Magazine 01 maart 2012

Goed voorbereid over op SEPA

De invoering van Single Euro Payments Area (SEPA) heeft gevolgen voor de administraties en de onderliggende software van accountantskantoren en hun klanten.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2012

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

In eurolanden betaalt men nu al met dezelfde munten en biljetten en met de invoering van het ‘nieuwe pinnen’ kan iedereen met dezelfde betaalpassen betalen. In het SEPA-tijdperk wordt overal IBAN (International Bank Account Number) gebruikt als bankrekeningnummer en is in eurolanden sprake van dezelfde bankoverschrijvingen en incasso's. Lokale betaalmiddelen worden dus vervangen door pan-Europese betaalproducten. Belangrijk is dat de administraties van accountantskantoren en klanten, en de onderliggende softwarepakketten tijdig geschikt worden gemaakt voor de overgang naar SEPA.

Planning

De huidige planning voor de overgang naar SEPA-betalingsinstrumenten is als volgt:

• Voor overschrijvingen en incasso's geldt 1 februari 2014 als streefdatum; dat is ook de einddatum voor nationale betaalproducten.
• Andere lokale betalingsinstrumenten, zoals acceptgiro's en IDEAL, kunnen tot 1 februari 2015 in de huidige vorm gebruikt blijven worden. Sommige lokale betalingsinstrumenten verdwijnen op termijn, andere worden aangepast of vervangen door een SEPA-variant.

Technisch gezien is de overgang naar SEPA een zaak voor de softwareleverancier. Het gaat dan bijvoorbeeld om het ombouwen van Clieop03 naar het SEPA-formaat voor overboekingen en incasso's. Een belangrijk aandachtspunt is dat sommige banken afwijkende en/of aanvullende (technische) specificaties hanteren.

IBAN en BIC

Lokale bankrekeningnummers worden vervangen door IBAN, een al lang bestaande internationale standaard voor bankrekeningnummers die voornamelijk werd gebruikt voor grensoverschrijdende betalingen. IBAN wordt met de overgang naar SEPA voor alle girale betalingen gebruikt, dus ook binnen Nederland. Wordt met buitenlandse relaties gewerkt, dan is het belangrijk dat er genoeg ruimte is voor het vastleggen van IBAN. Een IBAN kan maximaal 34 tekens bevatten. Een Nederlandse IBAN heeft achttien tekens. Verder kennen alle banken een Bank Identifier Code (BIC) die het adres aanduidt van de ontvangende bank. Invullen van BIC is niet verplicht als sprake is van een Nederlandse IBAN waar geld aan overgemaakt of geïncasseerd wordt. Uit een Nederlandse IBAN kan namelijk de BIC worden afgeleid.

Sinds 2007 is het verplicht om bij overboekingen naar deelnemende SEPA-landen een IBAN en BIC van de bank van de begunstigde te vermelden. Organisaties die grensoverschrijdend werken, hebben die gegevens dan ook al een paar jaar in hun administratie opgenomen. Een correct IBAN en BIC kunnen worden verkregen via de bank van de begunstigde. Zonder een IBAN en BIC kan de bank de opdracht weigeren en, onder inhouding van extra kosten, retourneren.

Incasso's

Voor overschrijvingen is het gebruik van IBAN feitelijk voldoende om de overstap naar SEPA te maken als de software daar gereed voor is. Voor incasso's vereist de overgang duidelijk meer voorbereiding. Er moet in elk geval een Europees incassocontract worden afgesloten met de bank, waarbij een Incassant ID wordt verstrekt. Dit geldt dus ook als er al een bestaand incassocontract loopt.

Elke ontvangen machtiging voor een Europese incasso moet worden voorzien van een kenmerk. In combinatie met het Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten kunnen worden gerelateerd aan een specifieke machtiging. Dit geldt ook voor al lopende machtigingen.

Voor de Europese incasso moet een nieuw machtigingsformulier worden ontworpen, met daarop in elk geval het incassant ID, het unieke kenmerk van de machtiging en de eventuele terugboekingstermijn. In het administratiesysteem moet per machtiging het volgende worden geregistreerd: kenmerk machtiging, datum en plaats ondertekening, en soort machtiging (eenmalig, doorlopend).

