Magazine 06 november 2020

De digitale accountant heeft nog een lange weg te gaan

Corona wakkert de behoefte aan online audits aan, net als de vrees dat fraude minder snel wordt ontdekt. Maar de controle is nog onvoldoende gedigitaliseerd om het zonder waarnemingen ter plaatse te kunnen stellen. De goederenstroom volgen kan uitkomst bieden, als accountants bereid zijn het Audit Risk Model overboord te zetten.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2020

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel (pdf)
» Download het hele nummer (pdf)

Lex van Almelo

Controlerend accountants voelen zich een beetje gehandicapt, nu zij hun licht nauwelijks nog kunnen opsteken bij de klant. Hoe inventariseer je dan de voorraden en hoe kun je zonder persoonlijk contact nagaan of het wel klopt wat de klant zegt? Je kunt voorraden tellen met een drone. Maar bij de meeste klanten biedt dat geen soelaas.

“We hebben een app om de voorraden te tellen. Een drone werkt alleen bij hele grote oppervlaktes”, aldus Joris van Meijel, directielid van de accountancypraktijk bij PwC. Hij wil vooral een realistisch beeld geven over de inzet van digitale tools bij de controle van de jaarrekening. “Je moet de technologie ook niet overschatten, je hebt mensen nodig om voorraden te tellen en te kijken hoe oud die zijn. Er gebeurt veel, maar digitalisering van de audit is een lange weg. De controle wordt steeds breder: fraude, going concern en non-financiële informatie over bijvoorbeeld duurzaamheid en cyberveiligheid. Wij zijn druk bezig de harde kern van de audit te digitaliseren; dat is absoluut noodzakelijk om de nieuwe taken erbij te kunnen doen.”

Obstakels

Edo Roos Lindgreen, hoogleraar datascience in auditing, zei in 2018 op de Accountantsdag nog dat er bij de jaarrekeningcontrole op IT-gebied de afgelopen jaren niets wezenlijks is veranderd. Inmiddels ziet hij veel beweging. Om te beginnen ontwikkelen de grote kantoren kant-en-klare tools die beschikbaar worden gesteld aan accountants en “ingezet op afgebakende onderdelen”.

Verder kijken accountants bij het plannen en opzetten van de audits hoe zij de data van de klant kunnen gebruiken. Om beter te begrijpen wat de klant doet, verwerken zij met process mining gegevens over allerlei transacties uit het ERP-systeem van de klant. “Tot slot hebben de grote kantoren allemaal centers of excellence waar soms honderden data-analisten aan het werk zijn. Die worden tijdelijk toegevoegd aan de controleteams of worden op bepaalde punten bevraagd.”

Roos Lindgreen ziet verschillende obstakels voor snelle digitalisering. “Het eerste is het gebrek aan kennis over de omgang met tools en data. De partners en senior-medewerkers zijn niet zo opgevoed met IT. Het tweede obstakel is de beschikbaarheid van data bij de klant. Als die er al zijn, zijn zij heel slecht toegankelijk of slecht bruikbaar. Dan moet je data engineering toepassen om een uniforme en consistente set met data te krijgen. Dat is een heidens karwei.”

Online controle wordt ook moeilijk als de klant er niet voor te porren is. “De goede wil is er weliswaar meer dan vier tot vijf jaar geleden. Maar banken willen bijvoorbeeld vaak geen online audit. Dan moet je als accountant in een bunker komen zitten en een verklaring tekenen dat er geen bit naar buiten gaat. Bovendien moet de accountant het systeem van de bank gebruiken in plaats van het eigen systeem.”

Meer in het algemeen willen de klanten een zo goedkoop mogelijke controle met zo min mogelijk impact op de bedrijfsvoering. Roos Lindgreen: “Digitalisering zal de meeste klanten een zorg zijn, tenzij de inzet van digitale instrumenten de controle goedkoper maakt.”

Anomalieën kun je veel gemakkelijker ontdekken met digitale tools dan met steekproeven. Roos Lindgreen: “Data-analyse leidt tot veel meer bevindingen en hoe meer data, hoe betrouwbaarder de bevindingen. Forensisch accountants vinden data-analyses een geweldig middel om fraude te ontdekken. Maar door Covid-19 missen zij wel de persoonlijke interviews.”

Follow the Stuff

Philip Elsas propageerde zestien jaar geleden al ‘holistische controle’ van de complete waardenkringloop (de Accountant, maart 2004). Door met zijn computerprogramma alle transacties te analyseren, zou elke doorbreking van de waardenkringloop zichtbaar worden en fraude gemakkelijker te ontdekken. Die belofte is volgens Elsas gedeeltelijk uitgekomen. “Maar anders dan voorzien.” De toepassing wordt nu vooral ingezet in opdracht van franchisors en patenthouders die zeker willen weten dat hun franchisees of afnemers de kluit niet belazeren door te weinig af te dragen. Elsas: “Neem Hilton, dat ook hotels heeft in India en China. Die hotels moeten per gast een vergoeding betalen voor het gebruik van de naam Hilton. Maar als gasten cash afrekenen onder de tafel hoe ga je dat dan vinden? Dan moet je niet de geldstromen volgen, maar de goederenstromen; of beter gezegd: de quasi-goederenstromen.”

