Zoom: busy season
Van Oosterhout naar Aalten - Heelhuids thuis - Van busy season naar busy year - Red velvet cake inslaan.
Dit artikel is verschenen in Accountant Q1, 2018
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Van Oosterhout naar Aalten
Met een team van zo’n zes medewerkers reist Patrick Hausen, directeur en accountant bij DRV Accountants & Adviseurs, elk busy season weer naar Aalten in de Achterhoek, om daar de controle uit te voeren van Kaemingk, een internationale groothandel in kerst- en woonaccessoires. Accountants in de wondere wereld van de decoratie.
Het is een behoorlijke reis vanuit het Brabantse Oosterhout, waar Hausen en zijn team deel uitmaken van de DRV-vestiging aldaar. Dag in, dag uit op en neer. Soms wordt ook een hotel geboekt. “Voor wie wil natuurlijk”, zegt Hausen. “De meeste van ons hebben toch de voorkeur om terug te rijden naar huis, om nog even wat tijd door te brengen met hun gezin.”
“Pittige dagen”, zegt hij over deze periode. Maar er zit veel voldoening in, want Kaemingk is een boeiende cliënt, vooral vanwege de business, de omvang en het internationale karakter van de onderneming. “Hun inkoop - tienduizenden producten - komt grotendeels uit China. Voor onze controle hebben wij ook contact met een accountant in Hongkong.” Het werk alleen doen vanuit Oosterhout is absoluut niet aan de orde. “Het directe persoonlijke contact is onmisbaar. Bij een controle kunnen allerlei vragen opkomen, zowel bij ons als bij de cliënt. Dan is het goed om makkelijk te kunnen schakelen, even bij de klant naar binnen te lopen.”
Het reizen mag dan tijd en energie kosten, heel vervelend is het natuurlijk niet. “We weten dat we in deze periode allemaal een stapje extra moeten doen. Je doet het met z’n allen, het teamgevoel is sterk. Dat is ook prettig bij het reizen. Je zit lang bij elkaar in de auto, dus is er genoeg ruimte voor een gezellig praatje met een muziekje erbij.”
Heelhuids thuis
Work hard, play hard. Medewerkers van de controleafdeling van de BDO-vestiging in Hengelo zijn zo vriendelijk voor Zoom te poseren in hun ski-outfit. Ze zijn al geweest, in januari. “Met opzet juist voordat het busy season losbarst. Even de batterij opladen”, zegt Jan Jaap Zijlman, senior manager BDO Audit & Assurance. Zelf fanatiek skiër - zwarte pistes en meer van dat werk - organiseert hij sinds een jaar of vijf het tripje. Meestal een dag of vijf, zes; altijd vier dagen skiën. “Ontbijten om acht uur, om half negen naar de pistes, tot een uur of vier. Dan de après-ski natuurlijk, een niet onbelangrijk onderdeel. Maar altijd zitten we om acht uur weer aan het ontbijt.”
Met z’n twaalven waren ze dit jaar. Dat is min of meer het gemiddelde. Er gingen er wel eens twintig mee, maar ook wel eens acht. “Het is maar net hoe het voor iedereen thuis uitkomt.” En vervolgens met een frisse kop aan de slag. Ongelukken zijn tot nu toe voorkomen. “Het is de angst van degenen die niet meegaan: jullie komen toch wel heelhuids terug hè? Dat is gelukkig altijd gebeurd.”
Is een weekje weg aan het eind van de hectiek geen optie? “Busy season duurt best lang bij BDO”, zegt Zijlman. “Tot half mei, dus zolang wachten kan niet. En om nou halverwege, midden in de drukte weg te gaan... Dat doen we onze collega’s niet aan.”
Van busy season naar busy year
Nog één laatste keer dan, busy season bij 216 - spreek uit: twee-één-zes. Vincent Pourchez neemt nog een kop koffie om de werkdruk te lijf te gaan: klanten willen van alles de eerste maanden van het jaar, overheden willen van alles. En dat allemaal tegelijk. Gevolg: files op de werkvloer. Want het boekhoudkundig afsluiten van periodes gaat gepaard met reeksen handmatige boekingen. En die kosten tijd, tijd en nog eens tijd.
Nóg wel. Want 216 legt de laatste hand aan grote plannen. Ze doen het anders. “Kom volgend jaar rond deze tijd nog maar eens terug”, zegt Pourchez, adviseur en fiscalist. “We hebben dan in de eerste week van januari alle btw-aangiften ‘eruit’ gedaan.” Hoe? Door vol in te zetten op automatisering. “We streven naar no hands accounting”, aldus Pourchez. “Administratie, salarisadministratie, jaarrekening, ib, vpb: het rolt er allemaal uit op het moment dat we het nodig hebben. We zijn niet langer afhankelijk van boekingen die na afl oop van een periode nog moeten worden ingevoerd. Omdat die boekingen al dagelijks automatisch zijn verwerkt.” En de tijd die daardoor vrijkomt? “Die besteden we aan wat we eigenlijk willen doen: adviseren. Real-time inzicht bieden in hoe de onderneming draait en proactief adviseren over de financiële zaken van de ondernemer, zowel zakelijk als privé.”
Het einde van de spreekwoordelijke schoenendoos is dus aangebroken, als het aan 216 ligt. Net zoals het einde van busy season. Pourchez: “Van busy season op naar een busy year. Nu is zeventig tot tachtig procent van de administraties die we zelf voeren geautomatiseerd, dat zal volgend jaar minimaal negentig procent zijn.”
Red velvet cake inslaan
Stipt om half zes komt het financial auditteam van Kirsten Bakker binnenvallen bij Eetwinkel Zwaan aan de Zuidas. “We hebben van tevoren gebeld wat we willen hebben, vis, vlees of vegetarisch, en dan staat het klaar”, legt Bakker uit. Ze is manager bij PwC en leidt met medemanagers en partners het team, een kleine twintig dames en heren sterk, dat deze weken bij een grote cliënt in de financiële dienstverlening de controle uitvoert. Lange dagen, met af en toe een avond overwerken en dan wordt er dus een gezamenlijke maaltijd geregeld. Om zes uur zijn ze weer weg bij Eetwinkel Zwaan. Maar niet voordat de liefhebbers nog even wat cakejes hebben ingeslagen, voor de avond. Populair: de red velvet en de cheese cake.
Als manager houdt Bakker het welbevinden van het team in de gaten. Elke week is er tijd voor een care-sessie - een goed gesprek, zeg maar - met elk van de teamleden. Daarnaast heeft ze zo haar voorkeuren. Weekenden doorwerken, daarvan is ze bijvoorbeeld geen voorstander. “Ik geloof er niet in. Na een week hard werken moet je ook iets leuks voor jezelf kunnen doen. Almaar doorwerken, op een gegeven moment ben je ook niet meer productief.” Daarnaast zijn er - door het jaar heen - gezamenlijke uitjes. Samen koken bijvoorbeeld, of een boottochtje door de Amsterdamse grachten. En het team heeft een ‘fungoeroe’ aangesteld, ook actief tijdens deze hoogtijdagen. “Die verzint dan plotseling een spelletje, of een quizje. Gewoon om de spanning even te breken. Hartstikke leuk.”