Magazine 01 mei 2013

Eigen bijdrage en btw

Werkgevers brengen hun werknemers soms een eigen bijdrage in rekening voor goederen en diensten die zij aan hen verstrekken. De btw op deze verstrekkingen wordt vaak in aftrek gebracht. Maar wat de werkgever niet altijd beseft: deze eigen bijdrage vormt een vergoeding voor een prestatie. En over de waarde van deze prestatie is hij btw verschuldigd.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Meestal wordt de eigen bijdrage van de werk- nemer in mindering gebracht op diens loon. Dit gaat vaak via de loonadministratie. De eigen bijdrage wordt gezien als de vergoeding inclusief btw. Voor de btw-aangifte moet iemand een boeking maken zodat btw wordt afgedragen voor de eigen bijdragen. De btw wordt als volgt berekend: 6/106 of 21/121 maal de eigen bijdrage. Als de werknemer (deels) in natura betaalt, bijvoorbeeld doordat hij afziet van verlofdagen, is er ook sprake van een vergoeding waarvoor btw afgedragen moet worden. Wanneer betaling plaatsvindt in natura, wordt de waarde van de tegenprestatie gesteld op de waarde die de werkgever toekent aan de tegenprestatie. Er wordt zodoende gekeken naar het bedrag dat de werkgever wil besteden om de vergoeding van de werknemer in ontvangst te nemen.

Auto

Wat werknemers aan de werkgever betalen voor het (privé)gebruik van de auto van de zaak is een bekend voorbeeld van een eigen bijdrage. De waarde van deze eigen bijdrage kan ‘normaal’ of te laag zijn. De bijdrage is normaal wanneer het bedrag gelijk is aan de kosten die de werkgever voor een auto maakt naar rato van het privégebruik.

Betaalt de werkgever een bedrag dat gelijk of hoger is dan de normale waarde, dan moet de werkgever 21/121ste btw afdragen over de ontvangen eigen bijdrage. Deze btw moet worden voldaan in het tijdvak dat de werknemer de eigen bijdrage betaalt. De staatssecretaris heeft in een Besluit goedgekeurd dat de verschuldigde btw over het privégebruik van een auto, in het geval van een eigen bijdrage, ook in de laatste btw-aangifte van het boekjaar of kalenderjaar mag worden aangegeven. Is de eigen bijdrage te laag (lager dan de normale waarde), dan moet de werkgever btw afdragen over de normale waarde in plaats van over de eigen bijdrage. Als het privégebruik van de auto uit de kilometeradministratie is op te maken dan wordt de btw als volgt vastgesteld:

19 procent of 21 procent x privé-km / totaal aantal km x normale waarde.

Is er geen kilometeradministratie bijgehouden, dan wordt de btw vastgesteld met de volgende berekening: 2,7 procent x catalogusprijs (inclusief btw en bpm).

De btw is verschuldigd in de laatste btw-aangifte van het jaar. Over de te lage eigen bijdrage hoeft periodiek géén btw afgedragen te worden.

Fiets

Werkgevers kunnen ook een fiets ter beschikking te stellen aan hun werknemers. Dit kunnen zij doen in het kader van het cafetariasysteem. Binnen dit systeem moet de werknemer voor de fiets een vergoeding betalen aan de werkgever. In de praktijk worden vaak verlofdagen ingeruild als vergoeding.

De werkgever moet er dan wel op toezien dat het minimaal aantal verlofdagen dat volgt uit de wet en de cao, wordt nageleefd. Het inruilen van verlofdagen mag niet de vorm aannemen van een betalingsregeling omdat de Belastingdienst dan mogelijk niet akkoord gaat. Over de vergoeding van de werknemer is de werkgever 21/121ste aan btw verschuldigd. Wanneer de aanschafkosten van de fiets het drempelbedrag van € 749 niet overschrijden, kan de werkgever de in rekening ge-brachte btw in aftrek brengen. Wordt het bedrag overschreden, dan mogen de aanschaffings- of voortbrengingskosten van de fiets met het bedrag van de eigen bijdrage worden verminderd. Als het saldo hierna niet boven het drempelbedrag uitkomt, komt de in rekening gebrachte btw aan de werkgever volledig voor aftrek in aanmerking.

