Magazine 01 juli 2013

Data-analyse in de mkb-praktijk

Data-analyse is veel meer dan een hype. Maar hoe passen mkb-accountants het nu toe in de praktijk?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 7/8, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Data-analyse is niet nieuw. Joris Hulstijn, universitair docent compliance management van de TU Delft, stelt het nuchter vast: “Accountants analyseren al jaren de data van hun klanten, onder meer voor het verkrijgen van een zekere mate van betrouwbaarheid.” Nieuw is wel de constant voortschrijdende ontwikkeling van IT-technologie die data-analyse naar een hoger niveau tilt: “Computers zijn sneller en kunnen meer gegevens bevatten.” Gericht op de accountancy wordt data-analyse op vele manieren toegepast. Enkele deskundigen uit de praktijk hierover:

PASCAL RAVEN, SENIOR MANAGER BIJ KPMG

“Een voorbeeld van een model om te starten met data-analyse is een saldi-overzicht met geboekte grootboekrekeningen per dagboek. Rekening houdend met materialiteit kun je dan eenvoudig inzoomen op boekingen die je niet verwacht, zoals personeelskosten in het verkoopboek. Ook krijg je op eenvoudige wijze inzicht in het daadwerkelijke proces; dit kan worden vergeleken met het proces zoals dat wordt beschreven door de klant. Memoriaalboekingen worden onmiddellijk inzichtelijk gemaakt.

Daarnaast kan je vandaag de dag relatief eenvoudig over data beschikken van meer boekjaren en dat maakt het mogelijk om een trendanalyse uit te voeren waaruit ook weer bijzondere zaken aan het licht kunnen komen.”

WILCO SCHELLEVIS, SENIOR ADVISEUR BIJ VISSER & VISSER ACCOUNTANTS BELASTINGADVISEURS

”Met data-analyse kun je bijvoorbeeld nagaan of er een patroon is in het aantal debet- en creditnota's van verkoopfacturen en een zelfde analyse van inkoopfacturen. Op die manier kunnen bijzonderheden aan het licht komen: zijn er bijvoorbeeld meer creditnota's in een bepaalde maand?

Ook kun je zien welke openstaande posten er zijn afgeboekt buiten het kas- en bankboek, welke bedragen er zijn overgemaakt op een bankrekening van personeelsleden of welke bedragen zijn overgemaakt op vreemde tijden, zoals buiten werktijd.”

Zowel het voorbeeld van Raven als de voorbeelden van Schellevis komen uit de dagelijkse praktijk. Steeds meer leveranciers hebben deze en andere controles standaard opgenomen in hun boekhoudsoftware, waardoor data-analyse al impliciet aanwezig is.

Schellevis noemt ook het onderscheid tussen de klassieke benadering van data-analyse, waarbij vooraf wordt besloten welke verbanden worden onderzocht. Bijvoorbeeld bij een zorginstelling het verband tussen geschreven-, gedeclareerde- en verloonde uren. Hier tegenover staat de moderne benadering van data-analyse met als uitgangspunt data analyseren, bijzonderheden signaleren en dan nagaan wat de risico's zijn en vervolgens de aanpak definiëren.

OLAF DE VRIEND, SENIOR ADVISEUR BIJ NOVO CONSILIUM

“Als adviseur voor ondernemers zet ik data-analyse in voor ontbrekende ‘application controles’. Bijvoorbeeld het controleren welke uren zijn geschreven op projecten die al zijn afgesloten. Ook in het kader van horizontaal toezicht voer ik data-analyses voor ondernemers uit, zoals doorsnedes van de geboekte btw per dagboek en per crediteur of een overzicht welke rekeningen geboekt zijn per crediteur. En dan zijn er natuurlijk nog de ‘omzet-/marge-analyses’ die voor zowel de accountant als voor de ondernemer worden gebruikt.”

JAN KASPER, HOOFD APPLICATIEBEHEER BIJ COUNTUS ACCOUNTANTS + ADVISEURS

“Naast de reguliere geautomatiseerde accountants- en verbandscontroles voor het samenstellen en het controleren van de jaarrekening maken onze adviseurs al enkele jaren gebruik van data-analyse via ons product Countus Signaal. De data, die is ontleend aan de financiële administratie, wordt per bedrijfstypering gerubriceerd en omgerekend naar de kengetallen die voor de branche van toepassing zijn. Adviseurs en klanten hebben op die manier snel inzicht in onder andere de ontwikkeling van het bruto-overschot, de reserveringscapaciteit, de kasstroom en de liquiditeit. Als vergelijking kunnen ook de gemiddelden van de branche worden getoond. Deze vorm van data-analyse wordt, afhankelijk van de wensen van de klant, meer malen per jaar aangeboden en is niet afhankelijk van een uitgebrachte jaarrekening. Hierdoor kunnen onze adviseurs samen met de klant nog sneller knelpunten inventariseren.” Kortom, data-analyse hoort ook zeker thuis in de accountantspraktijk die zich richt op het mkb. Accountants kunnen namelijk prima analyseren. Een cruciaal punt is wel het gebrek aan kennis en het beperkte aanbod van tools voor data-extractie. In een volgend artikel wordt ingegaan op de beschikbaarheid van tools die data-analyse ondersteunen.