Drie checklists

Accountantskantoren kunnen de volgende checklists hanteren bij de overgang naar SEPA binnen een kantoor en bij het ondersteunen van klanten die dezelfde overstap moeten maken:

IBAN en BIC

1. Ga na waar in administraties (van u zelf en van klanten) bankrekeningnummers worden vastgelegd.
2. Ga na of in betreffende administraties ruimte is om IBAN en BIC in te vullen.
3. Zet bankrekeningnummers om naar IBAN en BIC, van uzelf en relaties binnen (klanten)administraties, bijvoorbeeld voor crediteuren, leden en werknemers. Maak zo nodig gebruik van de eerder genoemde IBAN BIC Service (zie kader).
   Vanwege huidige processen is het wellicht handig de huidige bankrekeningnummers nog intact te laten. Stem dit goed af met uw bank en softwareleverancier.
4. Vermeld IBAN en BIC op uitingen als facturen, websites en dergelijke. Maak klanten hier ook attent op.

Incasso's

1. Ga na of binnen uw kantoor of bij klanten wordt gewerkt met incasso's. Is dit niet het geval, dan kunt u de volgende acties overslaan.
2. Voor incasso moet een Europees incassocontract worden afgesloten met de bank. Daarbij wordt een Incassant ID verstrekt. Dit geldt ook als er al een incassocontract loopt bij de bank.
3. Voorzie elke ontvangen machtiging voor een Europese incasso met een kenmerk. In combinatie met het Incassant ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten kunnen worden gerelateerd aan een specifieke machtiging. Dit geldt ook voor al lopende machtigingen.
4. Leg de datum van de ondertekening van de machtiging Europese incasso vast in de administratie.
5. Ontwerp een nieuw machtigingsformulier voor de Europese incasso. Op de website www.sepanl.nl staan voorbeelden.
6. Bestaande doorlopende machtigingen voor incasso kunnen geldig blijven. Sluit dit kort met de bank.
7. Breng incassorelaties op de hoogte van het Incassant ID en kenmerk (per relatie) voor de Europese incasso. Informeren hoeft niet apart, maar mag bijvoorbeeld door vermelding op de factuur.
8. De invoering van de Europese Richtlijn Betaaldiensten (de Payment Services Directive - PSD) leidt tot nieuwe wettelijke regels voor de terugboekingstermijn van een incasso sinds 1 november 2009. Herzie, waar nodig, contractuele verplichtingen met incassorelaties.

Verwerking SEPA

1. Ga na of de software SEPA ondersteunt voor overboekingen en incasso's voor de banken waar u en uw klanten zaken mee doen. Het kan gaan om een boekhoudpakket voor betalingen aan crediteuren, een salarispakket voor betalingen aan werknemers of een ledenadministratie voor incasso van leden.
2. Bekijk of de software het vastleggen van mandateringsgegevens voor incasso's ondersteunt. Te weten: kenmerk, datum ondertekening en soort machtiging (eenmalig, doorlopend).
3. Bekijk of de software het ophalen van rekeninginformatie (elektronische bankafschriften) via het nieuwe formaat CAMT ondersteunt als beoogde opvolger van het huidige MT940-formaat. Banken hanteren trouwens hun eigen beleid en tijdslijnen. Een nadrukkelijk aandachtspunt hierbij is de herkenning van het bankrekeningnummer waar klanten vanaf betalen.

Bovenstaande informatie is voor een belangrijk deel ontleend aan het rapport ‘Van Clieop naar SEPA’ dat gratis is op te vragen via www.ictaccountancy.nl.

Noot

Gerard Bottemanne is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED.

Coördinatie SEPA

In Nederland wordt de overgang naar SEPA gecoördineerd door het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS), opgericht door het Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer (MOB). Het NFS wordt gefaciliteerd door het DNB Programmabureau SEPA. De laatste stand van zaken, alsmede het SEPA Migratieplan Nederland, staat op de website www.sepanl.nl van de Betaalvereniging Nederland.

Tip

Als software daarvoor de mogelijkheid biedt, kunnen accountantskantoren alvast beginnen met het vastleggen van IBAN en BIC. Zo kunnen zij zich tijdig voorbereiden op de overgang naar SEPA.

IBAN BIC Service

De IBAN BIC Service is een tijdelijke service van de gezamenlijke Nederlandse banken ter ondersteuning van de migratie in Nederland naar het gebruik van Europese betaalproducten. Met de IBAN BIC Service kunt u voor bestaande Nederlandserekeningnummers, de juiste bijbehorende IBAN en BIC opzoeken. Zie www.ibanbicservice.nl.