Magazine 01 januari 2013

Twaalfurige mkb-audit

Binnen twaalf uur een micro-entiteit controleren én voldoen aan de controlestandaarden? Dat kan, volgens voormalig IAASB-lid Phil Cowperthwaite. Peter Eimers en Jan Thijs Drupsteen, voorzitter en secretaris van het Adviescollege Beroepsreglementering (ACB), gingen met hem in gesprek.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 1/2, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Leendert Haaring

In de publicatie Anatomy of a 12-Hour Audit of Micro-Entities beschrijft de Canadees Phil Cowpherthwaite hoe een accountant binnen twaalf uur een micro-entiteit kan controleren volgens de IAASB-standaarden. Cowpherthwaite, tot 2011 lid van de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) en thans lid van IFAC's Small and Medium Practices (SMP) Committee, is eigenaar van het accountantskantoor Cowperthwaite Mehta in Toronto. Zijn klantenkring bestaat onder andere uit 120 kinderzorgcentra, waarvoor hij jaarlijks controleopdrachten uitvoert.

Vier succesfactoren

Aan het uitvoeren van de twaalfurige audit zijn vier voorwaarden verbonden. Een belangrijke succesfactor is dat het accountantskantoor zich richt op een bepaalde branche. In het geval van Cowperthwaite de kinderzorg dus. “Ken je een bepaalde branche goed, dan weet je ook waar de grootste risico's zitten en daar kun je vervolgens je controlewerkzaamheden op afstemmen”, licht Cowperthwaite toe.

Het volledig automatiseren van de controle en het branchespecifiek standaardiseren van checklists is een tweede factor voor succes voor de twaalfurige audit. “De ISA's (die overeenkomen met de controlestandaarden in de NV COS) eisen van jou als beroepsbeoefenaar dat je de hoofdrisico's voor een bepaalde sector in kaart brengt. Voor de kinderzorgcentra hebben wij na het verschijnen van de ISA's veertig uur besteed aan het standaardiseren van onze auditprogramma's. Daardoor hoeven we niet elke keer opnieuw het wiel uit te vinden en dat bespaart ons een heleboel tijd. Uiteindelijk is ons doel om zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen controleren.”

Een derde factor is dat de controlewerkzaamheden op locatie worden uitgevoerd door ervaren medewerkers. “Voer je het werk ter plekke uit, dan krijg je meteen een kijkje in de keuken”, vertelt Cowperthwaite. “Binnen vijftien minuten heb je een goed beeld van een organisatie, haar werkprocessen en mogelijke risico's. Daarnaast kun je zaken meteen bespreekbaar maken met het management. Je kunt in Jip-en-Janneke-taal duidelijk maken hoe de organisatie het afgelopen jaar heeft gedraaid en onduidelijkheden meteen uit de wereld helpen.”

Honderd van 570

Een regelmatig terugkomend kritiekpunt op de controlestandaarden is dat ze te ingewikkeld zijn voor controles bij minder complexe opdrachten. Onterecht, volgens Cowperthwaite. “Aan de ISA-audits worden meer dan 570 eisen gesteld. Als een beroepsuitoefenaar de tijd neemt om de eisen door te lopen die gelden voor de controle van micro-entiteiten, dan blijkt dat meestal slechts honderd daarvan van toepassing zijn. Het is wel van belang om the big picture te kennen en te weten waar je bepaalde zaken kunt vinden in de ISA's voor het geval er iets specifieks aan de hand is. Dat mogen klanten ook van een professional verwachten. Als je een architect vraagt om een huis te bouwen, dan vertrouw je er ook op dat hij op de hoogte is van alle bouwvoorschriften. Dat is voor accountants niet anders.” Dat de accountant een volledig begrip heeft van de controlestandaarden, is dan ook de vierde en laatste eis aan de twaalfurige audit.

Risicoprofiel

Op de vraag of Cowperthwaite bereid is om een controle uit te voeren voor een organisatie waarvan het management a. niet integer is of b. geen kennis heeft van financiële zaken, heeft hij een duidelijk antwoord. “Als het management niet integer is, dan is het risicoprofiel van die klant zeer hoog. Met een dergelijke klant wil ik geen zaken doen. Stel dat het management financiële zaken niet begrijpt, dan kan dat zijn omdat het management totaal geen interesse heeft in het financiële reilen en zeilen van een bedrijf. Ook dan is er sprake van een hoog risicoprofiel. Je gaat dan op de stoel zitten van het management, terwijl je als accountant natuurlijk te allen tijde onafhankelijk moet zijn. Het kan natuurlijk ook zijn dat het management de ins en outs van financiële verslaggeving simpelweg niet kent, maar daar wel in geïnteresseerd is. In dat geval is het slechts een kwestie van uitleggen en dat kan meestal in een paar minuten. Door onze goede communicatie-skills onderscheiden wij ons van andere aanbieders in de markt.”

Snaar

Een bijkomend voordeel van deze efficiënte aanpak is dat de accountant een vaste prijs kan rekenen. Volgens Cowperthwaite zijn klanten hier ook voorstander van. “Kun je beloven dat je voor een redelijke prijs (Cowperthwaite rekent 2.500 dollar) een goede audit doet, die snel en op locatie wordt uitgevoerd, dan betalen mensen daar graag een vast bedrag voor, ook al lijkt dat voor hen op het eerste gezicht een hoog bedrag”, aldus Cowperthwaite. “Als men afscheid neemt van een accountant, dan ligt de prijs daar vrijwel nooit aan ten grondslag, maar slechte ervaringen of het feit dat de accountant met pensioen gaat. Mijn ervaring is dat de klant altijd bereid is om te betalen voor kwaliteit.”

