Magazine 01 februari 2014

Mild als het kan, streng waar het moet

Toetst de Raad voor Toezicht accountantsorganisaties stiekem tóch rule based? En hoe zit het met de kwaliteit van de toetsers? Voorzitter Nico Schaar en hoofd Toezicht en Kwaliteit bij de NBA André Werring gingen er graag over in gesprek.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 1/2, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Lyda Westerink

Structureel scoort 25 tot 30 procent van de getoetste kantoren onvoldoende. Hoezo lerend vermogen?

Werring: Dat gaat natuurlijk niet steeds over dezelfde groep: er vallen kantoren uit, er komen nieuwe bij. Startende kantoren doen het in het algemeen niet zo goed, maar we ervaren ook dat juist starters erg open staan om hun kantoor te verbeteren.

Schaar: Uitgangspunt blijft dat het op de accountant aankomt, hij moet voldoen aan de beroepseisen. Als raad kunnen we faciliteren, aanwijzingen geven, toetsen, hertoetsen, maar op een bepaald moment houdt het op.

Werring: Soms lijkt het erop dat kantoren zich pas druk maken of zij wel aan de beroepseisen voldoen als de brief voor de toetsing op de mat valt. Als je dan nog verbeteringen wilt doorvoeren, ben je dus te laat.

Wat zijn de belangrijkste redenen voor de onvoldoendes van kantoren?

Schaar: Dat gaat soms om simpele dingen: geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering, de waarneming die niet is geregeld. Of er is niks vastgelegd over het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Op het gebied van dossiervorming gaat het ook vaak mis. “Het zit allemaal in mijn hoofd”, zegt de accountant dan. Maar daar zit geen printknop op. Werring: Het gaat om zaken die betrekkelijk makkelijk te regelen zijn. Grotere kantoren hebben intern meer mogelijkheden, maar voor kleine kantoren geldt dat ze zich ook door marktpartijen kunnen laten helpen om hun kantoor op orde te hebben. Denk aan handboeken, werkprogramma's, rapportgeneratoren en dergelijke. Dat kost geld, maar vaak kun je die kosten aftrekken en belangrijker: het is een investering, je krijgt er namelijk efficiency voor terug. En kantoren met een omzet van 20.000 euro per jaar, ja, dan wordt het wel kostbaar en lastiger om aan alle eisen te voldoen. Daar hoort toetsing bij, het is aan die kantoren om af te wegen of ze dat eigenlijk wel willen.

Over kleinere kantoren gesproken: regelgeving houdt rekening met de grootte van het kantoor. Toetsers ook?

Werring: Jazeker. Er zijn voor kleinere kantoren minder voorschriften, een handboek hoeft bijvoorbeeld niet, maar je moet wel op een of andere wijze vastleggen wat je wilt als kantoor. Als een kantoor geen assurance-opdrachten doet, brengt dat zeker minder eisen met zich mee.

Schaar: Afgelopen zomer kwam de AFM met haar rapportage over de niet-oob-kantoren. Daar waren maar weinig voldoendes, maar er was een éénpitter die ook wettelijke controles deed en die met vlag en wimpel is geslaagd. Het kan dus heel goed.

Toch klagen kleine kantoren dat de toetser niet altijd begrip toont voor hun dynamiek.

Schaar: Uit de evaluaties van de Raad van Toezicht van de NOvAA blijkt dat AA's tevreden zijn over de toetsing. Ook RA's gaven gemiddeld een zeven.

“Als klein kantoor moeten we een hele lijst met algemene vragen afwerken terwijl het grootste gedeelte kan worden overgeslagen.”

Werring: De verplichting om de monitoringvragenlijst in te vullen is nieuw voor AA-kantoren. Wanneer deze niet wordt teruggestuurd, betekent dat we niets van dat kantoor weten en vormt dat dus een zeker risico en loopt zo'n kantoor de kans dat we het dan maar gaan toetsen. Maar eigenlijk is het prima gegaan met het terugsturen van die monitoringvragenlijsten.

“De regelgeving is principle based, maar we worden rule based getoetst.”

