Magazine 01 oktober 2011

Kwaliteit van accountantskantoren eenvoudig te verbeteren

Uit de meest recente kwaliteitstoetsingen van NIVRA en NOvAA blijkt dat verbeteringen nodig zijn bij meer dan een derde van de accountantskantoren zonder Wta-vergunning. Wat kunnen deze kantoren, veelal werkzaam in het midden- en kleinbedrijf, doen om hun zaken op orde te krijgen?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 10, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Leendert Haaring

Het College Kwaliteitsonderzoek (CKO) van het NIVRA beoordeelde in 2010 het stelsel van kwaliteitsbeheersing van 107 kantoren zonder Wta-vergunning. Hiervan scoorde 43 procent onvoldoende, ten opzichte van 28 procent in 2009. De Raad van Toezicht van de NOvAA toetste het afgelopen jaar 294 van dergelijke kantoren. 37 procent daarvan scoorde onder de maat, een jaar eerder was dat dertig procent. Bij hertoetsing scoort 91 procent van de kantoren alsnog een voldoende.

Oorzaken

De relatief grote groepen van startende en niet eerder getoetste kantoren worden genoemd als de belangrijkste oorzaken van de verslechterde scores. Oscar van Agthoven, voorzitter van het CKO: “Bij dergelijke kantoren is het niet altijd even duidelijk wat een toetsing inhoudt, wat je precies op orde moet hebben en waar toetsers vooral naar kijken. Blijkt bijvoorbeeld tijdens de toetsing dat een kantoor geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft, dan leidt dat meteen tot een onvoldoende. Ben je je ervan bewust hoe belangrijk het afsluiten van een dergelijke verzekering is, dan is die onvoldoende te voorkomen.”

Nico Schaar, voorzitter van de Raad van Toezicht: “Wij zitten aan het eind van de eerste toetsingscyclus. Veel zwakke broeders rollen er nu na een aantal uitstelverzoeken en een verbetertraject toch met een onvoldoende uit.”

Uitstraling

Hoewel de resultaten ten opzichte van vorig jaar zijn verslechterd, zowel bij het CKO als bij de Raad van Toezicht, is het veel beter gesteld met de kwaliteitsbeheersingssystemen van accountantskantoren dan men op het eerste gezicht zou denken.

“Als een kantoor een onvoldoende scoort, betekent dat niet meteen dat het werk niet goed is gedaan”, licht Van Agthoven toe. “Het betekent wel dat het kantoor niet voldoet aan alle regels die het volgens het accountantsberoep moet naleven. Een kantoor kan werkzaamheden goed uitvoeren, maar als die bijvoorbeeld niet op de goede manier schriftelijk zijn vastgelegd, kan een derde partij niet vaststellen of ze daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.”

Schaar: “Bij de Raad van Toezicht hebben we de mogelijkheid van een verbetertraject. De eerste toetsingsuitslag ‘voldoet niet’ is geen eindoordeel maar een voorlopig oordeel. Krijg je bij de eerste toetsing het oordeel ‘voldoet niet’, dan kun je binnen zes weken een verbeterplan indienen, dat wij moeten accorderen. Binnen twee jaar komen we opnieuw toetsen. Wij geven de kantoren de kans om zich te verbeteren. Als het zaken zijn die makkelijk en op korte termijn zijn op te lossen, zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, waarneming of een verplichte PE-cursus, dan houden wij onze beslissing voor een korte periode aan. Als de zaken zijn aangepast krijgt het kantoor alsnog een voldoende als eindoordeel. Het gros van de kantoren wil gewoon goede kwaliteit leveren. We komen vrijwel nooit kantoren tegen die er bewust een potje van maken. In de vijf jaren dat ik in de raad zit zijn deze kantoren op één hand te tellen.”

Wat gaat er mis?

Uit de toetsingen van de Raad van Toezicht blijkt dat kantoren vaak niet of onvoldoende zijn verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid, soms niet aan de PE-verplichtingen voldoen of de voorgeschreven waarneming niet of niet goed hebben geregeld. Van Agthoven: “Het is verstandig om gelijk bij het starten van een kantoor contact op te nemen met de beroepsorganisatie om te inventariseren welke kantoren in de buurt jouw waarneming kunnen doen. Val je bijvoorbeeld uit door ziekte, dan wil een klant natuurlijk de garantie hebben dat de werkzaamheden gewoon doorgaan.”

Ook beschikken accountantspraktijken met grote regelmaat niet over procedures en vastleggingen voor cliëntacceptatie en continuering van opdrachten. AA-accountants hebben met name de onderdelen ‘uitvoering van de werkzaamheden’ en ‘documentatie van de werkzaamheden’ niet op orde. Ook bij het CKO is het niet goed documenteren van zaken een rode draad in de onvoldoende-scores. Van Agthoven geeft een voorbeeld. “Een belangrijke bepaling uit de Wwft is dat je je klanten identificeert. Je moet controleren of een bv is ingeschreven en dat documenteren.”