Om die te controleren moet je gebruikmaken van sensoren, aldus Elsas. “Hotels zitten er vol mee. Zo is er de kaart om de deur te openen en hebben chique kamers soms sensoren om te kijken of er geen geluidsapparatuur is aangebracht. Hotels kunnen sensoren gebruiken om te kijken hoe vaak de deur wordt geopend en hoe vaak een bed wordt beslapen. Die sensoren laten de quasi-goederenbeweging zien. Accountants kunnen die data benutten om het aantal gasten en reserveringen in kaart te brengen en die te vergelijken met de geldbewegingen.”

De sensor kan ook een RFID-chip zijn of een QR-code aan de binnenkant van een flesje die je pas kunt scannen na het verbreken van de zegel. Met die QR-code kunnen klanten vaststellen of ze wel de originele shampoo of kleuring van hoge kwaliteit krijgen waarvoor zij betalen. Farmaceuten kunnen ermee nagaan of licentiehouders niet meer produceren en verkopen dan zij zeggen.

The internet of things levert in principe al heel veel data op over (quasi)goederenbewegingen. Dus hardware is volgens Elsas niet het grootste probleem. De grootste hindernis is het Audit Risk Model, dat onder Amerikaanse invloed de ouderwetse controleleer van Limperg, Starreveld en Blokdijk heeft verdrongen. Statistische steekproeven en het volgen van geldstromen zouden volgens Elsas plaats moeten maken voor Follow the Stuff: het volgen van één of enkele geselecteerde (quasi)goederenbeweging(en) buiten de scope of control van de afdrachtverplichtingen en binnen die van de ontvanger. Maar tot nu toe bestaat daar weinig animo voor.

“Statistische proeven geven alleen zekerheid bij complete data”, aldus Elsas. “Accountants die braaf het huidige Audit Risk Model volgen zonder kennis over de unieke Nederlandse (quasi-)goederenbeweging zouden moeten erkennen dat ze dan valse assurance geven over de volledigheid van bijvoorbeeld de opbrengstenverantwoording. Het accountancy establishment zal dat voorlopig niet doen. Maar de benadering wordt wel verwelkomd in de informatica, cybersecurity en bij directe belanghebbenden, zoals ontvangers van afdrachten en belastingen en providers van sensor infrastructuur.”

Detectiegerichte controle

Pieter de Kok, medeoprichter van Coney, vindt de digitale controle van de waardenkringloop, zoals Hans Blokdijk en Philip Elsas bepleitten, “een fantastisch concept”. Bij Coney heeft hij een datagedreven aanpak ontwikkeld om de bestaande geld-goederenbewegingen te volgen: Starreveld 3.0. “Stel de inkoop bij derden op 100 en de gemiddelde verwachte marge op 20 procent. Dan kom je op een verkoop van 120 en dat bij 1 miljoen transacties. Dan ga je afpellen: waar zie je de afwijkingen? Maar normatieve digitale modellen zijn zelfs voor een redelijk overzichtelijk bedrijfsmodel als de franchise ongelofelijk lastig om te maken. Ik heb deze poging dus on hold gezet en geloof er niet meer in.”

Volgens De Kok gaat de hele digitalisering als een schildpad. “De vergezichten zijn nog steeds hetzelfde als die van twintig jaar geleden. Wel wordt de technologie steeds sneller, slimmer en goedkoper. Het beroep houdt vast aan data-analyse aan de voorkant. Daarbij bedenkt de accountant iets en op basis van die risicoanalyse of controlevraag wordt een datascript geschreven. Daarmee wordt handmatig geschoten op de dataset en vervolgens kijkt de accountant of de resultaten eruit zien zoals hij had bedacht. Die truc doen we al vijfentwintig jaar. We moeten ons nu afvragen of we het anders gaan doen: de machine laten nadenken en zelf de resultaten duiden.”

Als het aan De Kok ligt, wordt er een stap gezet naar machine learning. Maar ook dat blijkt nog knap ingewikkeld, merkte hij in een proef met een club van data scientists. Klanten zitten er ook lang niet altijd op te wachten. “Eén van mijn klanten kreeg een nieuwe cfo. Die zei: dit kost mij veel te veel tijd, ik ga op zoek naar een klassieke accountant. Zeven van de tien financieel directeuren komen uit het accountantsberoep. Die zijn dus gewend aan de systeemgerichte aanpak en voelen niet zoveel voor bottom-up datagedreven controles. En zij willen er ook niet voor betalen.”

Als de accountant alleen systeemgericht controleert verliest die zijn toegevoegde waarde, vreest De Kok. “Het andere uiterste is de massale verschuiving naar gegevensgerichte steekproeven. Dat is ook niet goed. Ik denk dat het beroep serieus moet nadenken over de toekomst van de audit. Er moet een soort deltaplan komen voor detectiegerichte controle. Er moeten tien mensen opstaan, bij de big four en small thirty, die zich buigen over de accountantstechniek. Die denktank moet boven de partijen staan en de leden moeten elkaar op hoog niveau inspireren. Tenzij het beroep zegt: dit is wat het is…”