Magazine 01 januari 2011

Een transparanter verslag

Accountantsorganisaties die OOB's controleren, zijn sinds 2007 verplicht een transparantieverslag te publiceren. In mei 2010 constateerde het NIVRA dat de informatiewaarde van de huidige verslagen beter kan. Tijdens de recente bijeenkomst 'Een transparanter verslag' wisselden stakeholders en accountantsorganisaties van gedachten over mogelijke verbeterpunten.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 1/2, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Leendert Haaring

Onder leiding van dagvoorzitter Robert Mul, hoofd Beroepsontwikkeling en Beleid, brainstormden vertegenwoordigers van de beroepsorganisatie, accountantsorganisaties en stakeholders op 19 november 2010 over de informatiewensen en mogelijke verbeteringen. Hoewel de meeste transparantieverslagen de interne procedures, systemen en functies rondom kwaliteit en onafhankelijkheid voldoende behandelen, vinden sommigen de documenten op onderdelen te weinig inhoudelijk en te weinig concreet over het daadwerkelijk functioneren van die procedures.

Eerste indrukken

NIVRA-voorzitter Ruud Dekkers beet de spits af met een presentatie die de veelzeggende titel droeg ‘Mag het ietsje transparanter?’. Op basis van de NIVRA-inventarisatie van de transparantieverslagen over 2008/2009 (zie ‘de Accountant’, mei 2010) noemde hij best practices en deed enkele aanbevelingen, zoals:

• voeg meer structuurschema's toe;
• geef meer inhoudelijke informatie over de relatie met het internationale netwerk;
• informeer over de werking van het systeem van kwaliteitsbeheersing (uitkomsten van interne en externe reviews, overtredingen en klachten en dergelijke);
• geef meer inhoudelijke informatie over de systematiek van beloning.

Dekkers presenteerde ook de eerste indrukken van het NIVRA van de transparantieverslagen over 2010. Hoewel hij duidelijk verbetering ziet vergeleken met het voorgaande jaar, ontbreken er volgens hem toch nog enkele belangrijke zaken, waaronder het noemen van de overtredingen van integriteit (en de maatregelen die zijn getroffen) en de weging van de kwaliteitscomponent in de beloningsgrondslag.

‘Afvinklijstje’

Volgens hoogleraar Marcel Pheijffer (Nyenrode Business University), die onder meer in ‘de Accountant’ van mei 2010 stevige kritiek uitte op de geringe informatiewaarde van de huidige transparantiejaarverslagen, is het kernprobleem dat accountantskantoren daarin niet meer opnemen dan wettelijk verplicht is. Ze werken op ‘minimalistische’ wijze het ‘afvinklijstje’ van artikel 30 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) af. Pheijffer concludeert dat indien de accountantsorganisaties niet meer van het transparantieverslag willen maken dan een compliance-document dit artikel een nadere wettelijke invulling behoeft.

Hij noemt een aantal suggesties om tot meer transparantie in de verslagen te komen:

• straal uit dat het transparantieverslag meer is dan een compliance-document;
• verwerk de aanbevelingen van het NIVRA;
• neem gegevens op over fraude- en Wwft-meldingen.

Maar vooral dringt hij aan op een andere opstelling bij de kantoren. “Meld niet alleen die zaken die van buitenaf worden afgedwongen. Laat zien dat de organisatie zelf ook hersens en voelsprieten heeft.”

Ter illustratie van de huidige terughoudendheid merkt Pheijffer op dat hij in openbare documenten van Nederlandse kantoren bij Amerikaanse toezichthouders informatie vindt die in de transparantieverslagen van diezelfde kantoren ontbreekt.

Zelf schrijven

Volgens Gerben Everts, voorzitter van de auditcommissie van Eumedion, de belangenbehartiger van institutionele beleggers op het gebied van corporate governance, hechten beleggers veel waarde aan inzicht in de risicobeheersing van accountantskantoren. Transparantieverslagen moeten naar zijn mening “net zo duidelijk zijn als de verslagen van door die accountantsorganisaties gecontroleerde ondernemingen. Hoe transparanter je bent, hoe meer de markt je daarvoor zal belonen”. Grote beleggers willen volgens Everts meer inzicht op internationaal niveau.