Marketing

Cowperthwaite zegt dat zijn goede reputatie met betrekking tot de kinderzorgcentra hem vanzelf klanten oplevert. Mond-tot-mondreclame doet zijn werk. Natuurlijk heeft hij ook discussies over de prijs, maar die weet hij eenvoudig te pareren. “Mijn klanten mogen zelf kiezen. De controle kan goed, snel of goedkoop. Mijn klanten mogen twee van die drie opties kiezen. Kiezen ze voor goedkoop en goed, dan geef ik aan dat ik het werk pas voor hen doe wanneer ik echt niks anders te doen heb. De meeste cliënten kiezen echter voor goed en snel. Ze weten dat ze dan een redelijke prijs moeten betalen. Aan het einde van mijn werkzaamheden stuur ik ook graag de factuur. Die zie ik als waardering voor de meerwaarde die ik heb geleverd voor de ondernemer.”

4410

Phil Cowperthwaite was ook voorzitter van de IAASB-groep die zich ontfermde over de nieuwe 4410, de standaard die ziet op het samenstellen van financiële overzichten. Volgens Cowperthwaite is de toegevoegde waarde van de accountant in de nieuwe standaard duidelijker opgenomen: zijn expertise in financiële verslaggeving. Cowperthwaite: “Onze klanten hechten er veel waarde aan dat wij als objectieve en kwalitatief hoogwaardige beroepsbeoefenaar een samenstellingsverklaring ondertekenen. Dat wij een beroepscode hebben en kwaliteit centraal stellen staat nu explicieter in het rapport. Daarnaast is nu duidelijker opgenomen dat het management verantwoordelijk is voor de inhoud. De accountant wordt dus meer beschermd dan voorheen en zijn rol is duidelijker afgebakend.”

Twaalfurige audit in Nederland

Mooi verhaal maar wat kunnen we hier in Nederland mee? Want hoewel er ook in Nederland (vrijwillige) controles zijn bij kleine ondernemingen of bijvoorbeeld controles bij verenigingen en stichtingen die gebonden zijn aan subsidievoorwaarden, vinden de meeste controles toch bij wat grotere entiteiten plaats. Toch zijn uit het verhaal lessen te leren, die in principe bij iedere mkb-audit toepasbaar zijn.

Ken de NV COS

De controlestandaarden behandelen de meest voorkomende situaties die je tegen kunt komen bij de jaarrekeningcontrole. Hierbij zijn heel veel zaken die je niet in elke controle hoeft toe te passen. Phil Cowpherthwaite geeft aan dat ongeveer één op de zes vereisten daadwerkelijk van toepassing is op de meeste van zijn audits. Maar ook als dat bij een specifieke audit één op drie zou zijn, dan is dat een behoorlijke inperking van de NV COS. Voorwaarde om te weten wat je wel en niet moet doen is natuurlijk wel dat je de Standaarden kent. Daarom raadt Cowpherthwaite aan de standaarden tenminste één keer goed te lezen en ze te doorgronden.

Maak de controle specifiek

Logisch gevolg van het voorgaande is dat je de controleprogramma's specifiek moet maken. Als je slechts een derde van de vereisten hoeft toe te passen, moet je het team niet op stap sturen met werkprogramma's die alle vereisten afdekken. Daarbij is het ook belangrijk de branche goed te kennen, dat bepaalt namelijk mede welke vereisten van toepassing zijn.

Specialiseer

Het verkrijgen van goede branchekennis kost tijd, zeker als je niet regelmatig in dezelfde branche werkzaam bent. Daarom is het verstandig om te specialiseren. Het uitvoeren van vijf controles in vijf branches is veel minder efficiënt dan het uitvoeren van vijf controles in dezelfde branche.

Automatiseer

Als je de controle goed automatiseert kun je hem efficiënt uitvoeren. Het opbouwen van een nieuw dossier aan de hand van het vorig jaar kan dan in enkele minuten. Maar ook het gebruik van standaardbrieven waarin de belangrijkste gegevens geautomatiseerd worden ingevuld bespaart tijd.

Ben betrokken

De controle bijna volledig zelf uitvoeren als partner zoals Cowpherthwaite doet, zal bij een iets grotere controle niet altijd efficiënt zijn. Maar als accountant voldoende betrokkenheid tonen kan wel helpen. Door bijvoorbeeld zelf op de eerste dag aanwezig te zijn bij de klant en met de klant te praten weet je wat er speelt en kun je richting geven aan de controle.

De NV COS een hulpmiddel

Al met zijn er uit het verhaal dus diverse lessen te trekken die ook in Nederland relevant zijn. Misschien is het belangrijkste nog wel dat Cowpherthwaite de Standaarden, in zijn geval de ISA's en in Nederland de NV COS, niet als belastend ervaart maar deze juist ziet als een hulpmiddel om zijn werk goed te kunnen doen.

Peter Eimers en Jan Thijs Drupsteen (voorzitter respectievelijk secretaris Adviescollege voor Beroepsreglementering NBA)

Publicatie

Download de publicatie Anatomy of a 12-Hour Audit of Micro-Entities' via de volgende link: www.cica.ca/applying-the-standards/cas/site-utilities/ item49214.pdf.