Schaar: Dan zou er verkeerd getoetst zijn. En dat komt er, mocht het tot een tuchtactie komen, echt niet door bij de raad, die het bestuur adviseert of het een tuchtzaak wordt. 99 procent van de zaken die voor de tuchtrechter worden gebracht, blijft overeind. En we zijn echt niet op bloed uit, het aantal tuchtzaken ligt heel laag. Principle based betekent niet dat elk argument acceptabel is, het moet wel onderbouwd zijn.

Werring: Je moet bijvoorbeeld de waarneming geregeld hebben. Voldoet dat zonder geschreven overeenkomst? Alleen een telefoonnummer van een collega die ooit toegezegd heeft wel te willen waarnemen? We willen wel graag dat het aantoonbaar is geregeld.

Schaar: Vastleggen is van maatschappelijk belang, dat moeten kantoren niet sloppy regelen.

Werring: Toetsingen hebben ook een zeker opschonend effect. En er kan natuurlijk wel eens een toetser uit de bocht vliegen, maar dat gaat niet verder dan de beroepsstandaarden voorschrijven. De raad stelt het rapport van een toetser ook wel eens positief bij. Niet vaak, meestal is het andersom.

Maar de raad heeft zich de kritiek wel aangetrokken, want het toetsersbestand is inmiddels geëvalueerd?

Werring: Klopt. En we hebben een eerste opschoning van het toetsersbestand gedaan. Een kwalitatief hoogstaand toetsercorps is belangrijk, daarom hebben we nu voor alle toetsers een jaarlijkse training verplicht gesteld. Ook gaan we naar minder toetsers, zodat zij meer toetsingen kunnen doen, wat de kwaliteit zal verhogen. En we gaan ze beoordelen, mede aan de hand van de evaluaties van de getoetste kantoren. Schaar: Er is een richtlijn voor alle toetsers hoe zij tot hun oordeel moeten komen. Het is heel belangrijk om gelijksoortige gevallen gelijk te behandelen. De richtlijn is onderdeel geweest van de training.

Hoeveel kantoren slagen bij de hertoetsing wel?

Werring: Dat ligt tussen de tachtig en negentig procent. Overigens loopt de eerste toetsingsronde nu, dus er zijn nog geen hertoetsingen, alleen nog een paar van NOvAA en NIVRA. Nieuw is de mogelijkheid om vervroegd te kunnen toetsen. En we gaan - dat is ook nieuw - risicogericht selecteren: kantoren met een hoog risico, zoals starters, gaan we als eerste toetsen. Dus als de raad zijn werk goed doet, vallen de uitkomsten van de toetsingen waarschijnlijk eerst tegen. Ook een zes min voor de toetsing, dus met de hakken over de sloot, is een risicokantoor en dat kantoor kan dan eerder dan na zes jaar weer worden getoetst. Als de hertoetsing onvoldoende is, volgt er in de regel een advies aan het bestuur om de gang naar de tuchtrechter te ondernemen.

Schaar: Mild als het kan, streng waar het moet. Want het kan gewoon, je kantoor op orde krijgen aan de hand van het vebeterplan, daar zijn voorbeelden genoeg van. En de taak van de raad is niet om de accountant bij de hand te nemen, wij kunnen alleen constateren of het kantoor aan de eisen voldoet: de accountant moet het zelf oppakken.

Werring: De weging gebeurt heel zorgvuldig. Het NBA-bestuur heeft bewust gekozen voor een Raad voor Toezicht met een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit de rechterlijke macht. Die expertise is van belang: de landsadvocaat krijgt gewoon goede dossiers als er een tuchtactie moet worden gestart. Maar ook is helder dat de slager niet zijn eigen vlees keurt: behalve accountants kijken ook twee rechters mee.

Schaar: Bij hertoetsing moeten er binnen maximaal twee jaar zichtbaar verbeteringen zijn doorgevoerd. Maar als de raad inschat dat dit binnen een jaar kan, hertoetsen wij kort na dat jaar. Dat is eerder regel dan uitzondering. Ook vanwege het grote maatschappelijke belang willen wij er bovenop zitten.

In overleg met de AFM toetst de raad nu ook kantoren met een vergunning?

Schaar: Ja, wij zijn gestart met de niet-oob-kantoren te toetsen voor de AFM. De AFM is recentelijk begonnen met een themaonderzoek bij een selectie van deze kantoren, wij doen daarvan nu de follow up. In 2014 worden deze kantoren door ons getoetst.