Een belangrijk advies van Everts is: zorg dat je je onderscheidt als accountantskantoor en “voorkom kopieerteksten”. Belangrijk is bovendien om het schrijven van het transparantieverslag niet te delegeren naar de compliance officer, maar bij het bestuur zelf te houden. Verder benadrukte Everts om vooral goed te luisteren naar de wensen van potentiële lezers. Aan welke informatie hebben zij behoefte? Zelf noemt hij in dat verband informatie over claims, beloningscriteria en de tone at the top als belangrijke elementen.

‘Meer durven, dan kun je scoren’

Erik van de Merwe, commissaris bij diverse ondernemingen, noemt het transparantieverslag een “zorgvuldig bewaard geheim”. Hij adviseert om er als accountantsorganisatie in ieder geval mee naar buiten te treden en er over te communiceren. Verder pleit hij ervoor om het transparantieverslag in de toekomst volledig op te nemen in het jaarverslag, zodat een grotere doelgroep wordt bereikt.

Ook Van de Merwe vindt dat het bestuur het transparantieverslag zelf moet schrijven. “Het is nu te juridisch geschreven en niet interessant voor de stakeholders.”

Net als Everts heeft Van de Merwe de indruk dat in de huidige verslagen vooral wordt geredeneerd vanuit de wet, in plaats van primair te kijken naar de informatiebehoefte van de lezer. “Het is te juridisch, te afvinkerig. Het leeft niet en lijkt in elk geval niet geschreven voor commissarissen.”

Ook over de manier van communiceren is Van de Merwe niet te spreken: “Accountants zijn vaak te verdedigend, maar met verdedigen win je nooit. Val aan en met meer durf kun je scoren. Tijdens een pitch om een controleopdracht krijg ik van kantoren veel meer informatie dan in die transparantieverslagen staat. Een heleboel dingen die in zo'n pitch staan kunnen zo in het transparantieverslag.”

Communicatie-instrument

Barbara Majoor (Deloitte) gaf na deze vier presentaties aan daarin zeker bruikbare “handvatten” te zien voor verdere verbetering. “Met name het advies om het transparantieverslag te gebruiken als communicatie-instrument om daarmee aan het publiek inzicht te geven in de controlekwaliteit spreekt me aan.” Zij vindt het essentieel om een dialoog te hebben met gebruikers om zodoende inzicht te hebben in die elementen van controlekwaliteit die voor gebruikers relevant zijn.

Overigens merkt ze op dat haar organisatie mede op basis van het eerdere NIVRA-commentaar op de transparantieverslagen al een behoorlijke slag heeft gemaakt. Met een aantal van de door Dekkers genoemde voorlopige constateringen over de verslagen van 2010 is ze het oneens. De meeste zaken die volgens die voorlopige inventarisatie ontbreken, staan volgens haar wel degelijk in het laatste verslag van Deloitte. Verder vertelt Majoor dat alle klanten van Deloitte een exemplaar van het transparantieverslag krijgen toegestuurd.

Jaap Pieters van Ernst & Young Accountants maakt soortgelijke opmerkingen. Hij is positief over de inhoud van de transparantieverslagen. Suggesties ter verbetering zijn welkom. Ernst & Young heeft het NIVRA-rapport ter harte genomen. In het transparantieverslag 2010 wordt ook uitgebreid ingegaan op de signalen van de AFM. De vraag die wel opkomt is: welk transparantieniveau moet en kun je toepassen op nationaal niveau? Een internationaal geïntegreerde firma als Ernst & Young streeft uniformiteit en consistentie na. Voor het internationale perspectief moet er volgens Pieters ook ruimte en aandacht zijn.

