Magazine 01 januari 2011

Controle als vrijwilligerswerk

Accountants van Alfa en Schuiteman werken als vrijwilliger mee aan internal audits van hulporganisatie ZOA. Ook bij andere organisaties lijkt er interesse voor dit model.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 1/2, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Hulp aan goededoelenorganisaties kan op vele manieren. Door giften, door het verstrekken van materialen, maar ook door het inzetten van vrijwilligers. Hulporganisatie ZOA Vluchtelingenzorg krijgt uiteraard veel giften en donaties, maar ontvangt van twee accountantsorganisaties sinds enige tijd ook hulp in menskracht. Vrijwilligers ondersteunen de Interne Accountantsdienst van ZOA bij audits in landen waar de organisatie actief is met projecten voor vluchtelingenopvang en wederopbouw.

Donoren

De achtergrond van deze vrijwilligershulp ligt in de strengere eisen die donoren en particulieren stellen aan organisaties als ZOA, zegt Arnoud de Jong, financieel directeur van ZOA. “Behalve van particulieren ontvangt ZOA donaties van onder meer de VN, de EU en de Nederlandse overheid. Niet alleen vragen de EU en de overheid om transparantie van de uitgaven, ook moeten we voldoen aan complianceregels bij bijvoorbeeld aanbestedingen.”

Als extra controlemechanisme voert de EU eens per drie jaar een accountantscontrole uit bij ZOA. De Jong: “De EU kijkt dan naar de kwaliteit van de projectuitvoering en of de administratieve organisatie op orde is. Onder dit laatste vallen ook de risico's op fraude en de interne beheersmaatregelen die ZOA hiervoor neemt.”

Professionalisering

In dit kader begon ZOA enkele jaren geleden aan de professionalisering van de organisatie door bijvoorbeeld meer aandacht te besteden aan beheersing en control. Een van de maatregelen was het oprichten van een eigen internal auditafdeling. Al snel bleek dat de capaciteit van die IAD te klein was, maar door weinig financiële middelen was uitbreiding volgens De Jong lastig. “Op dat moment kwam een mogelijke samenwerking met Alfa Accountants en Schuiteman Accountants in beeld. Beide organisaties waren al langer bij ZOA betrokken via sponsoring van ons Business Ambassadors-programma en wilden graag meewerken bij het gratis beschikbaar stellen van capaciteit. Twee jaar terug vond een pilot plaats die succesvol verliep. Het project is nu verder uitgerold binnen de twee accountantskantoren.”

Ervaring

Voor ZOA betekent dit dat bij de intensieve controles in veertien landen hulp wordt geboden door ervaren mensen, stelt Elbert Hidding, manager internal audit bij ZOA. “Belangrijk hierbij is dat de IAD van ZOA eindverantwoordelijk is voor de controles en dat de rol van Alfa en Schuiteman ondersteunend en uitvoerend is. Er is dus geen sprake van beroepsmatige aansprakelijkheid voor deze organisaties.”

Bij de controles gaat ook altijd iemand van ZOA mee, vertelt Albert Hooijer, relatiemanager bij Alfa Accountants. Hooijer is al enkele malen als vrijwilliger uitgezonden geweest naar verschillende landen. “Verder zorgt ZOA voor een goede voorbereiding en briefing over de situatie waar de vrijwilligers naar toe gaan. Alfa betaalt op zijn beurt de reis- en verblijfkosten, terwijl de vrijwilligers vakantiedagen opnemen voor controle op locatie.” Bij Alfa zijn inmiddels acht mensen betrokken bij dit vrijwilligerswerk.

Gesprekken

Wat wordt er nu precies gecontroleerd en hoe zien de controles er in de praktijk uit? De doelstelling is om te kijken of bij de projecten in de landen waar ZOA actief is, aan alle procedures wordt voldaan, vertelt Hidding. Deze procedures zijn opgesteld om aan de kwaliteitseisen te voldoen van de donoren en optimale hulpverlening te verstrekken aan de vluchtelingen. Hidding: “Je kijkt dan bijvoorbeeld naar een onderwerp als procurement: verloopt het inkoopproces op een solide en eerlijke manier? Ook kijken we naar het projectmanagement. Bestaat het project überhaupt, is er bijvoorbeeld ook echt een school gebouwd, is er daadwerkelijk geld uitgegeven aan schooluniformen en gaan er ook meer kinderen naar school?”Om hier achter te komen, voeren de auditors gesprekken met de projectmanagers, met de financiële mensen ter plaatse en met ontvangers van de hulp en wordt de financiële administratie gecontroleerd. In de audit is speciale aandacht voor fraude en andere onrechtmatigheden. De kans hierop is volgens Hidding in de context waarin ZOA werkt, zeer grote armoede en een hoge mate van onveiligheid, groter dan in Nederland. “Competenties van personeel en een westerse benadering van procesinrichting zijn hier punten van aandacht.”

