Magazine 01 oktober 2013

Self-billing

Self-billing is in bepaalde gevallen voordelig, maar er kleven ook gevaren aan. En hoe zit het nu precies met de regels?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 10, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

In bepaalde gevallen geniet self-billing de voorkeur boven het uitreiken van de factuur door de leverancier. Self-billing komt veel voor bij veilingen, coöperaties en afrekeningen van bonussen. Het komt voor dat de dienstverrichter of leverancier niet weet wat zijn vergoeding gaat worden, terwijl de afnemer dat wel weet (bijvoorbeeld bij veilingen). In dat geval kan self-billing de voorkeur hebben. De vergoeding kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de omzet/afzet, zoals bij royalty's voor gebruik van een bepaald recht. Als de leverancier vooraf niet weet wat zijn vergoeding is, dan kan de factuur worden opgemaakt door de afnemer. Dit is meteen ook het grootste voordeel van self-billing.

Nadelen

Self-billing is niet zonder gevaren, met name voor de leverancier. Ondanks dat de afnemer de factuur opmaakt, blijft de leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur. Zelfs als hij geen kennis heeft kunnen nemen van het bestaan of inhoud van de factuur! Zo moet de factuur op naam van de leverancier staan en moet deze ook voldoen aan alle factuurvereisten (zie kader). Voldoet de factuur niet aan alle vereisten, dan kan de leverancier een boete krijgen van € 4.920. Daarnaast moet de leverancier de factuur bewaren volgens de administratieve verplichtingen.

Wordt door de afnemer een verkeerd btw-percentage gehanteerd of een verkeerd btw-bedrag op de factuur vermeld, dan moet de leverancier deze btw wel aan de Belastingdienst betalen. Maar ook fouten als een onjuiste tenaamstelling of verkeerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten worden de leverancier aangerekend.

Ook voor afnemer is het van belang dat hij de factuur juist opmaakt. Als hij dat niet doet, dan kan de Belastingdienst bij hem het recht op aftrek van voorbelasting weigeren.

Akkoord over self-billing

Self-billing kan alleen plaatsvinden als zowel de afnemer als de leverancier akkoord gaan met het opstellen van de factuur door de afnemer. Er wordt niet voorgeschreven hoe dat akkoord moet zijn vormgegeven. Het verdient de voorkeur dergelijke afspraken op papier te zetten. Hoe de leverancier en afnemer akkoord gaan maakt voor de btw niet uit. Dit kan bijvoorbeeld door een schriftelijke verklaring of door een e-mail. Wel moet de verklaring zijn vastgelegd in de administratie.

Denk aan het volgende:

• Wanneer de leverancier niet akkoord gaat met de opgestelde factuur, moet de afnemer hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld.
• Voor het opstellen van de factuur kan de afnemer niet zijn eigen briefpapier gebruiken.

Belangrijkste aandachtspunten

Bij het toepassen van self-billing, geldt een aantal aandachtspunten:

• De door de afnemer opgemaakte factuur is geen creditnota. Een creditnota is namelijk gericht aan de afnemer.
• De door de leverancier gebruikte methode van vaststelling van factuurnummers moet worden gebruikt.
• Om door de afnemer opgestelde facturen eenvoudig in de administratie terug te kunnen vinden is het verstandig om een andere reeks factuurnummers te gebruiken dan de reeks die wordt gebruikt voor door de leverancier eigenhandig opgestelde uitgaande facturen.
• De leverancier moet de verschuldigde btw opnemen bij vraag 1a of 1b van zijn btw-aangifte en niet bij 5b.
• De afnemer moet de betaalde btw opnemen bij vraag 5b van zijn btw-aangifte (mits hij recht op aftrek van voorbelasting heeft).
• Het btw-nummer van de leverancier moet op de factuur worden vermeld; niet dat van de opsteller.
• Als de factuur wordt opgemaakt door de afnemer (self-billing) dan moet op de factuur worden opgenomen: ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

Alternatief

Om de risico's te beperken zouden leveranciers en afnemers er ook voor kunnen kiezen om de afnemer een overzicht (of: statement) te laten sturen met de r elevante gegevens. Vervolgens maakt de leverancier zelf aan de hand van die gegevens een factuur op die hij aan de afnemer stuurt.

Wat is self-billing

Een ondernemer die belaste prestaties verricht aan een andere ondernemer is verplicht om een factuur uit te reiken. In de meeste gevallen reiken ondernemers zelf een factuur uit.

Het komt ook voor dat niet de leverancier maar de afnemer de factuur opmaakt. Dit wordt self-billing genoemd.

Voorbeelden self-billing

Self-billing komt voor bij commissarissen met een fictieve dienstbetrekking. De organisatie maakt dan de btw-factuur op aan de hand van de gegevens op de loonstrook en verstrekt de factuur aan de commissaris. Ook bij veilingen komt self-billing veel voor. De veiling weet namelijk voor welk bedrag een bepaald goed is verkocht. De veiling maakt dan de factuur op voor de verkoper.

Factuurvereisten

Factuurvereisten per 1 januari 2013

1. Datum uitreiking factuur.
2. Opeenvolgend factuurnummer (mag verscheidene reeksen).
3. Btw-identificatienummer van de leverancier/dienstverrichter.
4. Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of een intracommunautaire levering wordt verricht.
5. Naw-gegevens van de leverancier en van de afnemer.
6. De hoeveelheid en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
7. Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
8. De maatstaf van heffing voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
9. Het toegepaste btw-tarief.
10. Het te betalen btw-bedrag.
11. Indien een verleggingsregeling van toepassing is de vermelding ‘btw verlegd’. Indien van toepassing een verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering.
12. Gegevens over het vervoermiddel (nieuw of gebruikt).
13. Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier of dienstverrichter, de vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’.
14. Indien van toepassing de vermelding: ‘bijzondere regeling - gebruikte goederen’ of ‘bijzondere regeling - kunstvoorwerpen’ of ‘bijzondere regeling - voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
15. Indien van toepassing de naw-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger.
16. Indien van toepassing de vermelding ‘bijzondere regeling reisbureaus’.
17. Indien het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 (inclusief btw) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, die duidelijk verwijst naar de eerdere factuur, gelden beperktere voorwaarden. Op de factuur moet dan de naw-gegevens van de leverancier staan en hetgeen hiervoor is genoemd bij sub 1,6 en 10 (of in plaats van 10, de gegevens aan de hand waarvan het btw-bedrag kan worden berekend). Deze regeling geldt niet voor intracommunautaire leveringen of als de leverancier of dienstverrichter in het buitenland is gevestigd.