Magazine 01 mei 2014

Dashboards in accountancy

Binnen de accountancy wordt het gebruik van dashboards op steeds grotere schaal toegepast om klanten optimaal te informeren en adviseren.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Er is meer dan voldoende managementinformatie, maar hoe efficient is het om lijvige cijferrapporten door te worstelen? Geen wonder dat de belangstelling voor management dashboards stijgt. Bovendien maakt cloud computing informatie eenvoudiger toegankelijk. Grofweg kan dashboardinformatie onderverdeeld worden in financiele informatie en operationele informatie. Het gaat hierbij om:

• analyseren; tijdvakken vergelijken, trends, branchevergelijking;
• monitoren; bijvoorbeeld budgetbewaking;
• simuleren (what-if); wat betekent bijvoorbeeld een bepaalde investering voor de liquiditeitspositie.

De informatie wordt vaak weergegeven in de vorm van KPI's. Hoewel financiele informatie het meest wordt gebruikt binnen dashboards, is operationele informatie voor de gebruiker vaak het meest relevant. Voorbeelden zijn: aantal eindproducten per tijdseenheid, omloopsnelheid per artikel en verkopen per m2 verkoopoppervlakte.

Onderverdeling

Het aanbod van dashboards is als volgt onderverdeeld in de markt:

1 Dashboards als onderdeel van bestaande softwaresystemen

Online boekhoudsoftware bevat standaard dashboardfuncties. Interessant is dan in hoeverre de gebruiker zelf invloed heeft op het dashboard, zowel qua inhoud (welke KPI's) als qua vormgeving. Dashboardfuncties kunnen ook onderdeel vormen van rapportagesoftware of bijvoorbeeld salaris- en HRM-software, kassasoftware of ERP-software.

2 Standaard dashboardsystemen

Dit zijn aparte softwaresystemen voor dashboards die in meerdere of mindere mate door de gebruiker zelf kunnen worden ingericht en vormgegeven met de gewenste KPI's. Er zijn ook accountants- en administratiekantoren die bestaande dashboardsoftware onder een white label aan hun klanten aanbieden. Deze laatste propositie wordt met name in het klein mkb-segment aangeboden, al dan niet in combinatie met benchmarking. Zo kan een ondernemer via een dashboard eenvoudig inzicht krijgen in KPI's van zijn bedrijf en ook nagaan hoe hij scoort ten opzichte van de markt waarin hij opereert. Bij dit laatste is een bepaalde schaalgrootte van belang.

3 Maatwerk dashboards

Naarmate de omvang en activiteiten van een organisatie toenemen, schieten de hiervoor genoemde dashboards al snel te kort. Soms kan worden volstaan met een dashboard dat specifiek voor een bepaalde sector is ingericht, zoals voor landbouwbedrijven, aannemersbedrijven of kapperszaken.

Met ondersteuning van de juiste ontwikkeltools ligt een op maat ontwikkeld dashboard dan voor de hand. De bekendste ontwikkeltool om dashboards samen te stellen is ongetwijfeld QlikView, in de basis business intelligence-software. Leveranciers als QlikView en IBM bieden tools onder de noemer 'self service BI' (SSBI). Dit laatste om zonder IT-specialisten data-analyses te kunnen uitvoeren en weer te geven via een dashboard. Er zijn ook gespecialiseerde dienstverleners die kunnen ondersteunen bij het implementeren van dashboards.

Accountancy

Hierna volgen enkele voorbeelden hoe accountants dashboards toepassen in de praktijk:

Visser & Visser Accountants - Belastingadviseurs

Visser & Visser Accountants - Belastingadviseurs biedt haar klanten verschillende dashboards onder de naam 'Visser & Visser Dashboards'. Voor klanten in het klein mkb is het standaard dashboardsysteem Ezora ingezet in combinatie met het online boekhoudsysteem van Twinfield of van Exact.

De klant heeft elke periode (dat kan gaan om een maand of kwartaal) inzicht in actuele KPI's, zoals op basis van een jaarlijkse begroting of beschikbaar werkkapitaal in relatie tot het debiteurenbeheer. Vanuit het dashboard kan de klant zelfs top-down inzoomen tot op het originele boekingsdocument. Bijvoorbeeld een (gescande) inkoopfactuur. Het groot mkb wordt via het label Refine-IT ondersteund met branche- en bedrijfsspecifieke dashboards. Deze dashboards bevatten zowel financiële als operationele stuurinformatie en worden samengesteld op basis van QlikView. Op elk gewenst niveau kan worden geanalyseerd, op zoek naar relevante input voor beslissingen, risico-inschatting of performancemeting (zie ook www.refine-it.nl).

FACET Accountants en Adviseurs

FACET Accountants en Adviseurs is vorig jaar gestart met de inrichting van een dashboard voor onder andere een van haar klanten in de AGF-groothandelssector. Tijdens de pilotfase is daarvoor gebruikgemaakt van Lavastorm, een data-analyse en -visualisatietool om data om te zetten in informatie. Voor het definitieve dashboard is vervolgens gebruikgemaakt van QlikView. "Een drempel bleek bij aanvang het begrijpen hoe de database van de klant, in dit geval een SQL-database met maatwerk, in elkaar stak", aldus Cor van Marle, directeur van FACET.

Het dashboard biedt zijn kantoor en zijn klant nu inzicht in bijvoorbeeld uitval tijdens opeenvolgende fasen in het goederenproces, zoals bij binnenkomst, ompakken en distributie naar de detaillist.

Het kantoor maakt voor zijn klanten ook gebruik van de dashboardfuncties binnen Exact Online en Visionplanner voor (management)rapportages. Verder biedt het ondernemers een app om de jaarrekening beter te begrijpen. Dit laatste kan mede gezien worden als dashboard voor mobile-computing (zie ook jaarrekeninghulp.nl).

De Jong Accountants en Adviseurs

De Jong Accountants en Adviseurs biedt haar klanten een dashboard met als uitgangspunt dat ondernemers beschikken over actuele gegevens. "We kunnen onze klanten dagelijks voorzien van actuele gegevens", zegt eigenaar Koen de Jong. "En de jaarcijfers leveren wij medio februari al aan al onze klanten."

Hij geeft aan dat klanten actuele cijfers nodig hebben om hun bedrijf optimaal te kunnen besturen en waar nodig bij te sturen.

Voor dashboards wordt standaard dashboardsoftware van Comandi gebruikt als basis om vervolgens op basis van klantgerichte KPI's samen met de klant een dashboard op maat in te richten. Bij dit laatste wordt ook operationele data betrokken, bijvoorbeeld vanuit een kassasysteem.

Zo is onder meer inzicht in de omzet per klant of per aanwezige medewerker, omloopsnelheid winkelvoorraad of gemiddelde tijdsduur winkelbezoek per klant. In beginsel krijgen klanten een basis-dashboard gratis aangeboden als onderdeel van de dienstverlening van De Jong Accountants en Adviseurs. Uitbreidingen met meer functionaliteit en klantspecifiek maatwerk behoren tot de mogelijkheden.

Effectief dashboard

Een effectief dashboard presenteert relevante informatie voor de gebruiker:

1. uit verschillende databronnen
2. op een eenvoudig te begrijpen manier
3. op een compacte wijze
4. met de juiste frequentie
5. zoveel mogelijk interactief
6. met behulp van een grafische interface
7. met de mogelijkheid tot het maken van een 'hard copy'