NBA nieuws
Meeste oob-kantoren op schema invoering verbeterplannen - 'Nu kom je bij de mens, dat ishet lastigste' - Open brief NBA aan zorgsector - Accountants meer gericht op voorkomen dan leren van fouten.
Dit artikel is verschenen in Accountant Q2, 2015
Bekijk alle artikelen uit dit nummer
Tekst: Marc Schweppe
Meeste oob-kantoren op schema invoering verbeterplannen
De meeste grote en middelgrote accountantskantoren liggen op schema met het invoeren van maatregelen die de kwaliteit van de accountantscontrole moeten verbeteren. Maar er zijn ook maatregelen die om extra aandacht vragen.
Dat blijkt uit de nieuwe ‘NBA Monitor Publiek Belang’: een online tool, die de implementatie van de kwaliteitsmaatregelen zichtbaar maakt.
Tussenstappen afgerond
Van de stappen die per 1 juni 2015 door de betrokken kantoren afgerond moeten zijn ligt 95 procent op schema, zo blijkt uit de monitor. De deadlines zijn door de NBA in overleg met de kantoren vastgesteld. De kantoren zijn zelf verantwoordelijk voor invulling van de gegevens. Gemiddeld is eenderde van het aantal activiteiten, benodigd voor de volledige implementatie van het plan, uitgevoerd. Inmiddels hebben acht van de negen kantoren met een oob-vergunning het belonings-, promotie- en beleggingsbeleid geëvalueerd. Zeven kantoren hebben intern opdracht gegeven voor de invoering van de zogenaamde clawback-regeling. En zeven kantoren hebben de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling verstevigd.
Aandacht
Met name de invoering van een eigen raad van commissarissen vóór 1 januari 2016 behoeft nog aandacht. Een aantal kantoren beschikt al over een werkende raad, een ander deel is nog bezig met de profielschets en mandaat daarvan. De herziening van het belonings- en beleggingsbeleid ligt nog niet bij alle kantoren op schema. En bij de uitwerking van de clawback-regeling zijn ook nog vraagstukken op te lossen.
NBA
Ook de NBA heeft een aantal stappen gerealiseerd. Zo is een nieuwe beroepsstandaard ingevoerd die het afgeven van een uitgebreide controleverklaring bij organisaties van openbaar belang (oob's) verplicht stelt. Ook zijn twee handreikingen ter consultatie voorgelegd: over overdracht tussen huidige en opvolgende accountant en over de publieke rapportage van kwaliteitsfactoren (zoals partner-staf ratio en opleidingsuren per medewerker). Naar verwachting verschijnen de komende maanden de eerste transparantieverslagen waarin kantoren over deze kwaliteitsfactoren rapporteren. De invoering van maatregelen om het lerend vermogen te verbeteren roept nog de nodige vragen op, net als de totstandkoming van een beoordelingsverklaring bij het directieverslag. Rond deze thema's organiseert de NBA de komende maanden publieke consultaties en discussies met belanghebbenden.
Planning 2015
Nog dit jaar is de invoering van een aantal maatregelen bij de kantoren gepland. Naast de invoering van de raad van commissarissen betreft dat onder andere het uitvoeren van een cultuurmeting, de aanpassing van beloningsregelingen en invoering van de clawback-regeling.
De NBA wil vóór 1 januari 2016 de beroepseed voor accountants invoeren. Ook is de oprichting van een wetenschappelijk onderzoeksinstituut (‘AccountancyLab’) in gang gezet. Ambitie is om dit instituut medio 2016 operationeel te laten zijn.
Publiek toegankelijk
De NBA Monitor is publiek toegankelijk en biedt de mogelijkheid per kantoor of op geaggregeerd niveau te bekijken hoever de implementatie van de maatregelen uit het rapport In het publiek belang is gevorderd. De opzet sluit aan bij de uitvraag van gegevens die door toezichthouder AFM jaarlijks aan accountantsorganisaties wordt gedaan. De voortgangsmeting is gebaseerd op self assessment; de NBA vraagt kantoren hun gegevens ten minste ieder kwartaal te actualiseren.
De monitor biedt in eerste instantie informatie over de oob-accountantsorganisaties. In een later stadium worden ook gegevens van de niet-oob-kantoren opgenomen. In de werkgroep niet-oob wordt eerst bezien hoe de diverse maatregelen van toepassing zijn bij die kantoren.
Veel reacties op beroepseed voor accountants
De allereerste maatregel (1.1) uit het rapport In het publiek belang betreft de invoering van een beroepseed voor accountants.
Na overleg met ledengroepbesturen en derden heeft het bestuur van de NBA in een enquête twee tekstversies gepresenteerd aan de leden. Daarbij is gevraagd om een voorkeur voor één van beide varianten uit te spreken.
Het grote aantal respondenten maakt duidelijk dat de eed leeft onder de leden. Niet iedereen is er echter direct van overtuigd dat een eed nodig is. De Novak heeft via Accountant.nl een eigen tekstversie gesuggereerd. De NBA wil nog voor 1 januari 2016 de beroepseed voor accountants invoeren.
