Minder gegevens, meer informatie
Het Platform voor de Publieke Jaarverslaggeving zoekt naar opties om de jaarverslaggeving en andere verantwoordingsdocumenten van publieke en gesubsidieerde organisaties te vereenvoudigen en effectiever te maken. Medio 2013 komt het met zijn bevindingen.
Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 4, 2013
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Peter van Rietschoten
Stel, er is een organisatie waarvan wordt verlangd dat de financiële verslaggeving op meer dan honderd verschillende manieren plaatsvindt. En dat daarmee zes personen het gehele jaar door bezig zijn. Redelijke kans dat u aanneemt dat zich dit in een ontwikkelingsland afspeelt. Maar het gaat om het Nederlandse Leger des Heils. Het is een van de aanleidingen tot de oprichting van het Platform voor de Publieke Jaarverslaggeving (PPJ).
De oprichting is formeel gebaseerd op een gemeenschappelijk verzoek van de directeur-generaal Rijksbegroting (Financiën) en die van Organisatie Bedrijfsvoering Rijk (Binnenlandse Zaken). Dat verzoek komt er kort gezegd op neer te inventariseren of er kansrijke opties zijn om de jaarverslaggeving van publieke organisaties en instellingen die het vooral van publieke gelden moeten hebben, te vereenvoudigen (in productie en wat betreft de inhoud) en effectiever te maken.
Bomen en bos
PPJ-voorzitter Rob Kuipers, die vanuit ABD TOP Consult (een pool van topambtenaren die onder de vleugels van Binnenlandse Zaken rijksbreed tijdelijke projecten en opdrachten uitvoeren) een halve dag per week met het PPJ bezig is, licht toe: “Ten eerste zoeken we naar mogelijkheden om het voor de leverancier van jaarverslagen en andere verantwoordingsstukken makkelijker en eenvoudiger te maken aan hun verplichtingen te voldoen. Denk aan minder doublures, minder administratieve handelingen. Ten tweede is het PPJ erop gericht te kijken hoe voor de lezer de toegankelijkheid en de inzichtelijkheid van al die documenten kunnen worden verbeterd. Vaak ziet de lezer door het bomen vol gegevens het bos met de belangrijke informatie niet meer. Er kan worden gestroomlijnd, we zoeken naar een verschuiving van nice to know naar need to know. Dus naar minder gegevens en meer informatie.”
Minder kosten, meer kwaliteit
Het PPJ heeft drie hoofdlijnen waarlangs het zijn zoektocht uitvoert. Ten eerste door vast te stellen in hoeverre het mogelijk is specifieke verslaggevingsvoorschriften meer generiek te maken. Universitaire ziekenhuizen bijvoorbeeld leveren aan het ministerie van Onderwijs en dat van Gezondheidszorg verschillende jaarverslagen aan. Wellicht kan één volstaan, eventueel aangevuld met een gebruiker-specifieke bijlage. Ten tweede lijkt het mogelijk om tal van verslaggevingen en rapportages minder ‘vol te laden’ met allerlei bijkomende informatie. Ten derde kijkt het PPJ naar situaties zoals bij het Leger des Heils: het terugdringen van deze zogenoemde informatiecumulatie.
Kuipers: “Ofschoon daar nu nog niets over valt te zeggen, neem ik aan dat het geheel van verslaggeving en verantwoordingsdocumenten met veel minder versies toe kan, er veel minder verklaringen van accountants nodig zijn, er veel minder transactiekosten gemaakt hoeven te worden voor de levering van informatie en dat de inhoudelijke winst voor de lezer substantieel zal zijn.”
