Magazine 01 september 2011

Online boekhoudpakketten vergeleken

Het aanbieden van online boekhouden door accountantskantoren is inmiddels wijd verbreid en zal de komende jaren nog verder groeien. De wijze waarop het plaatsvindt verschilt echter sterk en niet alle pakketten kunnen hetzelfde. Een overzicht.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 9, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Onder ‘online boekhouden’ wordt verstaan: ‘Een boekhouding, of delen daarvan, met behulp van internet beschikbaar stellen aan cliënten.’Accountantskantoor en cliënt hebben gelijktijdig toegang tot dezelfde administratie, waarmee het uitwisselen van losse bestanden verleden tijd is.Maar wat wordt precies verstaan onder een‘onlineboekhoudpakket’?Is dat het boekhoudpakket dat lokaal draait onder Windows en via een terminalserver opafstand beschikbaar is voor cliënten? Of is sprake van een boekhoudpakket dat via een webbrowser is te gebruiken, net als bij online bankieren en de online btw-aangifte via de website van de Belastingdienst? Sommige leveranciers spreken liever van hybride toepassingen, waarbij een deel van het pakket lokaal draait en een ander deel via internet en via een webbrowser wordt ontsloten.

SAAS

De nieuwe generatie software werkt via een webbrowser en wordt vaak als dienst aangebonden. Er is dan sprake van een ‘webbased SAAS’-oplossing. SAAS staat voor ‘software as a service’, hetgeen wil zeggen dat de software als een dienst wordt aangeboden. Het aanbod van online boekhoudpakketten die worden aangeboden via het SAAS-model en werken via een webbrowser is op een rij gezet (zie tabel). Daarbij is extra gekeken naar twee specifieke eigenschappen:

1. De mogelijkheid om elektronisch facturen aan temaken, in te lezen en te verwerken in de boekhouding. Daarbij moet sprake zijn van elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking. Alleen een factuur aanmaken in pdf-formaat en versturen per e-mail is geen elektronisch factureren.
2. De mogelijkheid om automatisch bankafschriften in te lezen en te verwerken. Elektronische bankafschriften kunnen geheel automatisch door het online boekhoudsysteem worden opgehaald bij de bank en daarna worden verwerkt in de boekhouding. Dus zonder handmatige upload- en downloadfuncties.

Stroomversnelling

De cliënt een inkoopfactuur laten inscannen en per e-mail laten opsturen aan het accountantskantoor om vervolgens dat document alsnog handmatig in te boeken is natuurlijk verre van efficiënt. Het heeft veel weg van de ouderwetse schoenendoos met bonnetjes. Het is dan ook niet voor niets dat elektronische gegevensuitwisseling steeds meer in een stroomversnelling komt en dat het elektronisch ontvangen en verwerken van inkoopfacturen daar een belangrijk onderdeel van is. Het automatisch inlezen en verwerken van elektronische bankafschriften is inmiddels gemeengoed.

Noot
Gerard Bottemanne is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED. Een belangrijk deel van de informatie uit dit artikel is ontleend aan het rapport ‘(Samen)werken in the cloud’. Dit rapport is gratis op te vragen via www.ictaccountancy.nl.

Cloud computing

De laatste tijd kun je geen IT-vakblad open slaan of de term cloud computing valt. Bij cloud computing is sprake van het via internet, op aanvraag, beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens. Als het gaat om software wordt bij cloud computing verwezen naar SAAS, (zie ook Accountant juli/augustus 2011, pagina 37).