Magazine 01 november 2012

LOR, kan het anders?

Klanten vragen soms waarom zij een bevestiging bij de door de accountant samengestelde jaarrekening moeten ondertekenen. Een begrijpelijke vraag, want de accountant doet toch al het werk? Bovendien is de inhoud van deze letter of representation(LOR) door het formele taalgebruik en de lengte veelal lastig te lezen. Het kan ook anders.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 11, 2012

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Specifiek voor samenstellingsopdrachten wordt de bevestiging genoemd in Standaard 4410.17: ‘De accountant dient aan de leiding van de entiteit een bevestiging te vragen inzake de inhoud van de jaarrekening.’ De bevestiging houdt in dat de cliënt aangeeft dat hij alle relevante gegevens aan de accountant heeft verstrekt. Ook moet de cliënt bevestigen dat hij verantwoordelijk is voor een toereikende presentatie en goedkeuring van het financiële overzicht. Het bestuur van de onderneming heeft immers de wettelijke plicht tot het opmaken van de jaarrekening. Voor overige opdrachten, waaronder de bijlage bij de aangifte IB, is zo'n vorm van bevestiging niet verplicht.

Binnen het raamwerk van assurance-opdrachten gaat Standaard 580 over schriftelijke bevestigingen. Hoewel deze geen directe werking heeft op samenstellingsopdrachten kan de inhoud ervan wel richtinggevend zijn. Standaard 580 geeft aan dat, naast bovengenoemde redenen, de bevestiging kan worden gebruikt als extra (controle)informatie voor de jaarrekening en de toelichtingen hierin. Een bevestiging bij de jaarrekening biedt dus ook kansen.

Onderwerpen

Welke onderwerpen moet de accountant laten bevestigen? De meer algemene onderwerpen inzake de volledigheid van de aangeleverde gegevens en toereikendheid van de jaarrekening zijn hiervoor al genoemd. Meer concreet is ook relevant:

• Dat alle schulden, verplichtingen, claims en belangrijke overeenkomsten juist in de jaarrekening zijn verwerkt en toegelicht. Denk hierbij aan verliezen uit (ver)koopverplichtingen maar ook aan de toelichting onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen.
• Dat geen gebeurtenissen na de balansdatum hebben plaatsgevonden, anders dan in de jaarrekening is verwerkt of toegelicht. Met name de gebeurtenissen die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum zijn van belang voor de verwerking in de jaarrekening.
• Gerede twijfel over de continuïteit. Om een oordeel te kunnen vormen over het continuïteitsvraagstuk moet de accountant de plannen van de onderneming kennen.
• Fraude of onwettig handelen. Standaard 4410 zegt dat indien hiervan sprake is, de accountant meer dan de gebruikelijke werkzaamheden moet verrichten. Dit betreft onder meer het verifiëren van de ontvangen informatie en toelichtingen.

Uiteraard moeten bovenstaande onderwerpen worden aangevuld als de situatie daar om vraagt. De onderwerpen kunnen het beste beknopt worden beschreven in een korte bevestiging die voor iedere klant duidelijk is (zie kader ‘Voorbeeldtekst LOR’).

Verschillende vormen

De bevestiging bij de jaarrekening kan bij samenstellingsopdrachten in verschillende vormen worden gevraagd. Naast de schriftelijke vorm - de letter of representation (LOR) - kan ook een mondelinge bevestiging worden verkregen tijdens de bespreking van de jaarrekening. De accountant vraagt dan aan de klant of de gegevens die aan de jaarrekening ten grondslag liggen juist en volledig zijn en of alle relevante en van materieel belang zijnde gegevens door hem zijn verstrekt. Hieronder vallen ook de onderwerpen die hiervoor zijn genoemd. De accountant legt de antwoorden vast in het dossier.

Daarnaast is het mogelijk om de besproken (concept) jaarrekening door de klant te laten ondertekenen ter bevestiging dat de jaarrekening een juiste weergave vormt van de feitelijke situatie. Wordt de definitieve jaarrekening ondertekend, dan heeft dit als nadeel dat de bevestiging pas wordt verstrekt nadat de samenstellingsverklaring is afgegeven. Bovendien is het niet mogelijk om in deze vorm van bevestiging extra informatie op te nemen voor het samenstellen van de jaarrekening.

De bevestiging tijdens de bespreking van de jaarrekening geschiedt mondeling. Wel kan de accountant het besprekingsverslag aan de klant doen toekomen of door hem laten ondertekenen. Bij gebruik van de LOR ligt de bevestiging voor het afgeven van de samenstellingsverklaring schriftelijk vast.

LOR heeft voorkeur

De accountant moet bij samenstellingsopdrachten een bevestiging vragen aan de klant. Dit kan in verschillende vormen. Hiervan heeft de LOR de voorkeur. Deze kan in beknopte vorm en in meer modern taalgebruik aan de klant worden verstrekt. De LOR wordt dan een minder formeel en juridisch stuk en de klant begrijpt de inhoud ervan.

Noot
Elly van der Velden is werkzaam bij Bureau Vaktechniek van BDO. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Voorbeeldtekst LOR

Bijgaand vind u de door ons samengestelde jaarrekening 2011. Over deze cijfers willen we de volgende punten met u afstemmen, zodat de jaarrekening voldoet aan het vereiste inzicht conform de van toepassing zijnde regelgeving:

1. Heeft u alle relevante gegevens verstrekt, waaronder:
   b. mogelijke claims;
   c. belangrijke schulden;
   d. verliezen die resulteren uit koop/verkoopverplichtingen;
   e. belangrijke overeenkomsten die belangrijke financiële gevolgen (kunnen) hebben?
2. Zijn de niet in balans opgenomen verplichtingen volledig in de jaarrekening opgenomen?
3. Hebben zich na balansdatum gebeurtenissen voorgedaan die van invloed zijn op de jaarrekening 2011?
4. Bestaat er onzekerheid met betrekking tot de continuïteit van de onderneming?
5. Wordt fraude of onwettig handelen vermoed of is dit geconstateerd?