Geen Poolse landdag
Het Platform is in juni 2012 van start gegaan, bracht in december aan de opdrachtgevende directeuren-generaal (DG's) een tussenrapportage uit en wordt geacht in juni 2013 met een eindrapport te komen. Het PPJ is breed opgezet: de ruim twintig leden zijn onder andere afkomstig van ministeries, gemeenten, accountantswereld, universiteit, Algemene Rekenkamer, het CBS en zelfs de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). Dat leidt tot de vraag of dit, mede gezien de niet altijd consequente belangen van de deelnemers, niet een ‘Poolse landdag’ is, die is gedoemd te eindigen in hooguit een papieren tijger.
Kuipers ontkent dat: “We hebben bewust gekozen voor een brede aanpak. Zo is iedereen probleemeigenaar en ontstaat er veel eerder inzicht in elkaars werkwijze en problemen en komt er ook eerder een draagvlak tot stand voor standaardisaties en andere oplossingen. Natuurlijk levert deze aanpak in de beginfase wat aarzeling op, maar ik verwacht dat als we aan het einde van het traject zitten, de inzichten in sterke mate overeen zullen komen en we in the end een grotere kans op overeenstemming hebben dan wanneer we met een klein groepje hadden gewerkt.”
Kuipers herhaalt dat hij vooralsnog niet weet waar het PPJ uit zal komen. “Soms vind ik de werkwijze van onze zuiderburen iets om ons aan te spiegelen. De Belgen hebben voor alle overheidsinstellingen en grote organisaties één grootboeksystematiek. Als wij in Nederland de verslaggeving opnieuw zouden beginnen, dan zouden we dat ongetwijfeld ook invoeren. Maar dat is niet haalbaar. Wel moet het bijvoorbeeld mogelijk zijn om bij 435 gemeenten een zodanig draagvlak te creëren dat in ieder geval de vraag kan worden gesteld om al hun rapportagevormen terug te brengen tot vijf hoofdvarianten.”
Positie in het veld
Kuipers is zich ervan bewust dat de komst van het PPJ niet alleen met enthousiasme is ontvangen, maar ook met her en der wat scepsis. Immers: er zijn International Public Sector Accounting Standards (IPSAs), de Raad voor de Jaarverslaggeving en onder de talrijke producenten van jaarverslaggevingen (en hun opdrachtgevers) leven ook opvattingen die neerkomen op ‘handen af van onze autonomie’.
Kuipers: “In de IPSAS gaat het vooral om principiële en overigens zeer interessante denklijnen. De opdracht van het PPJ blijft daar met zijn pragmatische inhoud verre van en staat ook niet met de IPSAS-lijnen op gespannen voet. Overigens kijken we zo mogelijk wel verder dan de actuele werkwijze, we hebben zeker ook oog voor de historische rationaliteit die met name aan een complexe werkwijze ten grondslag ligt. Want hoe ingewikkeld of ‘onlogisch’ of misschien zelfs wel zinloos een bepaalde aanpak is of lijkt te zijn: ooit had die een eigen rationaliteit en is er zeer waarschijnlijk weloverwogen toe besloten.”
PPJ versus RJ
De gedachte ‘de RJ is er al, het PPJ is derhalve overbodig’ bestrijdt Kuipers. Ook het idee dat het PPJ voor de RJ verstorend zou zijn, vindt hij onzin. “De RJ is er primair voor het bedrijfsleven, zij wordt daar door gedragen. In tweede instantie hebben diverse overheidssectoren aan de RJ de behoefte kenbaar gemaakt aan sectorrichtlijnen. Die zijn er gekomen, maar dus niet van bovenaf, maar op verzoek van de sectoren zelf. Het voordeel van een eigen sectorrichtlijn heeft echter wel tot het nadeel geleid van verkokering, zeg maar silovorming. Er is heel goed maar ook heel specifiek werk geleverd, allemaal maatwerk. Het heeft zeer zeker onze aandacht in hoeverre dat allemaal wat minder specifiek kan.”
