Eenvoudiger en minder accountants
Het Platform voor de Publieke Jaarverslaggeving (PPJ) concludeert in zijn rapport van december 2013 dat de jaarverslaggeving van publieke organisaties eenvoudiger en efficiënter kan. De inzet van accountants kan worden verminderd.
Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2014
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Peter van Rietschoten
Voorzitter Rob Kuipers haalt nog even terug waar de PPJ afgelopen anderhalf jaar naar heeft gezocht (zie kader Formele doelstelling). "Ten eerste naar mogelijkheden om doublures in de verslaggeving en het aantal administratieve handelingen te verminderen. En ten tweede hebben we bekeken hoe de toegankelijkheid en inzichtelijkheid van de gehele verslaggeving kan worden verbeterd. Een verschuiving dus van nice to know naar need to know."
Drie wegen
Het PPJ geeft met zijn recente aanbevelingen weliswaar niet concreet aan hoe de vereenvoudiging en vergroting van de efficiency van de jaarverslaggeving concreet moeten worden ingevuld, maar wel hoe deze verbeteringen kunnen worden aangepakt. Ten eerste dient de coördinatie van de verslaggevings- en verantwoordingsregels binnen en tussen sectoren expliciet en in een duidelijke setting plaats te vinden, zodat er meer structuur komt.
Ten tweede moet er, bezien vanuit inhoud en proces, zoveel mogelijk onderlinge afstemming en eenduidige toepassing zijn van de verslaggevings- en verantwoordingsregels binnen en tussen sectoren.
En ten derde is het wenselijk dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van data die zijn opgenomen in door IT ondersteunde administratiesystemen op basis van in ieder geval genormaliseerde definities en begrippen.
Normalisatie definities en begrippen
Het Platform ziet met name op het punt van normalisatie van definities en begrippen veel potentiële verbetermogelijkheden (minder administratieve belasting en toename van de betrouwbaarheid van informatie). Tevens kan het dilemma tussen 'maatwerk versus meer uniformiteit' op een pragmatische manier aanzienlijk worden verminderd. Zaak is wel dat alle betrokken partijen moeten investeren in de normalisatie van definities en begrippen. Het PPJ is dan ook van mening dat zijn aanbevelingen niet alleen van nut kunnen zijn voor de primaire opdrachtgevers van zijn onderzoek - directeuren-generaal Rijksbegroting (Financiën) en Organisatie Bedrijfsvoering Rijk (Binnenlandse Zaken) - maar ook voor de gezamenlijke, voor de verschillende sectoren verantwoordelijke ministeries en decentrale overheden, alsmede voor organisaties die het vooral van publieke gelden moeten hebben.
Gezocht en gevonden
Volgens Kuipers is het werk van de PPJ zeer zinvol geweest. "Het bleek al gauw dat het een stevige opdracht was, waar veel en ook interessant werk aan vast zat, maar die ook al gauw moest worden aangeduid met 'taaie materie'. Vandaar dat we van onze opdrachtgevers permissie hebben gekregen om het eindrapport enkele maanden later dan was gepland te presenteren."
Over hetgeen het Platform tijdens zijn onderzoek is tegengekomen, zegt Kuipers: "Inderdaad enorm veel verschillen en heel veel specifieke invullingen, waarbij de vraag 'heeft dit waarde?' niet of nauwelijks kon worden beantwoord. Ook kwamen we al gauw tot de conclusie dat we bepaalde werkwijzen niet zouden kunnen verbieden, maar er wel iets over gebieden. En ten derde hebben we keer op keer vastgesteld dat er met een slimme inrichting van de digitale wereld veel meer mogelijk is wat betreft vereenvoudiging, standaardisering en verbetering van de efficiency. Goed haalbare aansluitingen met SBR en XBRL zullen daarbij prominent zijn."