‘Nu kom je bij de mens, dat is het lastigste’
Hoe bereik je de gewenste cultuur in een accountantsorganisatie? Op welke wijze stuur je gedrag en vermijd je een angstcultuur?
Die vragen kwamen aan de orde tijdens een besloten rondetafelbijeenkomst over cultuur en gedrag bij oob-kantoren. Daarvoor kwamen de heads of audit van oob-accountantsorganisaties op 20 april 2015 naar de NBA.
Geen meetlat
Organisatiepsycholoog Erik van de Loo benadrukte dat een meetinstrument moet aansluiten op zaken die al beschikbaar zijn in een aantal kantoren. “Veel organisaties zijn druk bezig met cultuur en kwaliteit, we moeten niet opnieuw het wiel uitvinden.” Het instrument wordt geen meetlat, maar is vooral een eerste stap in cultuurverandering. Een cultuurmeting helpt om bewust en onbewust gedrag in beeld te krijgen en in gesprek te komen met de eigen organisatie.
Ter voorbereiding is een rondgang langs kantoren gemaakt. De ontwikkeling van het meetinstrument is in een vergevorderd stadium. Daarbij wordt gekeken naar meetinstrumenten in andere sectoren: “Als het goed genoeg is voor kerncentrales, moet het ook bruikbaar kunnen zijn voor accountants”, aldus Van de Loo.
Busy season
Tijdens de bijeenkomst gaven de heads of audit een inkijkje in de diverse cultuurprogramma's van de kantoren. Na publicatie van het rapport In het publiek belang is begonnen met procedures aan te passen of aan te scherpen. “Maar nu kom je bij de mens, dat is het lastigste.” De samenwerking met andere disciplines binnen de organisatie is daarbij een aandachtspunt; accountants kunnen niet altijd rekenen op begrip. Ook de werkdruk is een bron van zorg. “Hoe houd je kwaliteit levend in het busy season? Als er avond aan avond hard moet worden gewerkt, valt er wel eens iets van de wagen.”
Kantoren organiseren rondetafelsessies met medewerkers, om te zien wat er leeft.
“Leuk wat er uit een meting komt, maar wat vindt er nu echt op de vloer plaats, wat is het onderbuikgevoel van mensen?”
Niet foutloos
Incidenten zullen ongetwijfeld blijven, ook na invoering van verbeterplannen en cultuurprogramma's: “Er zullen altijd fouten gemaakt worden, ik geloof niet in de illusie van een foutloze accountant.” Tijdsdruk is vaak een factor van belang, maar mag niet de doorslag geven: “Als we morgen moeten afsluiten maar ik voel me er niet comfortabel bij, dan moet je ervoor kiezen om dat niet te doen. Ik wil rustig kunnen slapen.” Kun je cultuur veranderen door een koppeling met beloningscomponenten? Daar is niet iedereen van overtuigd: “De salarissen zijn goed, mensen liggen niet wakker van tien procent minder.” Alternatief kan zijn om het te zoeken in de status van partners, bijvoorbeeld door ze in een lagere categorie te plaatsen. Dat raakt ze veel meer.
Inmiddels wordt het instrument verder ontwikkeld, zodat het in het najaar kan worden toegepast. NBA en oob-kantoren hebben zich ten doel gesteld de cultuurmetingen vóór het einde van 2015 te hebben verricht.
Zie voor het complete verslag Accountant.nl (Rondetafel: Sturen op gedrag).
Open brief NBA aan zorgsector: minister moet regie nemen
Er is onduidelijkheid over de reikwijdte van rollen, positie en mandaat van de instanties in de zorgsector. Het maatschappelijk vertrouwen in de zorg en in het beleid van de overheid lijkt te dalen. Heldere governance en het integreren van een aantal betrokken partijen is nodig. Zolang het systeem niet optimaal functioneert moet de minister van VWS de regie nemen en partijen bij elkaar brengen.
Dat schreef de NBA medio mei in een open brief aan de curatieve zorgsector.
Complexe governance
Zorginstellingen hebben niet alleen te maken met zorgverzekeraars, brancheorganisaties en patiëntenverenigingen, maar ook met het ministerie van VWS en organisaties als de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Instellingen worden geconfronteerd met een veelheid aan verzekeraars en polissoorten, elk met hun eigen vergoedingsvoorwaarden. Sommige instellingen moeten ook nog rekening houden met gemeenten en zorgregio's, die elk hun eigen beleid mogen bepalen. Dit leidt tot complexe administratieve processen. De NBA adviseert om helder in beeld te brengen wat ieders verantwoordelijkheid is, waar overlap is of juist gaten ontstaan. Het aantal spelers moet worden beperkt of geïntegreerd. NBA-voorzitter Huub Wieleman: “Dat de huidige systemen niet goed werken heb ik ook zelf ervaren. Bijna een jaar na een eigen ziekenhuisbezoek had ik nog altijd geen rekening gezien. Toen ik zelf de cfo van het ziekenhuis en de NZa belde bleek me hoe eenvoudige zaken ingewikkeld kunnen worden gemaakt. Dat moeten we niet willen.” Bij de totstandkoming van nieuwe regels moet samen met experts en ervaringsdeskundigen uit de sector zelf standaard op uitvoerbaarheid, kosten en controleerbaarheid worden getoetst, aldus de NBA.
