Magazine 08 maart 2023

Gewijzigde termijnen voor openbaarmaking van jaarstukken

Een uitspraak van de rechter in het najaar van 2022 heeft gevolgen voor de termijnen rondom de opmaak, ondertekening, vaststellen en publicatie van jaarstukken. Dat raakt ook de planning van de accountant.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 1, 2023

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel (pdf)
» Download het hele nummer (pdf)

John Weerdenburg

In september 2022 heeft de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch een uitspraak gedaan over de uiterste termijn waarop openbaarmaking van de jaarrekening moet plaatsvinden. Deze uitspraak heeft niet alleen gevolgen voor de formele termijnen rondom jaarverslaggeving, maar heeft ook effect op de planning van de accountant. Daarom een update van de termijnen die gelden voor opmaak, ondertekening, vaststelling en publicatie van jaarrekeningen.

Opmaaktermijn naar maximaal tien maanden

De jaarrekening van een NV en BV dient jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur te worden opgemaakt (artikel 2:101 en 210 BW). Voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en commerciële vereniging of stichting geldt een termijn van zes maanden (artikel 2:10, 48 en 58 BW). Het boekjaar van een rechtspersoon is gelijk aan het kalenderjaar, dat wil zeggen 1 januari tot en met 31 december, tenzij in de statuten een ander boekjaar is vastgesteld, bijvoorbeeld 1 september tot en met 31 augustus (artikel 2:10a BW).

Deze vijf- of zesmaandstermijn voor opmaking van de jaarrekening kan door de algemene vergadering (bij een NV of BV), wegens bijzondere omstandigheden, worden verlengd met maximaal vijf maanden respectievelijk vier maanden (artikel 2:48, 58 BW). Voor het nemen van een verlengingsbesluit behoort formeel een algemene vergadering te worden bijeengeroepen en behoort deze besluitvorming in notulen te worden vastgelegd. Daarmee ontstaat dan een maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening van tien maanden na afloop van het boekjaar.

Ondertekening van de jaarrekening

De opgemaakte jaarrekening (‘het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening’) moet door de bestuurders en commissarissen worden ondertekend. Voor zover de wettelijk vereiste handtekeningen op het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening zijn gesteld, mag op de andere exemplaren daarvan worden volstaan met vermelding van de namen der ondertekenaren. Als een handtekening op het oorspronkelijke exemplaar ontbreekt, wordt de reden daarvan ook op de andere exemplaren vermeld (artikel 15 BMJ). Als het bestuur door een rechtspersoon wordt gevoerd, zal bij de ondertekening van de jaarrekening de naam van de rechtspersoonbestuurder worden vermeld en zal de ondertekening namens die rechtspersoon door een (of meer) daartoe gerechtigde natuurlijke personen moeten geschieden.

Artikel 210 lid 5 BW geeft het volgende aan. Als alle aandeelhouders tevens (statutair) bestuurder zijn, dan geldt de ondertekening van de jaarrekening tevens als vaststelling van de jaarrekening. Deze regel geldt alleen niet, als in de statuten is vermeld dat de regel niet van toepassing is.

Uit de uitspraak van de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch blijkt dat het ondertekenen van de jaarrekening geen onderdeel is van het opmaken van de jaarrekening en derhalve ook geen termijn kent. De ondertekening heeft als functie dat het bestuur van de vennootschap instemt met de inhoud van de opgemaakte jaarrekening. Dat betekent concreet dat een jaarrekening die in oktober is opgemaakt, pas in de loop van november/december kan worden ondertekend.

Voor deze uitspraak werd in de praktijk vaak aangenomen dat de ondertekening van de jaarrekening wel een onderdeel was van deze opmaakverplichting. Dit had als gevolg dat jaarrekeningen binnen tien maanden moesten worden ondertekend. Nu dit niet meer zo blijkt te zijn, is het van belang de opmaaktermijn van tien maanden te vermelden in de toelichting van de jaarrekening.

Wat voor juridische gevolgen het overtreden van deze opmaaktermijn betekent, is (nog) niet duidelijk. Gerechtelijke uitspraken die er tot op heden zijn geweest, hebben alleen betrekking gehad op het te laat of niet publiceren van jaarstukken.

Openbaarmakingstermijn jaarrekening

De opgemaakte jaarrekening dient te worden vastgesteld door de algemene vergadering. Hiervoor is geen wettelijke termijn gegeven. Hierbij is wel wettelijk bepaald dat na vaststelling van de jaarrekening deze binnen acht dagen openbaar dient te worden gemaakt door middel van deponering bij het handelsregister (artikel 2:394 lid 1 BW).

Als alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, dan vindt de vaststelling van de jaarrekening plaats door ondertekening van deze jaarrekening. Zoals gesteld geldt hiervoor geen uiterlijke termijn. De uiterlijke termijn voor openbaarmaking van jaarrekeningen 2021 is dus 31 december 2022.

Sancties niet (tijdig) deponeren

Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan ernstige gevolgen hebben. Ten eerste is het een economisch delict, dus een strafbaar feit. Dit kan leiden tot een flinke geldboete (met een maximum van € 19.500).

Ten tweede, voor de praktijk zo mogelijk nog belangrijker, wordt het niet of niet tijdig deponeren van jaarrekeningen meegenomen in de afweging of er mogelijk sprake is van een onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur. In het geval van faillissement ontstaat dan namelijk het wettelijke vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak kan zijn van dit faillissement. Hierdoor zijn de bestuurders tegenover de boedel hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de BV en ontstaat een omkering van de bewijslast. Op de bestuurder rust de taak te bewijzen dat er geen verband is tussen diens onbehoorlijke taakvervulling en het faillissement.

Leg data goed vast

Als een accountant een opdracht heeft aanvaard tot samenstelling van een jaarrekening van een Besloten Vennootschap, dan moet rekening worden gehouden met de termijnen voor opmaak, ondertekening, vaststelling en publicatie. Zorg dat deze data goed worden vastgelegd, zodat het duidelijk is of het bestuur van de BV zich hieraan heeft gehouden.

Aangezien in het maatschappelijk verkeer de elektronische handtekening een opmars maakt, is het nog belangrijker om deze data goed in beeld te houden.