Magazine 01 mei 2013

Juiste datering samenstellingsverklaring

De datum van de (samenstellings)verklaring informeert de gebruikers van de jaarrekening tot wanneer de accountant gebeurtenissen en transacties heeft meegenomen in zijn werkzaamheden. Juiste datering is dan ook van belang. Maar welke datum is juist?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Kan de accountant de datum van de samenstellingsverklaring gelijk houden aan de datum van de letter of representation (LOR)? Of moet het die van bespreking van de conceptjaarrekening zijn of die van verzending van de samenstellingsverklaring? Enkele praktijksituaties illustreren de antwoorden.

Datum verklaring = LOR?

De datum van de samenstellingsverklaring is die wanneer de accountant zijn werkzaamheden afrondt. De LOR is hier onderdeel van. Kunnen deze op dezelfde datum worden gedateerd?

Neem deze praktijksituatie: de bevestiging bij de jaarrekening wordt op 17 februari door de klant ondertekend, de samenstellingsverklaring wordt op 6 maart verstuurd (zie schema).

Kan de samenstellingsverklaring worden gedateerd op datum van de LOR?

Nee, de datum van de verklaring is op zijn vroegst 1 maart, de datum waarop de laatste werkzaamheden hebben plaatsgevonden. De LOR is gedateerd op 17 februari. De termijn tussen datum LOR en die van de verklaring betreft hier een langere periode.

De accountant moet dus een nieuwe (of aanvullende) LOR opvragen en overwegen aanvullende werkzaam- heden inzake gebeurtenissen na balansdatum uit te voeren. Doet hij dit na 1 maart? Dan zal de verklaring op die datum moeten worden gedateerd.

Wanneer is de datum van verklaring dan wel gelijk aan die van de LOR?

Bijvoorbeeld wanneer de LOR door de klant wordt ondertekend tijdens de bespreking van de conceptjaarrekening en deze kort daarna definitief wordt. Ook als de LOR aan de klant wordt verstuurd en dit de laatste informatie is die de accountant nodig heeft om de jaarrekening af te werken, kan de datum van de samenstellingsverklaring gelijk zijn aan die van de LOR.

En: datum verklaring = datum verzending?

Ja, dat kan. Bijvoorbeeld wanneer de accountant op de datum van ondertekening van de samenstellingsverklaring nog contact heeft gehad met de klant, om navraag te doen over gebeurtenissen na balansdatum. Als de accountant dit echter niet heeft gedaan en de werkzaamheden kort daarvoor zijn afgerond, is het zuiverder de verklaring op die datum te dateren.

Is veel situaties is de datum van de verklaring niet gelijk aan die van verzending. De datum van verzenden is dan op of kort na de datum van de verklaring. ‘Kort’ betekent in dit kader slechts enkele dagen tot een week is; de tijd die nodig is voor het proces van verzending.

Of: datum verklaring = datum bespreking?

Ja, ook dat is mogelijk. Wanneer de bespreking de laatste stap is van de door de accountant uit te voeren werkzaamheden en de LOR reeds kort voor of tijdens de bespreking door de klant wordt verstrekt.

Echter, dit is niet altijd juist. De accountant ontvangt tijdens de bespreking van de jaarrekening vaak informatie die leidt tot een wijziging in de jaarrekening. Een andere praktijksituatie: de samenstellingsverklaring wordt gedateerd op de datum van bespreking van de conceptjaarrekening, 27 juli (zie schema, pagina 37).

Is dit juist?

Nee, datering van de samenstellingsverklaring is de datum van aftekening van het dossier; hier dus 1 augustus. Datering van de samenstellingsverklaring op de datum van verzending van de definitieve stukken zou ook mogelijk zijn indien de accountant die dag navraag doet bij de klant over de gebeurtenissen na balansdatum.

En datum verklaring = andere datum?

In veruit de meeste gevallen zal de datum van afronding van de werkzaamheden een andere datum zijn dan die van de LOR, bespreking of verzending. Meestal ontvangt de accountant na het bespreken van de conceptjaarrekening nog aanvullende stukken die in de jaarrekening moeten worden verwerkt. Ook de LOR zal vaak pas aan de klant ter ondertekening worden toegezonden als alle informatie om de jaarrekening af te werken is ontvangen. In die situaties is dat dan de datum van de verklaring.

Wat is juist?

Het antwoord op de vraag of de accountant de samenstellingsverklaring kan dateren op dezelfde dag als datum van verzending: nee dat is niet altijd juist. In iedere situatie moet worden bekeken wat de juiste datering is. Let de accountant hier niet op, dan loopt hij het risico materiële gebeurtenissen na balansdatum ‘te missen’. Die zijn dan niet in de jaarrekening opgenomen waardoor deze geen getrouw beeld geeft. Juiste datering van de samenstellingsverklaring is dus belangrijk aandachtspunt voor de accountant.

Noot
Elly van der Velden is werkzaam bij het Bureau Vaktechniek van BDO. Het artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Bevestiging bij de jaarrekening

Standaard 4410.17 geeft aan dat voor iedere jaarrekening een bevestiging moet worden verkregen. Deze bevestiging kan bij samenstellingsopdrachten in verschillende vormen worden gevraagd: een schriftelijke bevestigingsbrief (LOR), ondertekening van de jaarrekening of een mondelinge bevestiging van de klant tijdens de bespreking.

Hanteert de accountant de schriftelijke bevestiging, dan is de vraag hoe ‘oud’ deze kan zijn? De LOR moet worden gedateerd gelijk of kort voor de datum van de samenstellingsverklaring, de datum waarop de accountant zijn werkzaamheden afrondt. Maar het opvragen van de LOR is ook onderdeel van die werkzaamheden.

Regelgeving

Standaard 4410 voor samenstellingsopdrachten geeft geen duidelijke richtlijnen voor datering van de samenstellingsverklaring. Het raamwerk voor assurance-opdrachten daarentegen wel. Hoewel de ‘algemene’ Standaarden geen directe werking hebben op samenstellingsopdrachten kan de inhoud ervan wel richtinggevend zijn.

Standaard 700.41 van het raamwerk zegt dat ‘de controleverklaring niet vroeger dient te worden gedateerd dan de datum dat de accountant voldoende informatie heeft verkregen om een oordeel te vormen over de jaarrekening’. Dit betekent ook dat de jaarrekening inclusief toelichtingen moet zijn opgesteld en dat de bevestiging bij de jaarrekening is ontvangen.