Leidraad

Volgens zowel CKO als Raad van Toezicht kan het kwaliteitsbeheeringssysteem bij menig kantoor worden verbeterd. De NOvAA heeft een publicatie waarmee de kwaliteitsbeheersing binnen een kantoor relatief eenvoudig op orde kan worden gebracht: ‘Leidraad 11: Kwaliteitsbeheersing binnen het accountantskantoor’. Schaar: “Richt je je kantoor in volgens Leidraad 11 dan heb je je kwaliteit op orde. Daarnaast zijn er genoeg commerciële organisaties die je kunnen ondersteunen bij het implementeren van een kwaliteitsbeheersingssysteem. Dat kost het kantoor natuurlijk geld, maar dat bedrag verdien je dubbel en dwars terug. Je bespaart in ieder geval de kosten van een hertoetsing. Ook is het niet ondenkbaar dat er problemen ontstaan met een klant omdat jij je kwaliteitsbeheersingssysteem aantoonbaar niet op orde hebt. Dan ben je veel verder van huis. Dat kan soms leiden tot een schadeclaim van je cliënt in een langlopende en kostbare civiele procedure en leiden tot een forse schadevergoeding. Wees dus niet penny wise, pound foolish en begin tijdig aan het opzetten van een deugdelijk kwaliteitsbeheersysteem.”

Acties

Het CKO pleit voor een verplichte cursus voor de kantoren die geen voldoende scoren en voor enkele aanvullende preventieve acties in de vorm van een voorlichtingsbrochure voor startende kantoren en een handreiking voor kantoren voor het invullen van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Een mogelijkheid is om Leidraad 11 van de NOvAA ook geschikt te maken voor NIVRA-kantoren.

“Een ander idee waar het CKO en de Raad van Toezicht het over hebben gehad is het inzetten van mentoren, die kantoren kunnen coachen bij de inrichting van het kwaliteitsbeheersingssysteem”, vult Schaar aan.

Fusie

Met het oog op de fusie van het CKO en de Raad van Toezicht tot de Raad voor Toezicht heeft al veel constructief overleg plaatsgevonden tussen leden van het CKO en de Raad van Toezicht binnen de daartoe opgezette expertgroep NBA. Deze groep voert ook nauw overleg met de SRA. Oscar van Agthoven neemt ook deel aan het overleg met de AFM.

Momenteel wordt een blauwdruk geschreven voor de nieuwe organisatie. Dit document is naar verwachting in december 2011 gereed.

De doelstellingen van het CKO en de Raad van Toezicht zijn in ieder geval gelijk. Schaar: “Onze ambitie is niet om kantoren te straffen, maar om toe te zien dat kantoren op een juiste wijze de afgesproken standaarden voor een goede kwaliteit handhaven. We zijn daarbij mild waar het kan, maar onverbiddelijk streng waar het moet. Iedereen heeft baat bij een goede kwaliteit: het kantoor zelf, de klanten en het maatschappelijk vertrouwen in de beroepsgroep.”

Tips voor verbetering kwaliteitssysteem

• Werk volgens een kwaliteitshandboek.
• Begin tijdig met het opzetten van het kwaliteitsbeheersingssysteem.
• Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af.
• Sluit een waarnemingsovereenkomst af.
• Houd je aan de PE-verplichting.
• Houd rekening met de bepalingen van de Wwft.

Tips voor verbetering dossiers samenstellingsopdrachten

• Zorg voor een (juiste) opdrachtbevestiging.
• Maak gebruik van bevestigingen bij de jaarrekening.
• Maak werkprogramma's specifiek.
• Leg zaken (goed) vast.
• Houd je aan de verslaggevingsvereisten.
• Zorg voor een goede samenstellingsverklaring.

Vrijwillige controleopdrachten

Het CKO doet ook aanbevelingen voor kantoren die vrijwillige controleopdrachten uitvoeren:

• Voer in of verbeter de risicoanalyse en/of de bepaling van de materialiteit.
• Maak werkprogramma's specifiek.
• Leg zaken beter vast.
• Houd je aan de verslaggevingsvereisten.

Vrijstelling

Een vrijstelling kan onder bijzondere omstandigheden worden verleend, bijvoorbeeld bij ziekte, als een kantoor zich bevindt in een afbouwfase, als de praktijk minder dan een jaar geleden betrokken is geweest bij een fusieproces of als het kantoor minder dan een jaar geleden geconfronteerd is met de verbreking van de samenwerking met een aanzienlijk deel van accountants werkzaam bij die praktijk.

Een groot aantal accountantspraktijken doet een beroep op de vrijstellingsgrond van de Raad van Toezicht. Dat is een zorg voor de raad, die het NOvAA-bestuur hiervan op de hoogte heeft gebracht.