Magazine 01 april 2013

SEPA: alarmbellen moeten rinkelen

Uit recent onderzoek blijkt dat veel ondernemingen een onvolledig beeld hebben van de gevolgen van Single Euro Payments Area (SEPA). Meer dan een derde van de ondervraagden heeft ook geen idee of zij er op 1 februari 2014 voor gereed zijn. Accountants moeten hier via de natuurlijke adviesfunctie op wijzen en SEPA in de controleprogramma's integreren.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 4, 2013

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Ernes Zelen, Emiel Kuiken en Rob Schouten

Vanaf 1 februari 2014 moet iedere organisatie voldoen aan de vereisten voor de Single Euro Payments Area (SEPA). Deze Europese verordening introduceert nieuwe standaarden voor girale betalingen. Deze standaarden raken onder andere de betaalproducten, de informatie-uitwisseling tussen banken en organisaties (bijvoorbeeld: IBAN, BIC en XML), en de betaalformaten.

Uit het PwC SEPA Readiness Thermometer-onderzoek van januari 2013 blijkt echter dat 35 procent van de in Nederland ondervraagde organisaties niet zeker weet of zij zelf of hun klanten de benodigde aanpassingen aan SEPA voor de deadline hebben geïmplementeerd. In dat geval lopen zij ernstige risico's dat hun automatische betalingsverkeer en kasstromen verstoord raken. En dit kan weer een direct effect hebben op de operationele uitvoering, de liquiditeitspositie en daarmee de continuïteit van de organisatie.

Incasso

Hierbij valt te denken aan ondernemingen die gebruikmaken van incasso-opdrachten voor het ontvangen van betalingen. Anders dan bij normale overschrijvingen ligt het initiatief voor deze betalingen bij de ontvanger, en dus ook de verantwoordelijkheid om deze betaalproducten SEPA compliant te maken. Ook de uitgaande kasstromen kunnen ernstig verstoord raken. Als een onderneming volledig nalaat naar SEPA te migreren kan zij vanaf 1 februari 2014 niet langer geautomatiseerde bulkbetalingen uitvoeren. De onderneming moet dan voor een periode van zes tot twaalf maanden (de duur van een gemiddeld SEPA-migratieproject) rekening houden met hevige verstoringen van kasstromen, de onmogelijkheid gegevens geautomatiseerd te verwerken en veel handmatige handelingen. Ook zijn problemen in de logistieke bedrijfsprocessen te verwachten als leveranciers niet of pas later hun goederen gaan aanleveren als gevolg van late betaling.

Controlemachinsmen vallen weg

Als ondernemingen op 1 februari 2014 nog niet SEPA ready zijn, neemt bovendien de kans op fraude en fouten substantieel toe. Betalingen moeten dan immers mogelijk handmatig in de banksoftware worden ingevoerd. Ook zullen ‘tegen’-rekeningen mogelijk niet langer worden gelimiteerd en zal er geen datavalidatie meer plaatsvinden. In dat geval vallen er dus ook belangrijke geautomatiseerde controlemechanismen weg, waaronder de zogenaamde hash totals. Als er geen vervangende controlemaatregelen worden geïmplementeerd, leidt dit tot een aanzienlijke verzwakking van de interne controle.

Automatische gegevensverwerking

De nieuwe standaarden kunnen tot slot ook de automatische gegevensverwerking verstoren. Het afletteren van uitgaande en ontvangen betalingen gebeurt vaak aan de hand van het automatisch inlezen van de elektronische bankafschriften. SEPA kan ertoe leiden dat de huidige elektronische bankafschriften worden vervangen door een nieuw rapportageformaat (ISO XML CAMT). Als het reconciliatieproces niet juist wordt afgestemd op de nieuwe bankafschriften, kan dit leiden tot grote openstaande posten van ‘niet te alloceren’ betalingen en ontvangsten. De afletteringsproblematiek leidt op die wijze niet alleen tot inefficiëntie en ad hoc handmatige verwerking maar ook tot een substantieel risico voor de waarheidsgetrouwe financiële vastlegging.

Controleprogramma 2013

Bovengenoemde risico's zouden bij het senior management de alarmbellen moeten doen rinkelen. En als dat niet gebeurt, is het aan de accountant om vanuit de natuurlijke adviesfunctie bestuurders op de status en risico's van SEPA attent te maken. Wij zien SEPA zelfs als een integraal onderdeel van het controleprogramma van de accountant in 2013. De nieuwe standaard raakt immers de bedrijfsprocessen die de accountant als onderdeel van de interim werkzaamheden controleert. Migreert men deze bedrijfsprocessen niet naar SEPA, dan worden naast de geldstromen ook de geautomatiseerde controlemechanismen aangetast. En dat betekent dat de genoemde bedrijfsrisico's ook tot auditrisico's kunnen leiden die de accountant dient te beoordelen tijdens de risk assessment.

Risk assessment

De risk assessment als onderdeel van de planningsfase voor de controle van boekjaar 2013 zien we dan ook als het startpunt voor de controle op de naleving van SEPA. Tijdens de risk assessment dient de accountant extra aandacht te besteden aan het betalingsproces en te beoordelen of er een verhoogd risico is dat de organisatie SEPA niet naleeft vanaf 1 februari 2014. Belangrijk is in ogenschouw te nemen in welke mate SEPA het betalingsverkeer en de betaalproducten raakt. Vanzelfsprekend raakt SEPA organisaties met veel incasso's meer dan organisaties die alleen met overschrijvingen of met veel cashverkeer werken. Afhankelijk van de bevindingen gedurende de planning zou de accountant de benodigde controles voor de interimcontrole moeten kunnen bepalen.

Noot
Ernes Zelen is director Treasury Advisory Services bij PwC en Emiel Kuiken is senior consultant Treasury Advisory Services bij PwC. En Rob Schouten, coördinator Capital Markets bij NBA (kaders 'Rol mkb-accountant bij SEPA' en 'NBA over SEPA').

NBA over SEPA

De nederlandse beroepsorganisatie van accountants heeft rond SEPA de volgende acties op zich genomen:

• Via de NBA-nieuwsbrief communiceren over het migratieplan aan accountantskantoren en leden, het op de NBA-website plaatsen van dit plan en het accentueren van te ondernemen stappen door (klanten van) accountantskantoren.
• Ten minste vier keer per jaar in een vaktechnische commissie identificeren en bespreken van problemen, ervaringen en vragen rond SEPA-migratie en het doorgeven daarvan aan het SEPA-programmabureau.
• Via de NBA-nieuwsbrief communiceren van belangrijke conclusies en acties uit de vergaderingen van nationaal forum SEPA (NFS) en task force SEPA-migratie nederland (TFSN).
• Ten minste vier keer per jaar verspreiden van voor klanten van accountants relevante informatie uit de gereedschapskist ten behoeve van de SEPA-communicatiecampagne, bijvoorbeeld via de NBA-nieuwsbrief.

Binnen de NBA zijn de deelnemers aan het overleg platform vaktechniek het aanspreekpunt voor probleempunten die accountants ervaren bij hun werkzaamheden bij klanten. problemen van meer algemene aard kunnen worden gemeld bij het SEPA-bureau (www.overopiban.nl).