Minder accountantsverklaringen
Een jaar geleden stelde Kuipers: "Ik neem aan dat er veel minder verklaringen van accountants nodig zijn." Nu het onderzoek is afgerond en het eindrapport op tafel ligt, zegt hij daarover: "Ja, mits. Nodig is een intelligente inrichting van de administratie. De aanbevelingen zijn daar voor een aanzienlijk deel aan gewijd. Ten tweede moet aan de subsidiënten worden uitgelegd waarom vermindering verbetering zal zijn. En ten derde: als de administratie 'aan de voorkant' goed en helder en adequaat in elkaar zit, dan zullen veel meer partijen dan nu tevreden zijn met een regulier, misschien wel gestandaardiseerd en in ieder geval genormaliseerd jaarverslag. Daar zijn dan inderdaad veel minder verklaringen van accountants voor nodig."
Unaniem draagvlak
Gevraagd naar wat Kuipers c.s. in die enorme hoeveelheid van aanpakken, procedures, voorschriften en werkwijzen het meest negatief is overgekomen, zegt hij dat hét grote verschil met het bedrijfsleven is dat niemand een volledig overzicht heeft. Niemand heeft het beeld compleet, er wordt veel te veel sectorspecifiek gewerkt zonder dat rekening wordt gehouden met nut en noodzaak van aansluiting op andere bronnen. Kuipers: "Op zijn best kun je spreken van suboptimalistatie, van een oprechte, goed bedoelde optimalisering per verantwoordingsdomein, maar het ontbreekt sterk aan een domeinoverstijgende aanpak. En dat heeft veel te maken met de aanbeveling rond normalisatie, standaardisatie en uniformering."
Vandaar ook, zo schat Kuipers de ontvangst van het eindrapport in, dat er inmiddels bij de onderzochte sectoren enthousiasme bestaat om de bevindingen en aanbevelingen van het Platform verder uit te werken. Kuipers: "Daar is een unaniem draagvlak voor. Dat mag een wondertje heten. Wij denken dat met de door ons aanbevolen opvolger Overlegplatform Publieke Verantwoording (OPV) binnen drie jaar de nodige winst is te verzilveren."
Formele doelstelling Platform voor de Publieke Jaarverslaggeving
- Door normalisatie en meer eenduidigheid actief een bijdrage leveren aan administratieve lastenverlichting, mede gericht op kostenbesparing.
- Door het bundelen van kennis en het over en weer benutten van deze kennis de kwaliteit van de jaarverslaggeving verhogen en ad hoc besluitvorming terugdringen.
- Door een betere beleidsmatige afstemming en normalisatie komen tot een vergroting van de onderlinge vergelijkbaarheid waardoor ook een betere benchmarking kan plaatsvinden.
Zie ook Accountant april 2013, pagina 29
Aanbevelingen PPJ
- Betere coördinatiestructuur.
- Meer inhoudelijke afstemming en zo mogelijk standaardisatie.
- Zorgvuldige procesgang.
- Meer onderscheid tussen need to know en nice to know in het bestuursverslag van het jaarverslag.
- Betere digitale ondersteuning.
Het PPJ-rapport is te downloaden op Accountant.nl.
Bevindingen PPJ
- Verschillen en keuzemogelijkheden in verslaggevingsvoorschriften doen enerzijds recht aan de veelvormige werkelijkheid in de (semi-)publieke sector, maar werken tegelijk complicerend.
- Het uiteenlopen van de formats bij verantwoordingsdocumenten heeft een heel andere impact op de ene soort gebruiker dan op de andere soort gebruiker.
- Door de digitalisering is inhoudelijke afstemming (ten minste normalisatie, waar mogelijk harmonisatie) een absolute vereiste.
- Gebruikers zien door het bomen het bos niet meer.
- Het PPJ constateert dat er op het punt van de verslaggeving en verantwoording overwegend positieve ervaringen zijn met de wijze van aanpak bij de nieuwe regels voor 'Topinkomens' en 'Derivaten'. Dit levert algemener toepasbare lessen op.