Noot
Gerard Bottemanne is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED, www.ictaccountancy.nl.

NBA ondersteunt

Medio 2012 heeft de NBA de Kennisgroep voor Continuous Assurance, Data Analyse en Process Mining ingesteld. U kunt niet alleen klankborden met de leden van de kennisgroep, maar ook samenwerken. De kennisgroep zorgt dan voor de juiste link tussen vraag een aanbod. Regelmatig geven leden van de Kennisgroep presentaties en verzorgen publicaties.

Belangrijkste begrippen

 

Data-analyse

Data-analyse is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. In de accountancypraktijk gebeurt dat op basis van modellen die opgesteld zijn door de accountant en/of ondernemer. Data-analyse kan plaatsvinden met behulp van Excel of op basis van gespecialiseerde software, zoals ACL en Idea. Naast de samenstel- en controlepraktijk kan data-analyse ook ondersteunend zijn voor de adviespraktijk, bijvoorbeeld dashboards voor een continue informatievoorziening aan klanten.

Gegevensgericht controleren met behulp van data-analyse, als alternatief voor systeemgericht controleren, biedt een efficiëntere controle en ook meer controlemogelijkheden. Een eenvoudig voorbeeld is de bekende verbandcontrole: beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = verbruik. Een attentiepunt is wel het ontsluiten van de juiste data en focus houden door de veelheid van data en invalshoeken.

Process mining

Process mining is het in kaart brengen, onderzoeken en verbeteren van de (bedrijfs)processen aan de hand van event logs. Gericht op controle door de accountant kan via process mining de opzet, bestaan en werking van de processen worden getoetst. Het gaat in dit laatste geval om de werkelijke processen, die staan per slot van rekening in de event logs, en niet de veronderstelde processen.

Het bijhouden van event logs is op het terrein van IT-beheer en IT-auditing al jaren gemeengoed. Bijvoorbeeld om na te gaan of processen wel worden gestart en beëindigd door de personen die daartoe zijn bevoegd zijn. De relatie tussen process mining en data-analyse is dat process mining de betrouwbaarheid van onderliggende gegevens verhoogt. Proces mining is binnen de accountantspraktijk een jong, maar wel actief onderzoeksveld. Een voorbeeld van het gebruik van process mining is nagaan welke personen betrokken zijn bij het op- en afboeken van voorraad binnen een onderneming.

Continuous assurance

Continuous monitoring is het automatisch volgen van het verloop van de bedrijfsprocessen, aan de hand van kritische indicatoren. Meestal gebeurt dit door de onderneming zelf of door de interne auditafdeling. De accountant kan hier deels op steunen.

Continuous auditing is het regelmatig (continu) de uitkomsten van een proces (die worden immers gemonitord) vergelijken met een norm. Omdat deze vergelijking continu gebeurt, kan het alleen maar door software. Deze wordt echter ingeregeld door of onder verantwoordelijkheid van een auditor, bijvoorbeeld bij de interne auditafdeling.

Als continuous auditing-technieken verstandig zijn ingebed in een opdracht, met een duidelijk omschreven object, norm en scope, kan de accountant in principe op basis van deze technieken continu een bepaalde mate van zekerheid verschaffen over de aard van het proces. Dit is dan continuous assurance. De vaktechnische onderbouwing hiervan staat nog in de kinderschoenen. Het begrip ‘continuous’ geeft aan dat het telkens gaat om actuele informatie. Bij een geconstateerde afwijking kan zowel de ondernemer als de accountant dan ook direct handelend ingrijpen en bijvoorbeeld niet pas na een halfjaar.

De huidige IT-oplossingen en werkwijze door ondernemingen en accountants maakt het mogelijk om over een continue informatievoorziening te beschikken. Veel data is dus actueler beschikbaar. Er is ook een relatie met de omschakeling naar nieuwe vormen van dienstverlening: eFactureren, ketenintegratie en verdere digitalisering. Dit alles vertaalt zich ook in continue en actuele informatievoorziening aan klanten. Niet voor niets zijn financiële dashboards sterk in opkomst.

Auditfile-familie

Het bekendste voorbeeld van data-analyse in de accountantspraktijk is het gebruik van de auditfiles. Meestal gaat het dan om de ‘XML Auditfile Financieel’ (XAF) die vanuit verreweg de meeste boekhoudpakketten kan worden aangemaakt en door bijvoorbeeld rapportagesystemen kan worden geïmporteerd.

Inmiddels is er een hele familie van auditfiles ontstaan op ook andere gebieden dan de boekhouding. Over de auditfiles is in april 2013 het artikel ‘Auditfiles, haal eruit wat er in zit’ verschenen op www.accountant.nl.