Begin vorig jaar publiceerde de AFM een data-analyse van toetsingsuitkomsten bij niet-oob-accountantsorganisaties. Bij kantoren die een beperkt aantal wettelijke controles per jaar verrichten, is de kans significant groter dat de kwaliteit daarvan tekortschiet, zo concludeerde de toezichthouder. Ook de hoogte van de omzet van de accountantsorganisatie en de vergoeding per controle zijn van invloed op de kwaliteit.

Tijdens twee online bijeenkomsten, georganiseerd door het Platform niet-oob-kantoren, mocht de AFM de resultaten van de data-analyse kort toelichten. Volgens de toezichthouder zijn er significante verbanden tussen bepaalde organisatiekenmerken en de toetsingsuitkomsten. Zo bedraagt de gemiddelde audit fee minder dan € 16.000, heeft het kantoor een portefeuille van minder dan vijftien wettelijke controles en een organisatie-omzet van minder dan anderhalf miljoen euro.  

Zulke kenmerken verhogen de kans op een verhoogde kwetsbaarheid of een negatieve toetsingsuitkomst, maar dat hoeft niet per se het geval te zijn. De AFM licht toe dat de grens van € 16.000 audit fee berekend is door de computer als een 'natuurlijk omslagpunt', waaronder significant meer risico’s optreden.

Risico's

De AFM ziet vier risico's bij een vergunningaanvraag door kantoren met een beperkte omvang.

1. Functievermenging (externe accountant is de enige beleidsbepaler)
2. Past de deskundigheid van de accountant bij de sector die wordt bediend?
3. Samenloop van dienstverlening (is de onafhankelijkheid bij de wettelijke controles gewaarborgd?)
4. Bij inhuur: risico op onvoldoende kennis van het stelsel van kwaliteitsbeheersing en onvoldoende bestand tegen uitloop van werkzaamheden.

Verschillende kantoren gaven tijdens de online sessies aan deze risico's te herkennen. Maar er zijn wegen om de kwaliteit te borgen en zulke risico's te 'overgroeien', al vraagt dat wel extra inspanning. Genoemd worden het zoeken van samenwerking met andere kantoren, samen een compliance officer delen of samen een audit only-praktijk oprichten. Ook is het zaak om rustig te groeien en risico's mee te wegen bij clientacceptatie.

'Past de deskundigheid van de accountant bij de sector die wordt bediend?'

Open staan voor feedback om te verbeteren helpt, net als personeel selecteren en opleiden met een 'controle mindset'. Verder kun je de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) door een externe deskundige laten doen, die de 'blik van buiten' bij een  kleinere organisatie kan inbrengen.

Vrijwillige controles meewegen?

Ook vrijwillige controles helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden, menen diverse kantoren, dus moet je die meewegen in het totaal aantal. En het hebben van een grote samenstelpraktijk kan ook kwaliteitsbevorderend zijn voor de controlepraktijk, bijvoorbeeld vanwege de fiscale aspecten en overige werkzaamheden bij het samenstellen van jaarrekeningen. Maar de AFM heeft geen cijfers over het aantal vrijwillige controles en kan dat daarom niet meenemen in de overwegingen. Ook ziet de toezichthouder wel degelijk verschil tussen wettelijke en vrijwillige controles. En een grote samenstelpraktijk kan resulteren in minder focus op de controlepraktijk.

'Zit het kwaliteitsrisico in het dossier of in de aard van de klant?'

Een goede cliënt- en opdrachtacceptatie blijft noodzakelijk; ook als ogenschijnlijk minder rendabele klanten worden afgestoten door grote kantoren en vervolgens aankloppen bij kleinere partijen.

Praktijkervaringen van deelnemers (zie kader) worden door anderen herkend. Middelgrote kantoren concentreren hun wettelijke controles in de vorm van een servicelijnorganisatie, kleine(re) kantoren zoeken samenwerking, ook als het bijvoorbeeld gaat over opleidingen voor hun personeel. Elk segment heeft eigen kwaliteitsuitdagingen: bij grotere kantoren wordt centrale aansturing steeds belangrijker. Middelgrote en grotere kantoren hebben vaak goede systemen voor cliënt- en opdrachtacceptatie, bij kleinere kantoren kan dat weleens minder goed geregeld zijn.

Zit het kwaliteitsrisico in het dossier of in de aard van de klant? Bij een klant die ‘doorstroomt’ naar de wettelijke controle, moet meer tijd worden genomen om alle zaken op orde te krijgen.

Ervaringen SRA-toetser

Dick Meester (voorzitter Reviewcommissie SRA) ziet vanuit zijn ervaring als toetser bij kleine(re) kantoren dat de reviewcommissie voor rapportages wel onderscheid maakt tussen wettelijke en vrijwillige controles, maar dat kleinere kantoren hier in hun stelsel van kwaliteitsbeheersing geen onderscheid in aanbrengen.

Positief is dat ambities en doelstellingen rondom de klantenportefeuille ook bij kleine kantoren meestal goed op orde zijn. Ook zit de controlerend accountant daar vaak "stevig" in elk controledossier en tegenspraak is veelal goed geregeld in het controleteam. Er heerst een cultuur van 'samen optrekken'. Kleinere kantoren zijn flexibel in hun werkvormen en aanpassingsvermogen.

Uitdagingen zijn er tegelijk ook. Zo is werven en behouden van personeel voor kleinere kantoren soms lastig. En bij het wegvallen van een controlerend accountant op een klein kantoor komt de kwetsbaarheid naar voren. Waarneming is niet altijd goed geregeld, want de waarnemer is meestal zelf ook al druk. Inhuren van deskundigheid lijkt de betere optie te zijn, maar heeft ook nadelen als het gaat om consistentie en kennisbehoud. Inhuur ziet de Reviewcommissie eigenlijk alleen bij IT.

Kennis in het hoofd

Dossiers zijn over het algemeen goed op orde, qua systeem en werkprogramma's. Wel is nog veel kennis 'impliciet en informeel aanwezig' bij de controlerend accountant, dus vooral in het hoofd, zonder volledig in het dossier te zijn opgenomen. Daar is nog winst te halen. Vaktechnisch overleg is bij kantoren met beperktere omvang soms minimaal.

Doorgroei van samenstellen naar controle komt bij kleinere kantoren steeds minder voor. Het omgekeerde wel, als kleinere kantoren hun Wta-vergunning inleveren. Meester benadrukt het belang van kritische cliëntacceptatie: beoordeel een potentiële cliënt altijd op basis van kennis, kunde en ervaring van het eigen kantoor.

'Vaktechnisch overleg is bij kantoren met beperktere omvang soms minimaal.'

Dat laatste wordt door de deelnemers onderschreven: Kleinere kantoren mogen strenger zijn in hun cliëntacceptatie. Focus op de kwaliteit die je wel of niet kunt leveren, gelet op de eigen interne structuur, omvang en deskundigheid binnen het controleteam. Weiger klanten waarvoor je onvoldoende capaciteit en expertise hebt. "Wees je bewust van de risico's op basis van de eigen kantooromvang."