Open brief
De open brief aan de curatieve zorgsector Op weg naar vertrouwde zorg is onderdeel van een reeks publicaties van de NBA, waarin signalen en aanbevelingen aan sectoren worden afgegeven. De brief kreeg veel aandacht in de media en werd door Saskia Stuiveling, president van de Algemene Rekenkamer, aangehaald tijdens haar toespraak voor de Tweede Kamer op Verantwoordingsdag.
Goodwill-model nog belangrijk voor accountantskantoren
Zeventig procent van de accountantskantoren met een AFM-vergunning beschikt nog over een goodwill- regeling. Een kwart van de kantoren geeft aan nooit een goodwill-model te hebben gehad, de overige respondenten hebben dit afgeschaft. Dit blijkt uit een inventarisatie die de NBA in maart en april heeft gehouden. Het uitfaseren van de goodwill-regelingen bij accountantskantoren is een uitvloeisel van maatregel 3.7 uit het rapport In het publiek belang. Van de ruim 400 betrokken kantoren hebben er 139 meegewerkt aan de inventarisatie.
Winstrechten
Goodwill wordt door de kantoren vooral gezien als een vergoeding voor winstrechten van de zittende partners en als een vorm van ondernemerschap. Bij bijna dertig procent van de kantoren met een goodwillregeling staat het model al ter discussie.
De projectgroep die werkt aan de uitfasering van het goodwill-model bekijkt op dit moment een aantal oplossingsrichtingen, mede aan de hand van best practices.
Accountants meer gericht op voorkomen dan leren van fouten
Accountantskantoren leggen veel nadruk op het voorkomen van fouten, maar leren onvoldoende van de fouten die er gemaakt worden. Dat blijkt uit verkennend onderzoek van de Vrije Universiteit.
Het onderzoek toont aan dat het belang van openheid binnen accountantskantoren wordt onderkend, maar in de praktijk nog weinig wordt waargemaakt. Tijdens trainingen wordt vooral nadruk gelegd op het voorkomen van fouten en niet of slechts beperkt op het leren van fouten. Volgens de onderzoekers komt dat doordat gemaakte fouten niet open met elkaar worden besproken en geanalyseerd.
Fout of overtreding
Angst om fouten te maken vormt mogelijk een barrière voor die openheid. Partners, directieleden en bestuurders lijken een positiever beeld te hebben van de mate van openheid en het leren in hun organisatie dan medewerkers in overige functies. Accountantsorganisaties maken ook te weinig onderscheid tussen fouten en overtredingen. Fouten zijn onbedoeld, maar overtredingen zijn bewuste beslissingen om zich niet aan voorschriften te houden. Het kwalificeren van een fout als overtreding leidt tot sancties, waardoor een angstcultuur kan ontstaan en het lerend vermogen van de organisatie wordt belemmerd.
Immaterieel
Van fouten kan worden geleerd, ongeacht of de gevolgen groot of klein zijn. Uit de gehouden interviews blijkt echter dat accountantsorganisaties nauwelijks aandacht besteden aan fouten in het controleproces, zolang die geen of slechts immaterieel effect hebben op de jaarrekening. Daardoor kunnen vergelijkbare fouten (met mogelijk grotere gevolgen) in de toekomst nogmaals worden gemaakt. Volgens de onderzoekers moeten accountants gemaakte fouten, ongeacht de gevolgen, altijd analyseren om ervan te kunnen leren.
Onderzoek
Voor het verkennend onderzoek is een reeks interviews afgenomen en een survey uitgezet onder openbaar accountants en accountancystudenten van de Vrije Universiteit Amsterdam. De resultaten zijn besproken tijdens een seminar voor experts en betrokkenen op 19 juni 2015. Het VU-onderzoek is geïnitieerd door de NBA en gefinancierd door het Accountantsfonds. In 2014 pleitte TNO, na onderzoek naar de haalbaarheid van een onafh ankelijke onderzoeksraad, al voor een cultuuromslag in de accountancy, gericht op het leren van fouten.
Cursuslabel ‘Academie Publieke Sector’ maakt goede start
Op 11 februari 2015 hebben NBA en VRC een nieuw cursuslabel gelanceerd: Academie Publieke Sector.
Accountants en controllers vinden bij de Academie een actueel en op hun specifieke praktijk gericht cursusaanbod. Daarnaast biedt de Academie deze doelgroep een platform om kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. De Academie Publieke Sector sluit aan bij het voornemen van de NBA om nadrukkelijker aandacht te besteden aan specifieke sectoren. Academie Publieke Sector is gestart met elf cursussen in het voorjaar en ontwikkelt voor het najaar nogmaals tien cursussen speciaal voor leden die in of voor de publieke sector werken.