Magazine 01 juni 2014

Scannen en herkennen: hot or not?

De opmars van software voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten is voorbij. Maar toegevoegde waarde hebben de scan- en herkentoepassingen nog wel.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 6, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Niemand durft met zekerheid te voorspellen of elektronisch factureren de komende jaren het scannen en herkennen van boekingsdocumenten gaat verdringen. In plaats van een gestage opmars van elektronisch factureren waren het de afgelopen drie jaar de leveranciers van scan- en herkentoepassingen die op grote schaal terrein veroverden in de accountancy. En nog steeds wordt scannen en herkennen bij vele kantoren uitgerold en is een aantal kantoren zelfs al van leverancier gewisseld en aan een tweede uitrol bezig.

Toegevoegde waarde

De aanwas van nieuwe toepassingen is inmiddels tot stilstand gekomen, de eerste leveranciers hebben zelfs al het veld moeten ruimen. Maar er zijn nog altijd ruim twintig leveranciers met scan- en herkentoepassingen actief in de accountancy. Dit blijkt uit het onlangs verschenen rapport 'Scannen en herkennen van boekingsdocumenten 2014'. Komende jaren zal hun aantal verder afnemen, maar zeker niet zomaar verdwijnen. Scan- en herkentoepassingen hebben toegevoegde waarde omdat:

1. Het nog jaren zal duren voordat elektronisch factureren de overhand heeft in alle branches.
2. Er naast elektronische facturen ook nog andere boekingsdocumenten zijn die voor scannen en herkennen in aanmerking komen, met name kassabonnen in de detailhandel en horeca.
3. Softwareleveranciers eerst volledig klaar moeten zijn voor elektronisch factureren. Alleen een factuur aanmaken in pdf-formaat en aanbieden aan een mailprogramma is nog geen elektronisch factureren.
4. Accountantskantoren eerst de software die geschikt is voor elektronisch factureren moeten uitrollen voor hun eigen en klantadministraties. Dit betekent ook dat deze software naadloos moet samenwerken met de boekhouding.
5. Scannen ook inzetbaar is voor andere gebieden binnen een accountantskantoor. Dit artikel is primair gericht op het scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Maar scannen kan ook worden ingezet binnen een afdeling personeelszaken en voor dossiervorming bij een controle- of samenstelopdracht.

Meer toepassingen

Naast scannen van papieren documenten bieden steeds meer scan- en herkentoepassingen de mogelijkheid om facturen in pdf in te lezen om vervolgens te herkennen en te verwerken. De facturen zijn dan al elektronisch ontvangen in pdf-formaat en dat maakt scannen overbodig. Nog een stap verder is het elektronisch uitwisselen van facturen in UBL (zie kader). Naast inkoop- en verkoopfacturen kunnen steeds vaker kassabonnen worden verwerkt via scannen en herkennen. En apps zorgen ervoor dat een kassabon direct via een smartphone kan worden opgenomen. Via de smartphone wordt dan een afbeelding gemaakt van de kassabon die automatisch wordt doorgestuurd om te verwerken. Meestal is dan alleen sprake van een afbeelding, die vervolgens handmatig wordt geboekt.

Efficiency

Bij scannen en herkennen gaat in de praktijk de meeste aandacht uit naar de verwerkingssnelheid van de ontvangen boekingsdocumenten. Als deze eenmaal zijn gescand, dan wordt de verwerkingssnelheid voor een belangrijk deel bepaald door de mate van herkenning. In de praktijk wordt deze herkenning in de tijd opgebouwd door het vastleggen van steeds meer herkenningsregels, oftewel boekingsintelligentie. Soms worden deze herkenningsregels opgebouwd over meerdere administraties en zelfs accountantskantoren heen. Dit laatste is mogelijk als een oplossing via het cloud-model wordt aangeboden. Daar tegenover staan dan de oplossingen die bij een accountantskantoor lokaal op een server worden geïnstalleerd.

Voor kantoren met minder administraties en boekingen is zeker niet altijd een efficiencyvoordeel te behalen wat betreft het terugbrengen van de verwerkingstijd van het inboeken van boekingsdocumenten. Het digitaal beschikbaar hebben van facturen kan echter wel voordeel opleveren bij samenstelwerkzaamheden. Facturen zijn per slot van rekening direct digitaal beschikbaar en hoeven niet achteraf nog eens bij een klant te worden opgevraagd.

Archiveren

Een belangrijk punt is het archiveren van de gescande (en digitaal ontvangen) boekingsdocumenten. In de praktijk worden hiervoor verschillende oplossingen aangeboden, zoals:

1. Het opbouwen van een digitaal archief van boekings-documenten als onderdeel van het boekhoudpakket.
2. Een digitaal archief van boekingsdocumenten als onderdeel van de scan- en herkentoepassing.
3. Een digitaal archief van boekingsdocumenten op een plaats die door het accountantskantoor wordt bepaald.

Als scannen en herkennen van boekingsdocumenten als cloud-dienst wordt aangeboden is het raadzaam af te stemmen waar de documenten worden opgeslagen en hoe de 'exit-strategie' is geregeld. Oftewel: op welke wijze kun je beschikken over de boekingsdocumenten als je geen gebruik meer maakt van de cloud-dienst. Per slot van rekening is wel sprake van officiële boekingsdocumenten waarover de accountant - en zijn klanten - minimaal zeven jaar moet kunnen beschikken.

De kosten

Een gevoelig punt tot slot zijn de kosten van softwaresystemen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Slechts een beperkt aantal leveranciers verschaft vooraf duidelijke prijsinformatie. Een groot deel verschaft geen tot zeer beperkte prijsinformatie, met soms een 'vanaf prijs'. Het is in elk geval aan te bevelen altijd vooraf een berekening te maken van de totale kosten. Dit laatste kan gaan om eenmalige kosten, periodieke kosten en eventuele kosten per boekingsdocument. Er worden verschillende prijsmodellen gehanteerd, waardoor vergelijken niet altijd eenvoudig is. Het complete rapport 'Scannen en herkennen van boekingsdocumenten 2014', met een beschrijving per toepassing en uitgebreide gebruikerservaring, is gratis op te vragen via www.ictaccountancy.nl.

Aandachtspunten bij pakketselectie

• Herkennen van meerdere factuurregels
• Vreemde valuta
• Boekingsintelligentie over administraties heen
• Plaats van archiveren
• Koppeling boekhoudsoftware
• Scannen door klanten
• Elektronisch uitwisselen boekingsdocumenten
• Voorbereid op UBL

UBL

Steeds meer in opkomst is elektronisch factureren waarbij de facturen worden uitgewisseld in de XML-standaard UBL 2.0. UBL is een berichtenstandaard voor een factuur (en andere handelsdocumenten) die in meerdere landen wordt gebruikt en door de Nederlandse overheid is gekozen als standaard op het gebied van elektronisch factureren. Er is dan sprake van een gestructureerd (factuur)bericht, waardoor de factuurgegevens direct kunnen worden herkend en verwerkt. Scannen en herkennen op basis van OCR-techniek is dan niet meer nodig.