Magazine 01 maart 2011

Inzage Belastingdienst in controledossiers

In december 2009 kwam een einde aan de vijftien jaar oude gedragscode tussen de Belastingdienst en NIVRA en NOvAA over inzage in controledossiers. De code sloot onvoldoende aan bij gewijzigde regelgeving, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties. Praktijkhandreiking 1113 beschrijft de nieuwe afspraken.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Openbaar accountants voeren bij hun jaarrekeningcontrole werkzaamheden uit die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden van de Belastingdienst bij haar controles van aangiften. Er is een maatschappelijk belang mee gediend dat de Belastingdienst in dit kader gebruik kan maken van de werkzaamheden van de accountant en de verkregen controle-informatie.

Tegelijkertijd is een maatschappelijk belang dat accountants zorgvuldig omgaan met de (vertrouwelijke) gegevens van hun cliënten en deze in beginsel geheimhouden.

Op grond van arresten van de Hoge Raad zijn grenzen gesteld aan de informatie die de Belastingdienst mag gebruiken bij het controleren van de aangiften van ondernemers. Deze grenzen worden mede bepaald door het fair-play-beginsel, het proportionaliteitsbeginsel en het subsidiariteitsbeginsel (zie kader).

De beroepsorganisaties en de Belastingdienst hebben in goed overleg gezocht naar een nieuwe regeling die past in het moderne tijdsbeeld, maar inhoudelijk niet tot wezenlijke verschillen zou leiden.

Instemming vragen

Gezamenlijk is geconcludeerd dat de Belastingdienst in principe inzage moet kunnen hebben in de controledossiers van de openbaar accountant, maar dat dit niet kan zonder voorafgaande instemming van de controlecliënt/belastingplichtige.

Het ligt dan ook voor de hand dat de openbaar accountants in hun uitingen naar het maatschappelijk verkeer en naar cliënten aangeven dat zij ervan uitgaan dat hun cliënten, binnen de kaders van wetgeving en jurisprudentie, meewerken aan het geven van inzage in de controledossiers. In dat kader is in de modellen voor de opdrachtbevestiging bij een controleopdracht nu opgenomen dat de Belastingdienst om inzage kan vragen en dat de accountant op dat moment de instemming van de cliënt zal vragen. Ook is een voorbeeld van zo'n verzoek om bevestiging van de instemming opgenomen.

Gevolgen van weigeren

De Belastingdienst zal een verzoek om inzage normaliter richten aan de belastingplichtige of diens adviseur. Wanneer een cliënt inzage weigert, dan zal zijn accountant met hem bespreken wat hiervoor de redenen zijn en of het mogelijk is alsnog in te stemmen. Als de accountant op grond van die toelichting twijfelt aan de gronden voor de weigering, dan zal hij zijn positie evalueren in het kader van de VGC en meer specifiek voor wat betreft het voortzetten van de relatie met de cliënt. De accountant zal geen inzage in het controledossier geven zonder dat de instemming is ontvangen.

Wanneer dit leidt tot problemen met de Belastingdienst, dan zal hij contact opnemen met de beroepsorganisatie, die met de Belastingdienst kan overleggen over de oplossing.

De praktijkhandreiking biedt een goede basis voor de samenwerking, maar de praktische betekenis van de beginselen (zie kader) kan erg lastig zijn. De accountant en cliënt kunnen zich dan laten adviseren door een deskundige.

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met het NIVRA Overlegplatform Vaktechniek. Eerdere artikelen vindt u op Accountant.nl (Vaktechnische artikelen).

Noot
Peter Veerman is als partner van PricewaterhouseCoopers Accountants verantwoordelijk voor regulatory affairs, Jan Thijs Drupsteen is hoofd Vaktechniek binnen de afdeling Regelgeving bij de NBA.

Drie beginselen

Volgens het fair-play-beginsel mag een belastingambtenaar zijn bevoegdheden niet gebruiken om kennis te krijgen van documenten van accountants en andere derden over de fiscale positie van de belastingplichtige, zoals beschouwingen over die fiscale positie in het controledossier (bijvoorbeeld een analyse van mogelijke risico's betreffende door de belastingplichtige ingenomen fiscale standpunten).

Het proportionaliteitsbeginsel betekent dat de belastingambtenaar niet zonder meer inzage kan verzoeken in alle dossiers van een accountant, maar alleen in het kader van een ingevolge de belastingwet te verrichten onderzoek. Het tijdsbeslag zal daarbij voor de accountant zo beperkt mogelijk worden gehouden.

Krachtens het subsidiariteitsbeginsel vraagt dat de belastingambtenaar alleen die informatie aan de accountant die hij niet op een andere, voor de accountant minder belastende, wijze kan verkrijgen. Bij het maken van kopieën uit het controledossier stelt hij zich terughoudend op en houdt hij rekening met het intellectueel eigendom van de accountant.

Acht stappen bij inzage controledossier

De praktijkhandreiking beschrijft het hele proces van inzage verstrekken aan de Belastingdienst. Ook is er een toelichting op belangrijke issues zoals geheimhouding. De stappen kort samengevat:

1. De belastingambtenaar informeert de cliënt dat hij inzage wil in het controledossier van de accountant.
2. De accountant vraagt de cliënt om te bevestigen dat inzage kan worden verstrekt.
3. Na de schriftelijke toestemming maakt de accountant een afspraak met de belastingambtenaar voor een gesprek.
4. In het gesprek geeft de belastingambtenaar het doel en de objecten van de belastingcontrole aan en verstrekt de accountant hem informatie over de uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van die objecten.
5. Tijdens of na het gesprek kan inzage worden verstrekt in (delen van) het dossier.
6. Deze inzage gebeurt met inachtneming van de grenzen aan de informatie die de Belastingdienst mag inzien in het kader van zijn belastingcontrole.
7. Als het controledossier (kopieën van) stukken van de cliënt bevat, mag de belastingambtenaar die in beginsel inzien, maar verstrekking daarvan wordt overgelaten aan de cliënt.
8. De belastingambtenaar maakt een verslag van de gevoerde gesprekken, dat desgewenst door de accountant kan worden aangevuld.

Horizontaal toezicht

Bij horizontaal toezicht zijn belastingplichtigen vroegtijdig duidelijk over hun fiscale zaken, maakt de Belastingdienst in ruil daarvoor afspraken over de fiscale verwerking en stelt zij de aangifte sneller vast.

Grotemiddelgrote ondernemingen maken de horizontaaltoezichtafspraken veelal op individuele basis met de Belastingdienst. De accountant is hierbij in principe geen directe partij en zal de cliënt dus ook hier instemming vragen wanneer de Belastingdienst om inzage vraagt.

Kleinere ondernemingen zullen veelal deelnemen aan een horizontaal- toezichtconvenant tussen de Belastingdienst en hun fiscaal intermediair (bijvoorbeeld de openbaar accountant) over de totstandkoming van de aangiften, al dan niet gekoppeld aan het samenstellen van de jaarrekening. In zulke situaties geldt een andere uitwerking van de relatie tussen Belastingdienst en openbaar accountant, die in een andere praktijkhandreiking wordt beschreven.