Magazine 01 oktober 2013

Derivaten en de mkb-accountant

Waar moet de mkb-accountant op letten bij afgeleide financiële instrumenten? Een aantal handvatten.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 10, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Afgeleide financiële instrumenten, ook wel derivaten genoemd, staan volop in de belangstelling. Alom bekend zijn de renteswaps, die veelvuldig door ondernemingen - ook in het mkb - en door de (semi) publieke sector worden ingezet om volatiele kasstromen als gevolg van renteschommelingen te voorkomen.

Maar het gaat niet alleen om renteswaps, ook valutatermijncontracten, (rente-)opties en commodityderivaten bergen risico's in zich met mogelijk grote financiële consequenties voor de onderneming. Het maakt dan natuurlijk wel uit of de cliënt gebruikmaakt van één derivaat, van meerdere soorten derivaten of derivaten gebruikt om te speculeren.

Echter, in alle gevallen zal de accountant inzicht moeten verkrijgen in de risico's (COS 315), de redelijkheid van schattingen van de reële waarde en de daarbij gehanteerde veronderstellingen (COS 540), het niveau van de controle-informatie/documentatie (COS 230/500) en zal hij moeten rapporteren over de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing van risico's die samenhangen met derivaten (COS 265).

Inzicht en risico-inschatting

Een belangrijk onderdeel van de controle van financiële instrumenten, zoals derivaten, is het verkrijgen van inzicht in het gebruik van financiële instrumenten door de cliënt. Aangezien de kostprijs van derivaten bij aanvang vaak nihil is, moet de accountant als onderdeel van de risico-inschatting actief bij zijn cliënt navraag doen over het gebruik van derivaten.

Nagegaan moet worden met welke doelstelling de instrumenten worden aangehouden en hoe deze doelstelling past in de strategie van de onderneming. De accountant moet een risicoanalyse opstellen, nadat hij heeft vastgesteld welke personen bij zijn cliënt zijn betrokken bij de aankoop, gebruik, afwikkeling en verwerking van financiële instrumenten (functiescheiding). Ook een goede registratie en onafhankelijke confirmatie van de afgesloten contracten, inclusief bijbehorende raamovereenkomsten, mogen niet ontbreken. Op basis van de verkregen informatie over de controle-omgeving van de cliënt maakt de accountant een risico-inschatting van afwijkingen van materieel belang en bepaalt hij zijn controleaanpak.

Interne controle

Van belang is dat de accountant inzicht verkrijgt in de interne beheersing bij het gebruik van financiële instrumenten. Hij onderzoekt of er sprake is van complexe financiële instrumenten en de mate waarin financiële instrumenten worden ingezet. Als het om relatief eenvoudige financiële instrumenten gaat, zoals bijvoorbeeld valutatermijncontracten of renteswaps die in beperkte mate worden ingezet, zal de accountant kiezen voor een gegevensgerichte controleaanpak (zie hierna), ook omdat functiescheidingen op treasury-gebied bij mkb-ondernemingen vaak beperkt aanwezig zijn.

Overigens is in dat geval de toepassing van het vierogen-principe bij het aangaan van derivatencontracten een goede interne controlemaatregel. Wanneer in ruime mate financiële instrumenten worden ingezet, kan de onderneming niet anders dan het gebruik van financiële instrumenten, het daarmee beoogde beleid en de grenzen van risico-acceptatie in een treasury-statuut of beleidsnotitie vastleggen. Door ondertekening van dit statuut geven de directie en raad van commissarissen blijk van hun verantwoordelijkheid voor het beleid rondom financiële instrumenten. De accountant zal de interne controle op de naleving van het treasury-statuut, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, moeten vaststellen.

Als hedge-accounting wordt toegepast, zal de interne controle op een actuele en adequate hedge-documentatie en op de effectiviteit van de hedge-relatie een belangrijk aandachtspunt zijn voor de accountant. Een goede documentatie en effectiviteitstoets zijn immers basisvoorwaarden om hedgeaccounting überhaupt te mogen toepassen. De financiële consequenties kunnen aanzienlijk zijn als de contractomvang van het derivaat niet aansluit op de omvang van het af te dekken risico. Denk bijvoorbeeld aan een agrarische onderneming die een te hoge inschatting heeft gemaakt van de te produceren en te verkopen grondstoffen en een commodityswap heeft afgesloten om op termijn de grondstoffen tegen een vaste prijs te verkopen. Bij een tegenvallende oogst en een gestegen marktprijs zijn de verliezen uit hoofde van de commodityswap aanzienlijk.

Gegevensgerichte controleaanpak

Bij de meeste mkb-ondernemingen zal een systeem van interne controle op het gebruik van derivaten beperkt zijn. Gegevensgerichte werkzaamheden richten zich op de volledige registratie van de aangegane contracten, de beoordeling van de belangrijkste bepalingen, controle van de afwikkeling van de contracten en de waardering en toelichting in de jaarrekening.