Verbetering

Eric Lamkin van BDO Audit & Assurance BV juicht het voorstel toe om het verslag in te zetten als communicatiemiddel en minder als compliance-instrument. “In eerste instantie hebben ook wij het te veel gezien als primair een verplichting van de wetgever.” Het laatste transparantieverslag van Deloitte ziet hij, net als veel andere aanwezigen, als hét voorbeeld van een stap in de goede richting.

Paul Steman van Mazars beaamt net als de andere aan- wezigen dat het transparantieverslag in de huidige vorm nauwelijks wordt gelezen. Hij vertelt dat Mazars bij het opstellen van die verslagen vooral heeft gekeken naar de verslagen van de grote kantoren, maar is er nu wel van overtuigd dat er mogelijkheden zijn tot verbetering.De suggestie om niet te wachten op aanpassingen in de regelgeving om meer informatie op te nemen in het transparantieverslag wordt door de meeste aanwezige kantoren met open armen ontvangen. Met uitzondering van Berk. Bert van der Leeden nuanceert als volgt: “Onze belangrijkste stakeholders zijn nu de klanten, de bank en de fiscus. Berk zal daarom bij het opstellen van het transparantie- en jaarverslag dicht bij de wettelijke eisen blijven.”

Verordening

Op de vraag welke middelen de beroepsorganisatie heeft om te zorgen dat de eerder dit jaar geformuleerde best practices worden nageleefd, antwoordt Ruud Dekkers dat zo nodig een verordening tot de mogelijkheden behoort. Enkele aanbevelingen die verplicht zouden kunnen worden gesteld zijn het opnemen van de resultaten van interne en externe kwaliteitsreviews en het publiceren van kwantitatieve informatie over interne dossierreviews. Deze zaken zijn onderdeel van de Code Accountantskantoren die in het op 22 november 2010 gepubliceerde Plan van Aanpak is opgenomen. Dekkers geeft als advies mee dat accountantskantoren moeten leren om “van buitenaf” te redeneren en niet vanuit de organisatie zelf. In dat verband vertelt hij over zijn persoonlijke ervaring. “Bij PwC was ik zelf verantwoordelijk voor implementatie van de Wta en ook het schrijven van het transparantieverslag. Pas toen ik als buitenstaander, in de rol van voorzitter van het NIVRA, naar die verslagen keek, ook mijn eigen verslagen dus, viel ik over het gebrek aan werkelijke transparantie. Ik heb dat ook kenbaar gemaakt aan mijn opvolger bij PwC en dat heeft tot diverse aanpassingen geleid. Mijn advies is: treed in contact met de stakeholders en schrijf duidelijk op wat je als organisatie doet. Bespreek het transparantieverslag vooral ook jaarlijks met de commissarissen. Alleen dan heeft een transparantieverslag toegevoegde waarde.”

Meer op Accountant.nl

Adviezen ter verbetering

• Beschouw het transparantieverslag als communicatie-instrument in plaats van puur als compliance-instrument.
• Durf je te onderscheiden als accountantskantoor.
• Inventariseer de informatiebehoefte van stakeholders.
• Schrijf het transparantieverslag vanuit het bestuur.
• Geef inzicht in het ‘daadwerkelijk functioneren’ door gegevens te kwantificeren.
• Ga niet in de verdediging, maar laat in het transparantieverslag zien wat je doet met kritiek.
• Laat ook je successen en maatschappelijke bijdrage zien.
• Maak de controlekwaliteit meetbaar (KPI's).

Deelnemers bijeenkomst 'Een transparanter verslag'

Ruud Dekkers (voorzitter Koninklijk NIVRA)
Gerben Everts (Eumedion)
Eric Lamkin (BDO)
Bert van der Leeden (Berk)
Barbara Majoor (Deloitte)
Erik van de Merwe (commissaris diverse ondernemingen)
Robert Mul (NIVRA)
Marcel Pheijffer (Nyenrode Business Universiteit)
Jaap Pieters (Ernst & Young)
Paul Steman (Mazars)
Henk Verhoek (NIVRA)