Magazine 01 november 2013

Automatisering tax-functie

Zowel fiscus als publiek vragen fiscale transparantie van ondernemingen. Voldoet de 'spreadsheet-cultuur' op fiscale afdelingen nog of moet nu eindelijk die automatiseringsslag eens worden gemaakt?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 11, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Bart-Jan Veenhof en Menno van Werkhoven

Starbucks en U2

Naast multinationals in de traditionele zin van het woord (onder andere Starbucks, Ebay, Google en Amazon) zijn ook de wat minder traditionele ondernemingen die in verschillende landen actief zijn (bijvoorbeeld de band U2) doel van de publieke opinie en de lokale fiscale autoriteiten.

In het Verenigd Koninkrijk kwam het zelfs zo ver dat het management van verscheidene multinationals zich moest verantwoorden in een hoorzitting in het ‘House of Commons’ over de (zeer) beperkte afdracht van vennootschapsbelasting aldaar. Een Britse parlementariër omschreef het pijnpunt zeer treffend: ‘We're not accusing you of being illegal; we are accusing you of being immoral.’

Toen een boycot van hun producten door het grote publiek dreigde, kondigde een aantal multinationals aan vrijwillig hun belastingafdracht in het Verenigd Koninkrijk te gaan verhogen, ongeacht de fiscale positie gedurende dat jaar.

Dit geeft wel aan dat de cfo van een multinational, gezien de publieke druk, gebaat is bij een transparante en accurate informatievoorziening op het gebied van de belastingpositie. Achteraf repareren kan in de praktijk wel eens lastig blijken.

Horizontaal toezicht

Een ander vlak binnen het fiscale domein waar multinationals in Nederland opereren in het kader van transparantie is horizontaal toezicht (zie kader).

Het is daarbij onontbeerlijk dat een belastingplichtige feitelijk inzicht heeft in zijn eigen fiscale posities.

Vandaar dat binnen horizontaal toezicht het zogeheten ‘Tax Control Framework’ een zeer belangrijk deel vormt van de benodigde interne processen bij een belastingplichtige.

Dit framework houdt in dat de belastingplichtige beschikt over processen die ertoe leiden dat een fiscale afdeling van een onderneming in control is en dus weet wat er op het fiscale en financiële vlak speelt.

Bij afwezigheid van een adequaat tax control framework zal ook de belastingdienst minder vertrouwen ontlenen aan de door de belastingplichtige aangeleverde informatie. Ondernemingen doen er dus verstandig aan processen en systemen goed op orde te hebben om hun interne beheersing te kunnen waarborgen. Dit helpt hen bovendien om snel en adequaat in te kunnen spelen op trends en ontwikkelingen in de maatschappij.

Automatiseringsrevolutie

Het sleutelwoord bij de hiervoor beschreven omstandigheden is ‘transparantie’. In het eerste geval kan het gebrek aan transparantie op het fiscale vlak leiden tot ongewenste effecten (publieke opinie die zich tegen de onderneming keert, druk vanuit de politiek en fiscale autoriteiten.) In het tweede geval is transparantie een vereiste in het kader van een nieuwe methode van handhaven die voordelen kan brengen voor de betrokken partijen.

Maar hoe bereik je die transparantie in het fiscale vlak nu als onderneming ? Vroeger leek de fiscale functie binnen veel ondernemingen een beetje een buitenbeentje als de manier van opereren bekeken werd. De directeur fiscale zaken kweet zich met de fiscale afdeling op geheel eigen wijze van zijn taak. Fiscale vraagstukken zijn complex en de automatisering bood nog te weinig mogelijkheden, dus werd (en wordt) voor de berekening van de fiscale posities traditioneel gebruikgemaakt van spreadsheets met handmatige invoer. Met de introductie van consolidatie-, planning- en forecasting- applicaties heeft zich buiten de fiscale wereld een automatiseringsrevolutie voorgedaan binnen de afdeling Finance, waarbij dezelfde brondata zoveel mogelijk voor doeleinden wordt gebruikt. Gezien de duidelijke samenhang tussen de afdeling Finance en Fiscale Zaken lijkt het een logische vervolgstap om deze brondata ook voor fiscale doeleinden aan te wenden. Dit bevordert de efficiency en kwaliteit van de fiscale processen en draagt bij aan een adequate informatieverstrekking. Toch wordt er binnen de fiscale afdelingen nog steeds voornamelijk geleund op spreadsheets en Excel in het bijzonder, die afzonderlijk voor hun taak zijn ontwikkeld.

Risico's spreadsheets

En waarom ook niet? Niet alleen zit een spreadsheetprogramma vaak bij de office software, het bezit ook een veelvoud aan functionaliteit en bovendien zijn de basisfunctionaliteiten voor iedereen met basiskennis van pc's redelijk te begrijpen. Ook internet biedt ongelimiteerd voorbeelden en informatie. Als het met een spreadsheet niet lukt, is het een kwestie van even ‘googlen’ en voilà, men ontdekt zo weer een mooie toevoeging op het bestaande palet van functionaliteit. En met diepere kennis en kunde kunnen ook zeer geavanceerde en complexe functies worden opgetuigd binnen een dergelijke spreadsheet. Kortom: waarom zou men daar als fiscale afdeling vanaf stappen?