Wanneer hedge-accounting wordt toegepast, zal de accountant moeten vaststellen dat de hedge-documentatie voldoet aan de eisen van RJ 290.615 (zie ‘Van de Helpdesk’, Accountant januari/februari 2013) en dat aan de overige vereisten van deze RJ-bepaling wordt voldaan. Een belangrijk aspect dat moet worden onderzocht is of de afdekking van het risico nog steeds effectief is. Hedge-relaties kunnen bij aanvang effectief zijn, maar gedurende de looptijd van de contracten kan ineffectiviteit optreden. Een voorbeeld hiervan is een lening waaraan een renteswap is gekoppeld. Als op die lening vervroegd wordt afgelost, ontstaat ineffectiviteit omdat de hoofdsom van de lening en de renteswap niet meer overeenstemmen. Als de renteswap een negatieve marktwaarde heeft, moet het ineffectieve deel daarvan direct ten laste van de winst-en-verliesrekening worden geboekt.

Een ander voorbeeld betreft de indekking van een zeer waarschijnlijke toekomstige transactie, zoals een nog aan te trekken lening of een nog af te sluiten verkooporder. Als de realisatie van dergelijke transacties twijfelachtig wordt, is eveneens sprake van ineffectiviteit van de hedge-relatie.

De accountant moet bij zichzelf te rade gaan of hij over voldoende basiskennis beschikt om de risico's en de waardering van financiële instrumenten te begrijpen en de onderliggende contracten te kunnen beoordelen. Een voorbeeld van een risicovol financieel instrument is een geschreven putoptie. De reële waarde van een dergelijk instrument moet in ieder geval bekend zijn omdat er met geschreven opties geen hedge-accounting kan worden toegepast en de negatieve reële waarde van de geschreven optie daarom in de balans en de winst-en-verliesrekening moet worden verwerkt.

Waardering financiële instrumenten

De waardering van derivaten in de balans is relatief eenvoudig als gekozen is voor waardering op kostprijs, een wettelijke optie (artikel 2:381b en 384 lid 1 BW). Waardering op reële waarde komt echter niet alleen aan de orde als financiële instrumenten voor handelsdoeleinden worden aangehouden (RJ 290.504), maar is ook relevant als de marktwaarde onder de kostprijs ligt. In dat laatste geval moet op die lagere marktwaarde worden gewaardeerd.

Wanneer kostprijs-hedge-accounting wordt toegepast blijft afwaardering naar de lagere marktwaarde achterwege. Relevant is hier verder RJ-bepaling 290.634 die vereist dat het ineffectieve deel van kostprijs-hedgeaccounting in de winst-en-verliesrekening moet worden verwerkt.

Niet alleen om dit ineffectieve deel te kunnen bepalen, maar ook uit hoofde van toelichtingsvereisten moet de reële waarde van derivaten per balansdatum bekend zijn. In de meeste gevallen wordt een opgave van de reële waarde door de bank verstrekt. De accountant moet de omvang van de reële waarde beoordelen op basis van een opgave van de berekening door de bank, een eigen berekening dan wel een berekening door een waarderingsspecialist.

Hierbij moet worden opgemerkt dat de waardering van de bank voor derivaten zonder nader onderzoek/beoordeling in principe onvoldoende controle-informatie oplevert. Dit omdat de bank de tegenpartij van het derivaat is en daarmee niet zonder meer objectief hoeft te zijn. Vaak zal de accountant niet vast kunnen stellen welke (marktdata-)input en methodologie in het waarderingsmodel van de bank worden gehanteerd.

Toelichting en presentatie

Gebruikers van jaarrekeningen dienen inzicht te krijgen in de mate waarin gebruik wordt gemaakt van financiële instrumenten, welke redenen hieraan ten grondslag liggen en welke risico's hieraan zijn verbonden. In ieder geval moet duidelijk uit de jaarrekening blijken welke (afgeleide) financiële instrumenten door de onderneming worden ingezet en hoe deze worden gewaardeerd (kostprijs of lagere marktwaarde, reële waarde).

Relevant is verder dat inzicht wordt gegeven hoe deze financiële instrumenten passen in het beleid van de onderneming om risico's in te dekken of om te arbitreren of speculeren (bijvoorbeeld commodity traders). Bij het ontbreken van deze essentiële informatie raken gebruikers van de jaarrekening al snel het spoor bijster (zie ‘Toelichting financiële instrumenten onvoldoende’, Accountant oktober 2012). Het wordt nogal eens vergeten dat artikel 2:381b BW gewoon vereist dat de reële waarde van financiële instrumenten in de toelichting bij de jaarrekening wordt opgenomen. Kleine rechtspersonen zijn hiervan overigens vrijgesteld.

Het spreekt ten slotte voor zich dat de toepassing van hedge-accounting als afwijking van de normale waarderingsregels moet worden vermeld.

Noot
Henk Verhoek is senior beleidsmedewerker Beroepsontwikkeling- en Beleid bij de NBA. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Drie tools

De NBA biedt haar leden drie tools met betrekking tot financiële instrumenten:

• NBA-Handreiking 1000 ‘Speciale overwegingen bij het controleren van financiële instrumenten’
• Handboek Derivaten (besloten deel NBA-website)
• NBA Alert 23 ‘De bijdrage van accountants aan relevante verslaggeving tijdens de crisis’

NBA Opleidingen verzorgt de cursussen:

• ‘Financiële instrumenten in de praktijk’
• ‘Derivaten in de jaarrekening’

Zie www.nba.nl.