Magazine 22 juni 2022

Ook in oorlogstijd worden verklaringen afgegeven

Kunnen accountants in Oekraïne hun werk nog doen? En hebben bedrijven in een land in oorlog überhaupt behoefte aan een audit? Oekraïense accountants vertellen over hun ervaringen. “Accountancy is een voorwaarde om na de oorlog toekomstplannen te kunnen verwezenlijken.”

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 3, 2022

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel (pdf)
» Download het hele nummer (pdf)

Peter Steeman

Alexander Yakovlev, managing partner bij Moore in Kyiv, stuurt zijn zestig medewerkers aan vanaf een veilige plek in het westen van Oekraïne. “Ik zit hier niet ver van de grens van Roemenië. De beslissing om Kyiv te verlaten was moeilijk. Het hoofd zei ‘vertrekken’, het hart zei ‘blijven’.” Hij vertrok eerst naar een vakantiehuis buiten Kyiv. Daarna reed hij in een konvooi met de auto via plattelandsweggetjes naar het westen.

De oorlog heeft zijn kantoor niet stil gelegd, dankzij een noodplan dat vooraf was opgesteld. Twee kantoren van Moore in Kyiv zijn gesloten. Van het ene gebouw zijn de ramen gesprongen. Het andere kantoor is nog intact, maar een groot flatgebouw vlakbij werd geraakt door een raket, vertelt Yakovlev. “Na drie weken functioneerden we weer als organisatie. De afgelopen twee jaar zijn we gewend geraakt om op afstand te werken. Corona was een goede generale repetitie. Iedere dag hebben we een Zoom call met iedere medewerker, om te horen hoe het er mee gaat. Als we met iemand geen contact kunnen krijgen, proberen we er achter te komen wat er aan de hand is. Zit hij in een schuilkelder? De steun die we van Moore International krijgen is heel belangrijk voor het moreel. Vijfentwintig collega’s hebben met hun gezinnen onderdak gevonden in omliggende landen, dankzij de hulp van Moore International in Polen, Roemenië, Duitsland, Spanje, Italië en Litouwen.”

Nog steeds audits

Ondanks de oorlog worden audits nog steeds uitgevoerd en kun je nog steeds een accountantsverklaring afgeven, aldus Yakovlev. “Als een klant een deel van zijn opslag bij een bombardement is verloren, geven we in de toelichting aan wat de impact is van dat verlies op de onderneming. Is het bedrijf bijvoorbeeld onderdeel van een internationale organisatie, dan is het continuïteitsrisico minder groot. En dat geldt voor een groot deel van onze klanten. Ze hebben bijna allemaal internationale banden. We kunnen niet fysiek naar de klant. Dat was de afgelopen twee jaar ook al het geval. Het verschil is dat nu in een aantal gevallen ook het management van de onderneming geen toegang meer tot een locatie heeft. Ook dat wegen we mee in de audit statement.”

Blijven of weggaan? Voor Serhiy Gasparyan, partner KPMG Ukraine, wisselde de beslissing om Kyiv te verlaten de eerste dagen met het uur. “De afweging die ik ’s ochtends maakte, was ’s middags alweer achterhaald. Voor mij gaf de veiligheid van mijn gezin de doorslag. Mijn kinderen kregen nachtmerries van het voortdurende luchtalarm en de raketinslagen. Wat de beslissing om te evacueren vergemakkelijkte, was dat KPMG al een noodplan in werking had gesteld. Al vanaf de eerste dag werd het merendeel van de zeshonderd collega’s uit Kyiv geëvacueerd naar veiliger plekken. We hadden daarvoor al een aantal hotels in West Oekraïne afgehuurd. Twintig procent van de mensen besloot in Kyiv te blijven.”

Accountancy nodig

Ondanks de oorlog heeft Gasparyan het druk. “Op dit moment hebben we onze auditactiviteiten weer opgepakt. De wettelijke deadline voor de jaarrekening is met negentig dagen verlengd. Er is onder onze cliënten een grote bereidheid om met de audit aan de slag te gaan. Dat gaat vooral om banken, it- en telecombedrijven, staatsbedrijven en bedrijven die deel uitmaken van een internationale holding. Wat veel tijd kost is het beoordelen van de continuïteit. Wat is de impact van de oorlog op het bedrijf? Met welke scenario’s moeten we rekening houden? Welke financieringsmogelijkheden zijn er? Sommige mensen vragen zich af wat onder de huidige omstandigheden de relevantie is van financiële cijfers die betrekking hebben op 2021. Maar je hebt accountancy nodig om de gezondheid van een bedrijf te bepalen. Het is een voorwaarde om na de oorlog toekomstplannen te kunnen verwezenlijken.”

