Magazine 01 maart 2013

Conflictmineralen: via de mobiele telefoon bloed aan de handen...

Wie via ‘conflictmineralen’ bloed aan zijn handen heeft, moet dat via een door een accountant getoetste due diligence melden bij de Amerikaanse SEC. Dit geldt niet alleen voor aan een Amerikaanse beurs genoteerde onderneming maar ook voor hun toeleveranciers én de toeleveranciers daarvan. Daardoor reikt deze regelgeving veel verder dan ondernemingen vaak denken. Tot ver in Europa.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Arthur Izeboud en Paul Swirc

De term conflictmineralen vraagt om uitleg. Het zijn mineralen die worden gewonnen in de Democratische Republiek Congo of één van de negen daar omheen liggende landen (zie kader). Concreet gaat het om goud, tin, wolfraam en tantalum. De problemen met deze mineralen zijn goed te vergelijken met de bekende problematiek rondom de winning van en handel in bloeddiamanten. In Congo worden de opbrengsten gebruikt om een oorlog te financieren. Sinds het einde van de jaren negentig heerst er spanning in het oosten van dit Afrikaanse land. Miljoenen Congolezen vonden hierbij de dood. De mineralenmijnen staan onder het bewind van militante groepen. Zij zijn verantwoordelijk voor ernstige schendingen van de mensenrechten, er is geen toezicht op kinderarbeid en er vindt gedwongen arbeid en ontbossing plaats.

De genoemde mineralen komen in tal van producten terug. Van mobiele telefoons, röntgenapparatuur en satellietschotels tot aan zendmasten van telecommunicatiebedrijven, broekritsen, computers, televisies, verpakkingen en printplaten.

Dodd Frank Act

De Verenigde Naties zijn al zo'n tien jaar bezig om de situatie rond de conflictmineralen in Congo aan de kaak te stellen. Ook non-gouvernementele lobbygroepen proberen het Amerikaanse Congres in beweging te krijgen om wetgeving over dit onderwerp te ontwikkelen. Deze inspanningen hebben in 2012 geleid tot het opnemen van regelgeving in de veel bredere en al sinds 2010 van kracht zijnde Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act. Op 22 augustus 2012 werden definitieve bepalingen aangenomen die specifiek over conflictmineralen gaan.

Artikelen 1502 en 1504 van de Dodd-Frank Act gaan specifiek over nieuwe verslagleggingseisen over het gebruik van conflictgrondstoffen uit Congo en aangrenzende landen. Ook behandelen ze mijnbouwveiligheid en betalingen aan overheidsinstellingen in relatie tot de winning van olie, gas of mineralen. Artikel 1502 gaat specifiek over conflictmineralen. Het artikel vereist van alle bedrijven die hun jaarverslag filen bij de Amerikaanse beurstoezichthouder SEC (door middel van Form 10K, 20F en 40F) en dus een beursnotering hebben, dat zij het gebruik van deze mineralen melden. Het gaat dus om zowel Amerikaanse ondernemingen als bedrijven uit andere landen.

Kalenderjaar 2013

Het rapporteren over het gebruik van conflictmineralen moet volgens de SEC leiden tot meer transparantie in de handel van mineralen die bijdragen aan de financiering van de gewapende strijd, vooral in het oosten van Congo. De richtlijnen hebben verstrekkende gevolgen voor aan de Amerikaanse beurs genoteerde bedrijven en hun toeleveranciers. Zij moeten in hun gehele keten aantonen waar de mineralen vandaan komen, en rapporteren in welke mate zij conflictmineralen in hun producten verwerken. Op dit moment staat er nog geen sanctie op het gebruik van conflictmineralen, maar het spel van name, shame and blame is wel op de wagen.

Bedrijven moeten rapporteren op basis van een kalenderjaar: dit is voor het eerst voor het kalenderjaar dat op 31 december 2013 eindigt. Vóór 31 mei 2014 dient er vervolgens aan de SEC gerapporteerd te zijn.

Drie stappen

De SEC schat in dat zesduizend genoteerde bedrijven door deze richtlijnen worden geraakt. Dat is ongeveer de helft van alle in de VS genoteerde ondernemingen. Maar daar komen wereldwijd toeleveranciers én toeleveranciers van toeleveranciers bij, ook als zij niet beursgenoteerd zijn. Stap één is dan ook bepalen of een bedrijf aan artikel 1502 moet voldoen. Hamvraag: produceert het bedrijf met behulp van conflictmineralen of láát het deze produceren met conflictmineralen? Zo ja, zijn conflictmineralen beslist nodig voor het product dat wordt gemaakt? Zo niet, dan kan het bedrijf ervoor kiezen mineralen met een andere afkomst te betrekken.

In de meeste gevallen is een due diligence naar het land en de mijn van herkomst nodig (stap twee). Een voorbeeld van zo'n erkende onderzoeksmethode is die van de Organisatie voor Europese Samenwerking en Ontwikkeling (OECD). Daarmee wordt niet alleen de afkomst, maar ook de keten inzichtelijk.

De derde en laatste stap betreft de rapportage aan de SEC. Een accountant moet het gehanteerde framework controleren. De onderneming moet de rapportage, inclusief het oordeel van de accountant, op de eigen corporate website publiceren. Verder moet het bedrijf haar control framework dusdanig inrichten dat doorlopend informatie beschikbaar is over het beleid rondom conflictmineralen. Op die wijze is geborgd dat er jaarlijks aan de SEC kan worden gerapporteerd.