Kuipers benadrukt dat ook de RJ in het platform is vertegenwoordigd en dat de PPJ met zijn oriëntatie op kansrijke opties ter verbetering van de jaarverslaggeving voor de RJ met name een aanvulling of zelfs verbetering zal blijken te zijn en beslist geen bedreiging. “We kijken namelijk ook waar gehanteerde werkwijzen afwijken van de RJ-richtlijnen en of dat per se nodig is.”
Aansluiting XBRL en SBR
Ook naar het autonome denken van de producenten van verslaggeving en andere verantwoordingsdocumenten zal worden gekeken. Daarbij zal worden getracht een evenwicht te vinden tussen de eigen rationaliteit en de mogelijkheden om tot een zekere mate van standaardisatie (‘en dus geen uniformering!’) te komen.
Kuipers: “Het PPJ heeft geen uitvoeringsopdracht. Na de rapportage van juni aanstaande zullen onze opdrachtgevers onze bevindingen gaan beoordelen, neem ik aan. Mochten er kansrijke opties zijn die voor effectuering in aanmerking komen, dan zal dat, zo schat ik, in worden gedaan door een meer daarop toegespitst uitvoeringsteam dan het PPJ. Dat team zal zich er dan wel van bewust moeten zijn dat de beroepsgroep van de verslaggevingsproducten een conservatieve is - en dit in feite ook behoort te zijn. Hun geneigdheid tot veranderingen is niet zo groot. In hoeverre ze meegaan zal ook afhankelijk zijn van de ingrijpendheid van de standaardiseringen en andere maatregelen. Er zal dan ongetwijfeld wat uit te leggen zijn.”
Ten slotte spreekt Kuipers de verwachting uit dat de uitkomsten van het PPJ in den brede positief zullen worden ontvangen. “Want wat we doen is in lijn met het kabinetsbeleid, ik hoop dat de uitkomst concrete verbeteringen zal opleveren. En last but not least ziet het er naar uit dat er ook met XBRL en het SBR-traject (Standard Business Report) een bruikbare aansluiting komt.”
Formele doelstelling platform voor de publieke jaarverslaggeving
- Door normalisatie en meer eenduidigheid actief een bijdrage leveren aan administratieve lastenverlichting, mede gericht op kostenbesparing.
- Door het bundelen van kennis en het over en weer benutten van deze kennis de kwaliteit van de jaarverslaggeving verhogen en ad hoc besluitvorming terug te dringen.
- Door een betere beleidsmatige afstemming en normalisatie komen tot een vergroting van de onderlinge vergelijkbaarheid waardoor ook een betere benchmarking kan plaatsvinden.
Naast de administratieve lastenverlichting binnen en tussen sectoren heeft de samenleving behoefte aan transparante en toegankelijke informatie die ook vergelijkingen mogelijk maken over de wijze waarop sectoren de aan hen toegewezen publieke gelden besteden. Eenvoudiger en transparanter moeten de sleutelwoorden zijn en de leidraad voor het overlegplatform.
PPJ over topinkomens en derivaten
- Wettelijke eisen (hoogte, opbouw) zijn uitgangspunt.
- Hoe vertalen de financiële units van de sectoren en instellingen die eisen naar AO IC, administratie en andere schakels van de informatieketen.
- Hoe en welke informatie komen over deze onderwerpen uiteindelijk in de jaarverslaggeving terecht.
- Kan dat qua proces en output eenvoudiger, beter en transparanter.
- Kan men zo meer tegemoetkomen aan het maatschappelijk verwachtingspatroon over de juistheid en bruikbaarheid van de informatie.
- Kunnen de financiële hoofden van de desbetreffende instellingen in interviews daartoe suggesties geven/voorstellen doen.
Vier werkgroepen
1. Waar bestaan specifieke versies van de RJ-richtlijnen en zijn die nodig, kunnen die niet vervangen worden door een meer generieke aanpak.
2. en 3. Omgang van de sectoren met thema's a. verantwoording topinkomens en b. waardering derivaten en risico-inzicht.
4. Concrete casussen zoals het Leger des Heils.