Magazine 11 september 2024

Geheugensteun voor het voldoen aan wet- en regelgeving

Een halfjaar geleden ging COMPact live. Een tool van de NBA die kleinere mkb-kantoren kan ondersteunen bij compliancetaken, met inmiddels meer dan vijfhonderd actieve gebruikers. “Dankzij de tool houden wij onze kennis over accountancyregelgeving beter op peil.”

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2024

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf
» Download het hele nummer (pdf)

Martijn Slot

Het resultaat van een onderzoek onder accountants was voor de NBA aanleiding om COMPact, dat staat voor COMPliance en ACTeren, te ontwikkelen. Uit dat onderzoek bleek dat accountants graag voorkomen dat zij updates in wet- en regelgeving missen of te laat oppakken. Ze twijfelen wel eens of er tijdens het jaar genoeg is gedaan om compliant te zijn.

COMPact is ontwikkeld vanuit de Commissie MKB van de NBA. “De tool is met name bedoeld voor mkb-kantoren met maximaal vijf accountants, zonder Wta-vergunning en zonder eigen vaktechnisch bureau”, legt John Weerdenburg, voorzitter van de vakgroep COMPact en werkzaam bij Auxilium Adviesgroep, uit. “De tool biedt een overzicht welke compliancetaken accountantskantoren uit moeten voeren. Alle taken voor het desbetreffende kantoor staan op een rij en kun je toebedelen aan de verantwoordelijke collega’s in de organisatie.”

Geheugensteun

Accountantskantoor De Lange uit Sassenheim besloot kort na de introductie COMPact te gebruiken, vertelt officemanager Cindy Zuidema, binnen het kantoor beheerder van de tool. “Binnen nu en een aantal jaar staan wij op de lijst voor de periodieke toetsing door de Raad voor Toezicht van de NBA. Ondanks dat ik dacht dat wij op een goede manier voldeden aan de wet- en regelgeving, was ik nieuwsgierig naar de tool, om daarmee te controleren of mijn vermoedens juist waren en wij de juiste dingen doen in aanloop naar de toetsing. Gelukkig was dat het geval.”

Prettig vindt Zuidema vooral dat de tool je een reminder stuurt dat je ergens aan de slag moet. “Daarmee voorkom je ook dat je aan het einde van het jaar nog een lijst met taken hebt liggen die je nog punt voor punt moet afwerken.” Ze ziet de tool als geheugensteuntje, om op de hoogte te blijven van de laatste wet- en regelgeving. Daarbij is de uitleg van de taken erg duidelijk. “Wet- en regelgeving staat er natuurlijk niet om bekend dat het altijd even begrijpelijk is. In de tool wordt een duidelijke vertaalslag gemaakt.”

Partner Steven van den Berg van De Lange is ook blij met de tool en de functie als geheugensteun. “Ons handboek is meer dan honderd pagina’s en daar ga je voor je plezier niet even doorheen bladeren om iets op te zoeken. Op dat moment kan ik terugvallen op de tool.” COMPact heeft als doel om compliance structureel op de agenda te plaatsen van het mkb-accountantskantoor. Dat bevordert de goede beroepsuitoefening van de mkb-accountant en vermindert stressreacties vlak voor een toetsing. “Ik geloof zeker dat de tool hieraan bijdraagt”, zegt Van den Berg. “Ik denk dat bij veel kantoren de reflex is als een toetsing zich aandient: wij moeten nog snel even aan de slag met ons kwaliteitssysteem. Deze tool triggert je om in te loggen en daarmee word je direct geconfronteerd met de laatste stand van zaken op het gebied van wet- en regelgeving.”

Ruimte voor verbetering

Om de tool actueel te houden komt de vakgroep COMPact minimaal twee keer per jaar bij elkaar. “Op het moment dat er wijzigingen plaatsvinden, voeren wij dat door”, aldus Weerdenburg. “Hierbij hanteren wij het vierogenprincipe. Als een lid van de werkgroep met een voorstel tot een wijziging komt, kijkt er altijd een ander lid mee, voordat het wordt opgenomen in de applicatie.”

De tool is inmiddels een halfjaar live en biedt mkb-kantoren veel houvast, zegt Weerdenburg. Tegelijk is er ruimte voor verbetering. “Een tekortkoming vind ik dat, nadat je een taak hebt afgerond, je geen pdf of print kunt maken of de taak kunt downloaden. Dat je de taak aan je documentatie kunt toevoegen.” Als gebruiker ervaart Zuidema hetzelfde. “Ik zou de afgeronde taken graag in ons kwaliteitsdossier kunnen archiveren. Zodat we, op het moment dat we een controle hebben, onze afgeronde taken kunnen overleggen.” Zij zou de tool ook graag wat persoonlijker willen maken, door bepaalde taken die niet nodig zijn, uit te kunnen zetten. COMPact moet niet het zoveelste checklistje worden. “Dat zou heel jammer zijn. Het is namelijk echt wel meer dan dat.”

Weerdenburg staat open voor alle feedback op de tool. “Ik nodig gebruikers uit om de werkgroep te voorzien van input om de tool beter te maken. Wij hebben ook niet alle wijsheid in pacht.” De werkgroep had een “blinde vlek” rondom het geen pdf of print kunnen maken van een afgeronde taak, erkent hij. “De wijzigingen in wet- en regelgeving dwingen ons om de tool up to date te houden, maar de feedback van de gebruikers is ook zeer welkom. Om die blinde vlekken weg te poetsen en de tool verder te verbeteren.”