Externe accountant

De resultaten van de audits worden samengevat in management letters die aan de directie van de lokale ZOA-landenorganisaties worden gestuurd. Daarnaast gebruikt externe accountant PwC de controlegegevens voor de reguliere eindejaarscontrole. Hidding: “Met PwC is afgesproken dat zij steunen op onze werkzaamheden conform NVCOS 610. In principe maken we bij de controle van de landenorganisaties geen gebruik van externe accountants, tenzij het om veiligheidsredenen niet anders kan. Denk daarbij aan een land als Afghanistan.”

Hidding benadrukt dat de vrijwilligers van Alfa en Schuiteman niet worden gezien als externe accountants maar als verlengstuk van de IAD. “PwC ondersteunt deze aanpak. Zij vinden het positief dat door deze constructie de audits intensiever worden gedaan en dat dit tot betere controledossiers leidt.”

Overweldigend

ZOA werkt in landen die te maken hebben gehad met rampen en gewelddadige conflicten. Hoe wordt het werk in zulke landen door de vrijwilligers ervaren? Hooijer (Alfa), die zelf naar Sri Lanka en Cambodja is geweest, vindt het werk intensief en leerzaam. “Je moet wel een zekere binding hebben met dit type werk. Het kost aardig wat tijd: de reis zelf is meestal anderhalf tot twee weken, en daaraan voorafgaand is er een briefing en een training. Je levert als vrijwilliger vakantiedagen in, maar daar krijg je een heel positieve ervaring voor terug.”

Hidding wijst erop dat vrijwilligers minimaal tweemaal worden uitgezonden. “De eerste keer is voor de meesten erg overweldigend. Mensen worden direct geconfronteerd met armoede en primitieve omstandigheden. De effectiviteit van zo'n eerste controle is voor de vrijwilliger dan wat minder.”

Na afloop ziet Hidding bij de vrijwilliger het kwartje vallen, met als gevolg dat daarna de controles een betere kwaliteit hebben.

Zakelijk

Hooijer ziet duidelijk het belang om ook als ‘vrijwillige accountant’ een professioneel-kritische opstelling te hebben richting de goede bedoelingen. “Je helpt ZOA niet als je niet streng bent. Op de achtergrond kijken immers donoren als de EU mee. Wanneer de controle niet goed is, kan dat vermindering van de subsidie betekenen.”

Hidding en De Jong stellen dat je door een kritische opstelling de kwaliteit van de organisatie verbetert, aangezien er meer aandacht is voor zaken als procesbeheersing en administratieve organisatie.

Belangstelling

Op dit moment zijn er nog geen vergelijkbare samenwerkingen tussen hulporganisaties en accountants. Toch is er wel belangstelling voor, merkt De Jong. “Recentelijk sprak ik de financieel directeur van hulporganisatie ICCO en hij was gecharmeerd van onze wijze van samenwerking. We merken dat er over gepraat wordt en willen dan ook graag onze ervaringen met anderen delen.”

Veiligheid voor vrijwilligers

Een belangrijk aandachtspunt voor ZOA is de veiligheid voor het personeel en vrijwilligers. De landen waar ZOA actief is zijn vaak onveilig, zoals Sudan, Congo en Afghanistan. Met trainingen probeert de organisatie de vrijwilligers bewust de maken van de situatie ter plekke en voor te bereiden op eventuele calamiteiten als een evacuatie of gijzeling. Daarnaast vallen de vrijwilligers onder de ZOA-aansprakelijkheid. Bij eventuele incidenten hanteert de organisatie procedures die onderdeel zijn van het eigen crisismanagement.

Profiel ZOA-vluchtenlingenzorg

ZOA helpt vluchtelingen in ramp- en conflictgebieden. De afkorting ZOA stond oorspronkelijk voor Zuidoost Azië maar inmiddels behoren ook Afrika en Haïti tot het werkgebied. In totaal is de organisatie actief in veertien landen. ZOA biedt noodhulp en ondersteunt tijdens de wederopbouw, vooral op het gebied van onderwijs, landbouw, water, sanitair en voedselzekerheid. Bij de organisatie werken ongeveer negenhonderd men- sen, waarvan het merendeel lokale medewerkers. In 2009 bedroegen de baten ruim € 26 miljoen, waarvan € 17 miljoen subsidies van overheden.