Magazine 01 mei 2014

Risicogericht samenstellen

De planningsfase is cruciaal bij het risicogericht samenstellen. Maar welke stappen neem je in de fase erna, de uitvoeringsfase? En reiken deze vaak niet te ver?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

De planningsfase betekent kennis van je klant, materialiteit en bepalen welke werkstappen je moet uitvoeren. Standaard 4410 geeft hiervoor geen opsomming. Wat doe je bij welke post en doe je niet te veel? Een aantal praktijksituaties.

Risico & materialiteit

Aan de hand van informatie van en over de klant bepaal je steeds of sprake is van een hoog- of laagrisicopost. Daarop worden de uit te voeren werkzaamheden afgestemd. Hierbij is 'onjuist, onvolledig & anderszins onbevredigend' belangrijke terminologie uit Standaard 4410; je mag uitgaan van gegevens en cijfers die de klant oplevert tenzij…

Standaard 4410 geeft een aantal suggesties voor aan vullende werkzaamheden zoals het opvragen van inlichtingen om de betrouwbaarheid en volledigheid van informatie vast te stellen en het verifieren verkregen informatie en toelichtingen. Maar de aanvullende werkzaamheden zullen altijd per klant en situatie moeten worden bepaald. Nog twee voorbeelden (zie hiernaast).

Doen we niet te veel?

Ja, vaak wel. Enerzijds betreffen de tijdens het samenstelproces uitgevoerde stappen administratieve werkzaamheden die al - of zelfs beter - tussentijds kunnen worden uitgevoerd. Anderzijds worden voor laagrisicoposten vaak te veel werkzaamheden uitgevoerd, namelijk werkzaamheden die meer passen bij een hoogrisicopost. Het gaat dus vooral om het uitvoeren van gerichte werkzaamheden.

Voorraden

Vraag

De voorraad is bij een klant niet materieel. Echter, in de planningsfase heb je vraagtekens bij de waardering van deze post. Welke werkzaamheden voer je uit?

Antwoord

In de planningsfase van de samenstellingsopdracht beschrijf je in het kader van 'ken je klant' hoe de voorraad van de onderneming wordt bepaald, de afgrenzing, waarderingsgrondslag en andere klant specifieke zaken. Vervolgens ga je na of sprake is van een laag- of hoogrisicopost.

Bij laagrisicoposten voer je cijferbeoordeling uit en let je op de waardering en toelichting van de post in de jaarrekening. Als uit de cijferbeoordeling blijkt dat de voorraadopgave onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend is, wordt de post voorraden een hoogrisicopost. Je overweegt dan extra werkzaamheden uit te voeren zoals:

• Zijn bij inventarisatie verschillen geconstateerd?
• Zo ja, hoe zijn deze verwerkt?
• Neem globaal de voorraadlijst door.
• Welke prijzen zijn gehanteerd?
• Bepaal de omloopsnelheid van de voorraad.
• Ga de opbouw van de voorraadlijst na met de indeling van de inkopen conform de V&W.

Buitenlandse dochter

Vraag

Een klant heeft een honderd procent dochteronderneming in het buitenland. Het betreft een materiële post in de jaarrekening. De jaarrekening van deze dochter wordt door een accountant in dat land opgesteld. Welke werkzaamheden verricht je als accountant van de moeder?

Antwoord

Allereerst moet je de kwaliteit van die buitenlandse accountant nagaan. Betreft het een accountant uit een land met vergelijkbare opleiding als in Nederland? Of juist niet? Zijn de werkzaamheden vergelijkbaar? Is de accountant lid van hetzelfde internationale netwerk? Et cetera.

Aan de hand van deze informatie bepaal je of sprake is van een hoog- of laagrisicopost. Bij laagrisico kan worden volstaan met ontvangst van de basisgegevens waarop de Nederlandse accountant cijferbeoordeling uitvoert: vergelijking van de huidige cijfers ten opzichte van vorig jaar en de gehanteerde waarderingsgrondslagen.

Geeft dit geen aanleiding tot verder onderzoek dan zijn deze werkzaamheden voldoende. Maar zijn gegevens onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend? Dan moet je - net als in de situatie dat sprake is van een hoogrisicopost - extra werkzaamheden uitvoeren zoals het nagaan van aansluitingen, waarderingsgrondslagen, specificaties en de analyse van de verschillen.

Materieel vast actief

Vraag

Een klant voert een detailhandel. Het pand is eigendom van de onderneming. De MVA -waaronder het pand - is een materiële post in de jaarrekening. Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd?

Antwoord

Of de post wordt aangemerkt als hoog- of laagrisico is afhankelijk van de specifieke situatie. Waardeert de klant het pand tegen actuele waarde? Is hij voornemens het pand te verkopen? Zijn in het boekjaar verbouwingen uitgevoerd?

Is hiervan geen sprake en wordt het vast actief als laagrisico aangemerkt? Dan kan worden volstaan met cijferbeoordeling en nagaan of de toelichtingen in de jaarrekening conform de regelgeving is opgenomen. Zoals eerder aangegeven: het doel van het samenstellen is een jaarrekening zonder afwijkingen van materieel belang, niet een honderd procent juiste.

Maar moeten de afschrijvingen dan niet worden geboekt of nagegaan? En of de investeringen juist zijn verantwoord? Uiteraard! Maar dit zijn administratieve werkzaamheden en de samenstellingsopdracht start bij een complete kolommenbalans. Bovendien kunnen deze werkzaamheden prima (of het beste) tussentijds worden uitgevoerd.

Personeelskosten

Vraag

Een klant heeft 35 personeelsleden in dienst. Een collega op je kantoor verzorgt de salarisadministratie. Welke werkzaamheden voer je uit bij het samenstellen van de jaarrekening?

Antwoord

De post personeelskosten betreft een materiële post in de jaarrekening. Bij de bepaling of sprake is van een hoog- of laagrisicopost kunnen de volgende vragen een rol spelen:

• Wie verzorgt de salarisadministratie?
• Weten we dat cao- en pensioenregelingen goed zijn verwerkt?
• Zijn er veel of een beperkt aantal mutaties geweest in het boekjaar?
• Brengt de van toepassing zijnde cao extra risico's met zich mee?

Is sprake van één of meerdere van bovenstaande aspecten dan kan de post personeelskosten als laagrisicopost worden aangemerkt. Er kan dan worden uitgegaan van de door de klant of de door het kantoor gevoerde salarisadministratie aangevuld met cijferbeoordeling en het nagaan van de verslaggevingsaspecten.

Wanneer sprake is van een hoogrisicopost (of onderdelen van deze post) moeten specifieke werkstappen worden uitgevoerd.

Noot Elly van der Velden is werkzaam bij het Bureau Vaktechniek van BDO. Het artikel is geschreven op persoonlijke titel.