De motivatie om te werken is enorm, benadrukt Gasparyan. “De regering roept bedrijven op om zoveel mogelijk operationeel te blijven. Een functionerende economie is essentieel om het leger te kunnen ondersteunen. In feite hebben we geen keus. Juist nu is het belangrijk dat we als accountants ons werk blijven doen. Die motivatie zorgt ervoor dat we ondanks de moeilijke omstandigheden een ongelofelijke hoeveelheid werk verzetten.”

Luchtalarm

“Het is afschuwelijk wat er gebeurt”, verzucht Liliya Chernysh, auditpartner bij BDO Ukraine. Ze woont en werkt in Dnipro. Driemaal per dag gaat het luchtalarm. “Eigenlijk moet je dan de schuilkelder in, maar ik blijf gewoon thuis. Misschien is het stom, maar hier voel ik mij veilig. Weggaan toen de oorlog uitbrak was eigenlijk geen optie. Dan zou ik mijn man en volwassen zoon achter moeten laten. Dat wil ik niet.”

Ondanks alles gaat haar werk gewoon door. “Ik ben heel blij dat ik deel uitmaak van een internationale organisatie. BDO zorgt voor collega’s die zijn gevlucht, niet alleen financieel maar ook met onderdak en andere praktische zaken. Ze betalen ook salarissen vooruit en steunen het Oekraïense leger. Het moeilijkste vind ik de momenten als je een klant niet meer kan bereiken. Je belt en de telefoon wordt niet meer opgenomen.”

De meeste klanten zijn heel gemotiveerd om de geplande audits door te laten gaan, stelt Chernysh. “We willen niet opgeven. Als deze afschuwelijke oorlog is afgelopen, pakken we de draad weer op. Mijn grootste zorg is, hoe we dit weer gaan opbouwen. Er is zoveel verwoest, zoveel mensen zijn hun huis kwijt. Daarom is juist nu het werk van een accountant belangrijk. Niet alleen om te inventariseren wat er nog is als de Russen straks weg zijn, maar ook als we ze aansprakelijk willen stellen voor de schade die ze hebben veroorzaakt.”

Pendelen

Alexei Kredisov, senior partner bij EY Ukraine, was in Londen toen het Russische leger op 24 februari Oekraïne aanviel. Hij pendelt al tien jaar heen en weer tussen Kyiv en het VK, waar zijn gezin woont. “Half maart ging ik voor het eerst terug naar Kyiv. Ik reed er met de auto naar toe. Dat kan zolang je maar voortdurend checkt waar het veilig is. De belangrijkste reden om te gaan was mijn ouders. Ze zijn hoogbejaard en ik wilde ze vanuit Kyiv verhuizen naar West Oekraïne. De stad was compleet gebarricadeerd. Mijn huis stond er nog. Er waren wel vlakbij raketinslagen geweest.”

Professioneel is het uitdagend, aldus Kredisov. “Van de zeshonderd medewerkers zijn de meeste naar Lviv
verhuisd. De omzet van ons kantoor over het eerste kwartaal is dertig procent gedaald. Dat is gezien de omstandigheden nog niet eens zo slecht, maar het moet niet verder omlaag. Aan de klantkant kunnen we niet veel beïnvloeden, daarom kijken we hoe we onze mensen internationaal kunnen inzetten. Op die manier maken we ze weer productief. Eenvoudig is dat niet. Veel mensen zijn heel gestrest. Dat geldt vooral voor vrouwelijke collega’s die hun partner hebben moeten achterlaten. Je wilt niemand onder druk zetten. Om er achter te komen hoe het met mensen gaat, zit ik veel aan de telefoon. Op die manier probeer je de situatie in te schatten. Is iemand in staat om zijn of haar werk te doen?”

Om de paar jaar crisis

Dat accountants in Oekraïne het nog druk hebben is raar, maar ook weer niet, stelt Alexei Kredisov. “Onze
business draait om de naleving van wet- en regelgeving. Of het nu crisis is of oorlog, de overheid, aandeelhouders en de bank verwachten dat een bedrijf rapporteert.” Had hij ooit gedacht in deze situatie te belanden? “Toen ik in 2004 managing partner werd hadden we de oranjerevolutie. Het hele land kwam in opstand tegen Janoekovytsj. In 2008 was er de kredietcrisis. In 2014 annexeerde Rusland de Krim en moesten we ons kantoor in Donetsk sluiten. In 2020 kregen we corona en nu dit. Het lijkt er op dat we om de paar jaar een crisis hebben. Het begint te wennen. Wat we ervan leren, is hoe we door zware tijden moeten navigeren. We blijven doorgaan.”