Mobiele telefoon

Een werkgever kan de btw op de factuur voor een abonnement voor een mobiele telefoon slechts in aftrek brengen als de factuur aan hem gericht is. Wanneer het abonnement op naam van de werknemer staat, heeft de werkgever geen recht op aftrek van btw tenzij het bedrag inclusief btw onder € 100 blijft.

De werkgever die voor het privégebruik van de mobiele telefoon een eigen bijdrage vraagt, mag ook de btw in aftrek brengen over het privédeel. Over de eigen bijdrage van de werknemer is de werkgever 21/121ste btw verschuldigd. Weegt de eigen bijdrage niet op tegen het privégebruik, dan heeft de werkgever voor het deel van het privégebruik dat niet vergoed wordt, geen recht op aftrek van btw.

Als de werkgever per maand een vaste bijdrage vraagt van de werknemer en hij maandelijks/per kwartaal de btw hierover voldoet op de aangifte, kan de eigen bijdrage (bij een hoger uitgevallen privégebruik) achteraf te laag blijken. Er kan dan nog een correctie van de in aftrek gebracht btw voor het privégebruik volgen.

Sport en ontspanning

Wanneer een werkgever zijn werknemers een abonnement voor de sportschool verstrekt en de werkgever hiervoor een eigen bijdrage ontvangt, is hij 6/106de van het bedrag van de vergoeding aan btw verschuldigd. De btw moet worden voldaan in het tijdvak dat de werknemer de bijdrage betaalt. En werkgever kan de voorbelasting in aftrek brengen.

Werkgevers moeten goed letten op btw bij eigen bijdragen van werknemers. De Belastingdienst legt namelijk vaak naheffingsaanslagen op, vermeerderd met heffingsrentes en boetes.

Noot
Carola van Vilsteren is eigenaar van Van Vilsteren BTW Advies te Heelsum.

Btw bij eigen bijdragen

• Eigen bijdrage vormt een vergoeding voor de btw
• Daardoor is btw verschuldigd (6/106 of 21/121)
• Vergoeding kan ook in natura
• Eigen bijdrage auto: btw afdragen over eigen bijdrage tenzij normale waarde
  - Maak onderscheid tussen wel of geen kilometer-administratie!
• Eigen bijdrage fiets: vaak in het kader van cafetariasysteem
  - Let op het drempelbedrag van € 749!
• Ter beschikking stelling mobiele telefoon
  - Werkgever heeft aftrek als de factuur aan hem gericht is.
  - Werkgever heeft ook aftrek als factuur < € 100.
  - Bij eigen bijdrage heeft werkgever ook aftrek btw over privédeel.
  - Tenzij eigen bijdrage niet opweegt tegen privédeel!
• Gelegenheid geven tot sport en ontspanning
  - Eigen bijdrage voor verstrekken abonnement: 6/106de verschuldigd van bedrag van de vergoeding door werkgever.

Bedrijfsauto ook privé

Een autofabrikant staat toe dat een werknemer een bedrijfsauto ook privé gebruikt. De werknemer hoeft hiervoor niet te betalen en ook geen kilometeradministratie bij te houden. De waarde van de auto (inclusief btw en bpm) bedraagt € 30.000.

Aangezien de werknemer geen eigen bijdrage betaalt, is deze lager dan de normale waarde. Daarnaast houdt de werknemer geen kilometerregistratie bij. De btw moet dan al volgt worden berekend: 2,7 procent maal € 30.000 = € 810. Verschuldigd in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Verstrekken fiets

Aan de werknemer wordt een fiets verstrekt ten behoeve van zijn woon-werkverkeer ter waarde van € 749 inclusief btw. Ter vergoeding moet de werknemer verlofdagen inruilen. De waarde van de verlofdagen bedraagt daarmee € 749. De afdracht van btw is € 749 x 21/121. De btw op de aanschaf van de fiets is als voorbelasting in aftrek te brengen.

Een werkgever stelt aan de werknemer een mobiele telefoon ter beschikking. Het abonnement staat op naam van de werknemer, maar de facturen zijn nooit meer dan € 100. De werknemer betaalt een bedrag van € 15 per maand, wat overeenkomt met het privégebruik van de werknemer. Aangezien de factuur lager is dan € 100 heeft de werkgever recht op aftrek van voorbelasting, daarbij maakt het niet uit dat de factuur niet op naam van de werkgever staat. Over de eigen bijdrage is de werkgever 21/121ste btw verschuldigd.