De volgende risico's nopen tot beperkt gebruik van spreadsheets binnen de fiscale functie:

Key man risk

Het opzetten, inrichten en onderhouden van spreadsheets kan tijdrovend zijn en de kwaliteit en volledigheid is sterk afhankelijk van de kennis van de ontwerper. Als deze persoon vervolgens vertrekt, ontstaat er gemakkelijk een kennishiaat.

Complexiteit

Complexe fiscale rekenregels en verplichte toelichtingen binnen bijvoorbeeld de diverse verslaggevingsregels (RJ, IFRS, US GAAP) en het onderhoud hiervan, kunnen leiden tot een vertraagde rapportage aan de cfo en een gebrek aan overzicht, vertrouwen en transparantie. Gevolg: een hoop kosten, ongemak maar ook onbegrip van interne en externe partijen.

Foutgevoeligheid

Vaak gaat de invoer in een veld handmatig en moeten er veel gegevens één op één worden overgetikt. Het spreekwoordelijke ‘nulletje te veel of te weinig’ komt in de praktijk nogal eens voor. En omdat de audit trail binnen spreadsheets zeer beperkt is, blijkt het lastig uit te vinden wie, wat, waar en wanneer het fout is gegaan.

Versiebeheer

Zeker bij ondernemingen met veel buitenlandse operaties waar men afhankelijk is van input op lokaal niveau, gebeurt het regelmatig dat er oudere versies gebruikt worden van een spreadsheet die niet helemaal (of helemaal niet) compatible zijn met de versie die het hoofdkantoor gebruikt. Hierdoor ontstaan er fouten bij het consolideren van de gegevens.

Het oplossen van dit soort fouten kost een hoop tijd en kan leiden - vooral bij een jaarafsluiting - tot een hoop verloren tijd op momenten waarop er sowieso al sprake is van tijdsdruk. Ondanks een goed functionerend consolidatieproces kan een fout in de brondata leiden tot problemen: garbage in is garbage out, is het devies.

Mondialisering van ondernemingen

Overnames, (fiscale) herstructureringen en overige internationale bewegingen binnen een reeds complexe bedrijfsstructuur kunnen de oorzaak zijn van een hoop aanpassingswerk binnen de complexere spreadsheetomgevingen.

Hier steekt ook het key man risk weer de kop op: een spreadsheet-omgeving die eerst leek te werken moet nu, na vertrek van de bedenker, worden aangepast. Dit leidt in de praktijk tot veel tijdsverlies en inefficiënties.

21e eeuw

Bijna alle takken van de gemiddelde onderneming zijn geautomatiseerd. De tijd is rijp om ook met de fiscale functie aan de slag te gaan:

Wat zou het in de praktijk opleveren als alle financiële en fiscale data één op één op elk gewenst niveau zonder menselijke tussenkomst (lees: invoer) toegankelijk is? Qua tijd zou er een forse efficiencyslag gemaakt kunnen worden.

Menselijke fouten kunnen leiden tot allerlei discussies, inclusief aansprakelijkheden, tot aan de hoogste bestuurslaag toe. Welke ceo/cfo wil gaan uitleggen dat de oorzaak van een discussie op het fiscale vlak - in een tijd waarin dat bij het grote publiek toch al niet zo goed valt - ligt in een slechte beheersing van het fiscale proces? Is het niet jammer dat er ‘vergeten’ is gebruik te maken van de mogelijkheden die er liggen op automatiseringsgebied?

En natuurlijk heeft een onderneming met meer te maken dan alleen de fiscus en het publiek: er is uiteraard ook nog een verantwoording naar de aandeelhouders. Deze aandeelhouders zijn niet bepaald gebaat bij verrassingen: een stabiele onderneming in volledige controle is nu eenmaal meer in trek dan een onderneming waar er elk moment (fiscale) lijken uit de kast dreigen te komen.

Alles pleit dan ook voor een automatiseringsslag. Met een solide beheersing van de fiscale processen en een toegankelijk systeem dat dit ondersteunt is veel winst te behalen. Tijd voor de fiscale functie om ook de 21e eeuw in te stappen.

Noot
Bart-Jan Veenhof en Menno van Werkhoven zijn respectievelijk director tax en senior business consultant bij Longview Solutions.

Horizontaal toezicht 

Binnen horizontaal toezicht is het de bedoeling dat de belastingdienst meer naast de belastingplichtige (en de controlerende accountant) komt te staan. Dat in plaats van verticaal toezicht, waar de fiscus repressief toezicht houdt op de belastingplichtigen. Dit is niet geheel ingegeven door een plots altruïsme van de fiscus; de bezuinigingen op het ambtenarenapparaat en de geplande reductie van de belastingdienst maakt een minder arbeidsintensieve aanpak noodzakelijk.

De belastingplichtige krijgt de toezegging van de belastingdienst dat, zolang er wordt geopereerd binnen het convenant Horizontaal Toezicht' waarin de afspraken zijn vastgelegd, er geen aanvullende correcties of controles plaatsvinden. Eventuele twistpunten worden van tevoren besproken om zo tot een effectieve oplossing met wederzijds goedvinden te komen.