Als Lyudmyla Pakhucha, partner bij PwC Ukraine, via haar telefoon een melding krijgt van een luchtalarm, kijkt ze naar haar kat. “Ik woon aan de rand van Kyiv, zo’n vijftien kilometer van de dichtstbijzijnde
militaire installatie. Vijf keer per dag is er een luchtalarm. Daarvoor kun je niet steeds je huis verlaten, dat is niet te doen. Daarnaast wil ik mijn huisdieren niet in de steek laten. Ik vertrouw er op dat mijn kat een zesde zintuig heeft voor gevaar. Zolang hij rustig blijft, doe ik niets.”

Bezig blijven

Voor Lyudmyla kwam de inval niet als een verrassing. “Deze oorlog is in 2014 al begonnen. Het kantoor in Kyiv is gesloten. Ik kan wel naar binnen. We hebben vestigingen in Dnipro en Lviv. Van de achthonderd collega’s zitten er nu tweehonderd in het buitenland, waar ze met hulp van PwC-kantoren onderdak hebben gevonden. Als organisatie hebben we het druk, al ligt de productiviteit wel lager doordat veel collega’s in de schuilkelder zitten. Ik heb geen klanten verloren. Sommige bedrijven kunnen nu niet produceren omdat hun supply chain niet meer intact is. Eén van mijn klanten verloor een groot distributiecentrum. Maar klanten die werken in de financiële dienstverlening, zoals banken en verzekeringsbedrijven, kunnen prima op afstand werken. Eigenlijk viel het werk vooral de eerste week stil. Veel bedrijven waren druk met het verhuizen van hun operatie en de veiligheid van hun medewerkers. De audits die we nu uitvoeren hebben betrekking op 2021. Het beïnvloedt vooral de going concern.”

“Ik probeer bezig te blijven, dat helpt tegen de stress”, aldus Pakhucha. “Al in 2014 zijn er burgerinitiatieven gestart, om materialen te kopen voor onze soldaten waarin de overheid niet voorziet. Dat varieert van medicijnen tot helmen. Ik bel ook regelmatig met het militair ziekenhuis hier in de buurt. Wat hebben jullie nodig? Dat kan van alles zijn. Van verbandmiddelen tot toiletpapier. Het is mijn bijdrage om het land te helpen. Ik was in 2004 en 2014 één van de demonstranten die op het Maidanplein protesteerden. Het was de hoop op een betere toekomst die ons motiveerde. Dat is nu niet anders. Ik ben er van overtuigd dat we deze oorlog gaan winnen.”

‘Geen behoefte aan accountants’

Voor Oleg Zamay, managing partner bij JPA Ukraine, een accountantskantoor in Kyiv, is het de tweede keer dat hij door de oorlog zijn kantoor moet sluiten. In 2014 was hij mede-eigenaar van een accountantskantoor in Donetsk, met grote bedrijven in de Krim als klant. Na de Russische inval in de Krim verloor het kantoor zestig procent van de omzet. “Ons kantoor werd verwoest door een raketinslag, net als mijn huis. Ik wist met mijn gezin te vluchten naar Kyiv. De afgelopen jaren bouwde ik mijn accountantskantoor opnieuw op in Kyiv. Ik vond nieuwe klanten en werd met ons kantoor in 2020 onderdeel van JPA International. Alles ging goed tot februari. De oorlog zet mijn business opnieuw op pauze.”

Zamay is somber over de rol van de accountant in oorlogstijd. “Oekraïne heeft nu geen behoefte aan accountants. Bedrijven hebben uitstel gekregen voor hun jaarrekening. Het is ook niet iets waarmee mensen bezig zijn. We vechten voor ons land. Wie geen soldaat is, zet zich vooral in om het leger te ondersteunen. Tien procent van de bedrijven is failliet. Dertig procent doet vooral zijn best om medewerkers in dienst te houden. Van de zeventig procent die een audit laat uitvoeren, gaat het in de meeste gevallen om audits die voor de oorlog al waren gestart. De vraag is of ze kunnen betalen voor de geleverde werkzaamheden. Hun medewerkers zitten vijf keer per dag in een schuilkelder. Hun gebouwen worden gebombardeerd of bevinden zich in een gebied waar je niet meer kan komen. Het is simpelweg niet meer mogelijk onder deze omstandigheden je werk te doen. Een audit vraagt concentratie, focus en de mogelijkheid om een klant te bezoeken en informatie te verzamelen. Aan geen van die voorwaarden wordt op dit moment voldaan.”