Magazine 06 november 2020

Be smart! - Dilemma

Be smart! - Dilemma: beter ten halve gekeerd?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2020

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel (pdf)
» Download het hele nummer (pdf)

Be smart!

Innovatie in de praktijk. Dit keer: geautomatiseerd ontzorgen door Cygnus Atratus.

Björn Remmerswaal

“Cygnus Atratus betekent ‘zwarte zwaan’. “Die naam komt voort uit een artikel dat ik in 2007 schreef voor dit blad, getiteld ‘Zoek de zwarte zwaan’. Het was mijn pleidooi voor falsificerend testen van interne beheersing, wat later risicogericht samenstellen werd. Dat je als accountant juist gericht moet zoeken naar indicatoren dat er iets fout is”, zegt Tom Koning, oprichter van Cygnus Atratus.

Het goed toepassen van risicogericht samenstellen bleek lastig. In de praktijk wordt de accountant allang niet meer specifiek alleen voor het samenstelwerk gevraagd. Volgens Koning kloppen de meeste mensen bij een accountant aan met weinig financiële kennis en dus met de wens om ontzorgt te worden. Koning zet daarom in op het zoveel mogelijk automatiseren van de samenstelopdracht, om de accountant meer vrij te spelen. “Om een tegeltjeswijsheid te gebruiken: als je links kijkt, dan zie je rechts niks. Dat geldt ook voor accountants. Als je met je hoofd in de details zit, ga je dingen missen. Je werkgeheugen is beperkt.”

Wat doet Cygnus Atratus anders dan anderen? “Onze oplossing laten we positief geformuleerde documentatie genereren, die voldoet aan de eisen van een zorgvuldige accountant. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om het systeem bepaalde normen, goedkeuringen of verrijkingen mee te geven, waardoor het steeds effectiever kan werken.”

Het vergaand automatiseren van de samenstelopdracht vraagt volgens Koning echter wel dat de boekhouding wordt gezien als een registratiesysteem voor financiële basisgegevens. “Als omzet aan het buitenland is geleverd klopt de saldibalans zodra die factuur is ingeboekt. Maar als je geautomatiseerd wilt vaststellen of alle voorwaarden goed worden toegepast, is het van belang om btw-nummers, adresgegevens en de juiste inrichting van de btw-rubrieken te organiseren. Een boekhouding moet zodanig rijk worden gevoerd dat er op een later moment alles mee kan, zoals fiscale rapportages, bankrapportages en het identificeren van fiscale en bedrijfseconomische aandachtspunten. Accountants zijn prima gepositioneerd om hun klanten hierin te ontzorgen.”

Dilemma: beter ten halve gekeerd?

Een aansprekend dilemma, zoals eerder aan NBA-leden voorgelegd via de DilemmApp. De geheel vernieuwde DilemmApp (blauwe icoontje) is beschikbaar in de appstores voor Androïd en Apple. Verificatiecode voor inloggen: Accountant. Meer dilemma’s via nba.nl.

Het middelgrote accountantskantoor waar u werkt voert een samenstelopdracht van klant X uit. In een dossier van een andere klant stuit u op een vermoeden van witwassen door de eigenaar van bedrijf X. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat al eerder signalen van witwassen opgemerkt hadden kunnen worden; u heeft uw poortwachtersrol daar dus niet goed vervuld. Maar de jaarrekening van bedrijf X moet binnen een maand worden gedeponeerd. Bovendien wordt het bedrijf binnenkort overgenomen.

Vanuit de zorgplicht bent u verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van stukken door de klant. Wel of niet doorgaan met deze opdracht? Kunt u die zo kort voor de deadline nog teruggeven? U had eerder moeten handelen bij signalen van witwassen.

Op grond van de regelgeving moet u melden bij FIU-NL. Wat doet u?

1. U geeft de opdracht terug en meldt niet.
2. U geeft de opdracht terug en meldt het vermoeden van witwassen bij FIU-NL.
3. Voortzetten van de werkzaamheden is geen enkel probleem. Het witwassen vond immers niet bij bedrijf X plaats. U meldt het vermoeden van witwassen wel bij FIU-NL.
4. Anders, namelijk…

58 procent van de respondenten geeft de opdracht terug en meldt een vermoeden van witwassen bij de FIU. Achttien procent meldt ook, maar vindt voortzetting van het werk geen probleem. 23 procent koos voor ‘anders’. “Vanwege de zorgplicht zou ik de opdracht wel afronden, maar wel een heracceptatie van de klant uitvoeren en hierna aanvullende werkzaamheden uitvoeren uit een verscherpt cliëntonderzoek. En natuurlijk een melding bij de FIU van de ongebruikelijke transactie”, aldus één van de respondenten. “Als de heer X niet wenst te reageren op fors doorvragen, dan stinkt het”, stelt een ander. En dan heb je een vertrouwensbreuk.