app. Datzelfde geldt voor de optie om de klant via de app de btw-aangifte te laten accorderen. NBA-leden krijgen 25 procent korting op de standaardprijs. Op dit moment gebruiken veertig kantoren de app al. € 1.770 voor NBA-leden (exclusief btw en hosting, normale prijs € 2.350)