Werring: De AFM is de toezichthouder op de wettelijke controles en blijft die toetsingen bij de oob-kantoren zelf doen. De raad toetst die kantoren - net als voorheen - dus wel, maar niet in het domein van de wettelijke controle.

Schaar: Het convenant met de AFM is op 1 januari 2013 ingegaan. Wij hebben periodiek overleg met de AFM en koppelen onze bevindingen bij de vergunninghoudende kantoren terug. De NBA geeft opvolging aan kantoren die een onvoldoende kregen in het AFM-rapport. En aangezien we nu risicogericht selecteren, zullen er wel wat meer kantoren met een vergunning worden geselecteerd. Toetsers die we daarvoor inzetten hebben meegelopen met een AFM-sessie. De verhoudingen met de AFM en ook de SRA zijn trouwens uitstekend. We hebben hetzelfde belang: vaststellen en blijven controleren dat de kwaliteit van de werkzaamheden van de accountant op orde is.

Werring: Een kantoor met een onvoldoende hoeft overigens geen slecht werk te leveren. Maar een ‘het is echt wel goed’-houding is niet meer van deze tijd: je moet het wel kunnen aantonen.

Schaar: Wat ook gewoon hoort bij je professionaliteit als accountant.

Raad voor Toezicht

De Raad voor Toezicht ziet toe op de kwaliteit van de beroepsuitoefening door AA's en RA's. Hiertoe onderwerpt de raad accountantskantoren periodiek aan een kwaliteitsbeoordeling.

leden

• mr. Nico Schaar (voorzitter)
• mr. Theo Koens (plaatsvervangend voorzitter)
• Ronald Smittenberg RA
• Onno Opzitter RA
• Léon van Dun AA
• Tea Enting-Beijering RA

Veel voorkomende tekortkomingen in de dossiervorming:

Aanwijzingen/aanbevelingen ter zake van het stelsel van kwaliteitsbeheersing:

• Het maken van een vastlegging van het kwaliteitsbeleid dan wel het invoeren of verbeteren van een kwaliteitshandboek.
• Het voldoen aan bepalingen uit de Nadere Voorschriften Accountantskantoren ter zake van assurance-opdrachten en de Nadere Voorschriften Accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten (veel voorkomende aanbevelingen: afsluiten of aanpassen van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en het regelen van de waarneming).
• Het voldoen aan de regels inzage de zeggenschap.
• Het voldoen aan bepalingen uit de Nadere Voorschriften Permanente Educatie.
• Het voldoen aan de bepalingen uit de Wwft.

Aanwijzingen/aanbevelingen op dossierniveau:

dossiers assurance-opdrachten:

• invoeren of verbeteren van risicoanalyse en/of bepaling van de materialiteit
• meer aandacht besteden aan de planningsfase
• meer specifiek maken van werkprogramma's
• meer vastleggen of verbeteren van vastleggingen
• naleven van verslaggevingsvereisten

dossiers samenstellingsopdrachten:

• gebruikmaken van of verbeteren (procedures rond) opdrachtbevestigingen
• gebruikmaken van bevestigingen bij de jaarrekening
• tekst van de samenstellingsverklaring aanpassen

Belangrijke verplichtingen die kantoren niet (goed) hebben geregeld

• waarneming;
• beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
• stemrechten binnen een assurance-praktijk;
• vastlegging van het gehanteerde stelsel van kwaliteitsbeheersing;
• standaard formulieren en werkprogramma's die onderdeel zijn van de kwaliteitsbeheersing en -bewaking.

Maatregelen om kwaliteit van de toetsers te bevorderen

• Een jaarlijkse verplichte training/bijscholing voor alle toetsers.
• Een systeem van beoordeling van de toetsers, waarbij de evaluaties van de getoetste kantoren een rol spelen.
• Een verdere verkleining van het toetsersbestand, zodat toetsers een groter aantal toetsingen kunnen uitvoeren.

Normering van de oordeelsvorming:

• Een richtlijn voor alle toetsers hoe zij tot hun oordeel moeten komen.
• De Raad voor Toezicht toetst zelf alle toetsingsdossiers marginaal.
• De samenstelling van de Raad voor Toezicht borgt expertise: voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit de rechterlijke macht en accountantsleden van zowel kleine, middelgrote als grote kantoren alsmede de ledengroep van interne en overheidsaccountants.