Vergelijking met SOx

Er zijn overeenkomsten tussen de artikelen 1502 en 1504 van de Dodds-Frank Act en de Sarbanes-Oxley-act van 2002. De externe accountant moet ook hier rapporteren over het stelsel van maatregelen dat een bedrijf intern heeft genomen. Een groot verschil is dat Sarbanes-Oxley zich richt op de financiële processen. Bij conflictmineralen gaat het meer om (uiteindelijk) ‘menselijke’ zaken.

Echter, het proces vertoont grote parallellen, vooral in het inzichtelijk maken van interne processen. In de VS genoteerde ondernemingen zoals Philips en ASML, maar ook hun toeleveranciers, moeten direct of indirect voldoen aan de artikelen over conflictmineralen. De nieuwe regelgeving heeft echter ook grote gevolgen voor Nederlandse dochters van Amerikaanse bedrijven. Investerings- en beleggingsmaatschappijen zijn een derde groep die door de nieuwe regelgeving wordt geraakt.

Niet beperkt tot VS

De verwachting is dat de regelgeving over conflictmineralen niet beperkt blijft tot Amerika. De Europese Commissie onderzoekt momenteel de toepassing en de inpassing van vergelijkbare regelgeving in Europa. Verwachting is dat daarmee het aantal controles van accountants op het toegepaste onderzoek toeneemt.

Voorfabrikanten zijn er aanknopingspunten in de vorm van de richtlijnen van de EICC, OESO, het CFS (zie kader), maar ook aan de hand van de Europese verordening voor chemische stoffen REACH: Registratie, Evaluatie en Autorisatie van Chemische stoffen. Deze wetgeving helpt bedrijven nu in de praktijk gemakkelijk te identificeren in welke componenten conflictmineralen zitten.

Het is in elk geval aan te raden een multidisciplinair team op te zetten waar internal audit compliance, legal, IT, corporate social responsability en sourcing en de externe accountant deel van uitmaken. Daarnaast is een onafhankelijke audit van de due diligence en de gebruikte methodes en technieken voor het onderzoek verplicht.

Reputatieschaal

Artikelen 1502 en 1504 van de Dodd-Frank Act bouwen voort op het principe van aantoonbare transparantie. Van trust me, tell me en show me, gaan we naar prove me. Aannemen dat het wel goed zit, is niet meer genoeg. Er rust geen boete op het gebruik van conflictmineralen, maar een onderneming zet zichzelf wel degelijk te kijk. Met alle reputatieschade van dien. In een eerste stap moet de onderneming intern transparantie verkrijgen door middel van een gedegen due diligence. De accountant speelt vervolgens een belangrijke rol in de validatie van het onderzoek om de supply chain te doorgronden. Wat zijn het gebruikte framework en de internal controls en van welke kwaliteit zijn deze? Voor zowel onderneming als accountant is dit een nogal onontgonnen terrein. Maar met de verplichting voor 2013 in het achterhoofd is het wel zaak dat terrein zo snel mogelijk te verkennen.

Triodos Bank en CFS

Triodos Bank is als één van de eerste Nederlandse financiële instellingen bewust met concreet beleid over conflictmineralen in haar investeringen aan de slag gegaan. Het hanteert daarvoor niet de richtlijnen van de OESO, maar beroept zich op de kennis van het door de elektronische industrie in het leven geroepen Conflict Free Smelter Program (CFS). Hierin is een standaard ontwikkeld waardoor voor elektronicaproducenten duidelijk wordt of de ingekochte mineralen zijn besmet of niet. Onafhankelijke controleurs zien hier op toe. De standaard wordt opgesteld in nauwe samenwerking met lokale niet-gouvernementele organisaties, maatschappelijke organisaties, overheid en vertegenwoordigers uit de industrie.

Triodos Bank zegt CFS te zien als een best practice. “Positief aan het CFS is dat de organisatie het probleem op een constructieve manier aanpakt. Het CFS erkent bijvoorbeeld de negatieve consequenties van het uitsluiten van conflictmineralen. De mineralen worden soms gezien als onmisbaar in de productie van elektronische apparaten.”

Volgens Triodos staat het CFS nog in de kinderschoenen. “Het geeft op dit moment nog geen waterdichte garantie dat mineralen afkomstig uit Congo en de naastgelegen gebieden eerlijk worden gewonnen. Het CFS is echter een goed begin.” Nokia en STMicroelectronics maken vanaf de oprichting deel uit van CFS.

Logitech en EICC

Logitech laat op haar website weten betrokken te zijn bij de Eletronic Industry Citizenship Coalition , een sociale en milieugedragscode die ook door de elektronica-industrie wordt erkend. Het EICC biedt haar leden een raamwerk om het onderzoek naar conflictmineralen op te pakken. Logitech verwijst daarnaar en zegt op haar website geen metalen rechtstreeks te winnen of te kopen. “Maar we zijn ons wel bewust van de beweringen dat metalen die in de Democratische Republiek Congo illegaal worden gewonnen, mogelijk in de productieketen van elektronica terechtkomen en dat de opbrengst van deze illegale grondstofwinning de schending van mensenrechten kan verergeren in de oostelijke regio.”

Het bedrijf stuurde een brief naar haar leveranciers om hen van dit onderwerp bewust te maken. Echter, over sancties wordt niet gesproken. Logitech wil leveranciers bewust maken, totdat er een manier van certificering van mineralen is gevonden.

De EICC heeft een template ontwikkeld om bedrijven te helpen bij de due diligence naar compliance op deze wet.

Noot
Arthur Izeboud is practiceleader GRC bij Resources Global Professionals en docent corporate governance aan Nyenrode Business University.
Paul Swirc is internal auditspecialist bij NFA Finance & Legal en associate consultant bij Resources Global Professionals.