Wat maakt dat ondernemers hun business aanvoelen, goed aansturen en ondanks alle uitdagingen positief doorgroeien? Pieter de Kok over een mix van factoren.

Discussie Column 08 november 2024

Ondernemers, pak de lead en kom in balans

Ik las dat de NBA de aandacht wat meer wil richten op de mkb-praktijk. De mkb-accountant bestaat weer. Logisch, is ook een dynamische groep ondernemingen met veel uitdagingen. Economisch gezien heeft deze groep het zwaar: tekorten aan personeel, oplopende kosten en minder rendement. In balans komen en blijven is voor veel ondernemingen en organisaties een avontuur.

Voor deze bijdrage maak ik de groep wat groter, vanaf nu is het de 'KMG-praktijk', want ook grote ondernemingen hebben deze uitdagingen. De KMG-praktijk bestaat uit duizenden ondernemers, ondernemingen en organisaties. Het is het speelveld waar duizenden van onze collega's dagelijks actief zien. In dit licht van meer focus op KMG wil ik een aantal observaties delen; observaties waar je ook met jouw cliënten over kunt sparren.

Als je per jaar bij een groot aantal verschillende KMG-organisaties in de keuken mag kijken, zie en voel je ontzettend veel. Ik kan enorm genieten van organisaties die bovenop de bal zitten en met gezond verstand en goed ondernemerschap de business aanvoelen, aansturen en ondanks alle uitdagingen positief doorgroeien. Hoe doen ze dat, wat is hun succes, wat maakt dat ze in balans en alert zijn?

Ik herken inmiddels de mix van factoren die ervoor zorgen dat de vibe positief is. Ik heb de vijf belangrijkste factoren op een rij gezet. Enige herkenbaarheid berust op louter toeval, het zijn er maar vijf en waar nodig houd ik het extra eenvoudig. En let op, als de factor het tegenovergestelde is, wat ik ook helaas vaak zie, dan is er vaak sprake van onbalans en zijn er extra uitdagingen.

Zichtbaarheid ondernemer
De ondernemer is zichtbaar in de lead, onverminderd betrokken bij de vertaling van (strategische) doelstellingen naar relevante meetpunten, de succesfactoren. Iedereen kent de succesfactoren.

Dat "zichtbaar" is hier het sleutelwoord; zichtbaar op de werkvloer, oog voor details, voor werknemers, zichtbaar in management- en directie-overleggen, zichtbaar richting banken, aandeelhouders en accountants. Zichtbaar, alert en observerend.

Zinvolle rapportages
Elke onderneming heeft iets van managementinformatie, veelal nog een historische uit de kluiten gewassen opeenstapeling van Excelsheets. Niemand die alle sheets bestudeert. Niemand weet zeker of de data nog aansluit op onderliggende applicaties. Het is in ieder geval heel veel data, maar zeker nog geen informatie.

Niet bij ondernemers en ondernemingen die in balans zijn. Nee, die laten zich niet afleiden door een overvloed aan getallen, maar sturen op een beperkte, maar zeer relevante verzameling van slimme meters, aangesloten op de bron. Altijd actueel en accuraat.

Deze meters geven signalen af, herkennen trends en initiëren tijdig uitzondering- en oorzaakanalyses, als prestaties achterblijven bij verwachtingen. Niet een jaarlijkse oefening achteraf. Nee, minimaal wekelijks, soms maandelijks, maar boem boem, geen ruis, feiten, actiegericht.

Follow up
Handboeken vol werkinstructies, procedures en regels. ISO, normeringen en andere papieren tijgers. Ik zie ze nog steeds. Prachtig in theorie, maar ik zie ondernemers succes hebben met het oppakken van de acties en zelf de follow-up najagen.

Follow up is wellicht minst gewaardeerde, maar meeste waardevolle succesfactor van nu. Van meten naar acties definiëren, naar follow up organiseren, doorpakken en oplossen. De ondernemer in de lead.

Verdieping op het juiste moment
Het is bijna 2025, je verwacht niet meer dat er structureel iets fout gaat in de routinematige processen ondersteund door IT. Succesvolle ondernemers lezen de signalen uit de relevante data goed, dat deze aanname niet altijd terecht is. Op tijd oorzaak- en verschillenanalyses uitvoeren, met inzet slimme technologie, geeft snel duidelijkheid en richting aan oplossingen. Hiermee worden groteren problemen voorkomen.

De top drie van recente data-analyses die we nog steeds zien, simpelweg omdat ondersteunende IT-applicaties niet juist of niet toereikend zijn ingericht of werken:

• Geleverde diensten (uren, abonnementen etc), producten versus daadwerkelijk gefactureerd. Er gaat nog veel mis en marge lekt weg.
• Prijzen, kortingen, vooraf bedacht, vastgelegd in de prijstabellen, in de abonnementen systemen versus hetgeen werkelijk is doorberekend, gaat zelden echt goed. Ook hier lekt marge weg.
• Interne autorisatie op kosten, een happy flow, mooi bedacht totdat je de werkelijkheid ziet, geen gebrek aan creativiteit maar dat altijd goed gaat en of er dus grip is op uitgaven; ik zie het nog vaak mis gaan.

Gewoon regelmatig de diepte in en de boel weer recht zetten.

Betrokkenheid team
De ondernemer in de lead heeft een grote mate van betrokkenheid met het team en dat vormt het fundament onder elk succesvol team. Geen lange vergaderingen, maar elke twee weken of elke maand: een korte analyse van slimme rapportages, duidelijke acties, directe follow-up, verdieping waar nodig, iedereen betrokken, waar nodig werkafspraken aanpassen en deze cycli blijven herhalen.

Dit werkt, het is vrij simpel, bespreek het eens met elkaar. En zorg dat de ondernemer in de lead is, komt en dan blijft.