De proces mining-markt is de afgelopen jaren meer volwassen geworden, maar volgens Pieter de Kok zijn er nog niet veel accountantskantoren in de audit mee actief. Jammer, want het is prachtige technologie.

Discussie Column 04 januari 2024

Wie gebruikt process mining in de audit?

Nieuw jaar, nieuwe ronde, nieuwe kansen. Bij deze iedereen een succesvol 2024 gewenst. Een van mijn goede voornemens is om weer wat meer tijd te gaan besteden aan kennisdeling en verbinding rondom inzet technologie.

Nog voor de magische blockchain, nog ver voor de super enthousiast ontvangen Large Language Models zoals #ChatGPT en andere super generative AI-toepassingen, was er al iets vernieuwends, namelijk process mining. Geboren in ons eigen Eindhoven, opgegroeid in de rest van de wereld.
Er zweeft op het internet nog een filmpje van mij rond - een zwaardere versie van Pieter met een dikke bos haar - waarin ik process mining voor auditing probeer uit te leggen. Met glinsteringen in mijn ogen. Het komt allemaal wat klungelig over, maar het was ook helemaal nieuw toen en ik deed echt mijn best om mijn enthousiasme over te brengen.

Bijna dertien jaar geleden ontdekte ik Futura Process Mining, ontwikkeld door student Peter van den Brand, TU Eindhoven. Het was de eerste tool waarmee we binnen mijn team gingen experimenten met process mining in de audit. Ik was direct overtuigd van de mogelijkheden. Zowel als auditor als (toen ook nog) mede-eigenaar van een data-analytics software resell-club.
Via ons netwerk en door ons enthousiasme verkregen we de resell-rechten om de nieuwe process mining tool aan auditors te verkopen. Wij waren de eerste die dat deden in de assurancepraktijk. Ik heb destijds heel wat process mining demonstraties bij collega-kantoren gegeven; vol enthousiasme en overtuiging dat process mining het gouden ei van Columbus was en het inzicht in Opzet, Bestaan en Werking van Interne Beheersing revolutionair ging veranderen.

Het is in de jaren erna vast en zeker een Gouden Ei geworden, alleen niet mijn ei. Ik ben eind 2019 volledig uit de toolswinkel gestapt en heb mijn aandelen verkocht. Mijn passie zit toch echt bij de audit en analytics 'aan de slag'-kant.
Kijk ik naar de bloeiende en kleurrijke markt van process mining tools nu, dan waren we in 2011 te vroeg. Ik kijk er nog steeds met veel plezier op terug. Van het trekken aan een dood process mining paard ("Pieter, daar hebben we toch assistenten voor!") leer je heel veel. Groot was de blijdschap dat we wel iets van een kleine hockeystick gezien hebben in het gebruik van process mining in de audit.
Tegelijkertijd heb ik het idee dat process mining vanaf pak 'm beet 2017-2018 reeds een zachte landing in de audit heeft ingezet, met beperkte inzet als uitkomst. De auditmarkt was niet het innovatieve speelveld waar ik op had gehoopt en het aantal verkochte licenties was uiteindelijk in een klein Excel-draaitabelletje bij te houden.

De process mining markt lijkt nu meer volwassenen (schat ik voorzichtig in) en 'tweehandenvol' softwareclubs zijn volledig gespecialiseerd in process mining. Ik zie zelfs stand-alone process mining advieskantoren. Hoe leuk!
Wie zijn dan de huidige succesvolle gebruikers? Er zijn kopers, dat kan niet anders; zijn dat dan de business managers uit de eerste lijn, zijn het de interne controlefuncties in de tweede lijn, of zijn dit de grotere internal audit afdelingen (betwijfel ik)?

Afgaande op de huidige buzz, de events, de congressen en de nog steeds positieve beleving, moeten er waardevolle toepassingen zijn; die prijzige licenties kunnen niet allemaal ergens op de plank stof liggen te happen.
Ik heb geen idee, maar mijn verwachting is dat er vandaag de dag in ieder geval niet heel veel auditkantoren met process mining in de audit actief bezig zijn. Wat mij betreft jammer, want het is en blijft een prachtig stukje technologie. Als de organisatie, onderneming die wordt gecontroleerd, een redelijk compleet event log beschikbaar maakt, zijn de inzichten in interne beheersing erg waardevol.

Natuurlijk zijn er nog (dezelfde) uitdagingen, valkuilen en moeten we mensen vinden die het leuk vinden om zich in het gebruik van de technologie te verdiepen. Ik herken dit ook in mijn eigen team. Inmiddels zijn wij vier of vijf tools verder en gebruiken we momenteel een process mining extension van Tableau. Relatief eenvoudig. En ja, het aantal cases waar we process mining inzetten is nog steeds beperkt, zeg ik enigszins teleurgesteld.

Om het vlammetje van process mining aan te wakkeren, kennis te delen en mensen enthousiast te maken, lijkt het mij leuk om met collega's die met process mining aan de slag zijn twee vierkante tafels te organiseren.
De eerste tafel gericht op het in kaart brengen van bijvoorbeeld een Top 5 van toepassingen in de audit, het samen inventariseren van uitdagingen en het delen van process mining software-ervaringen.
In een tweede tafelsessie kunnen we een paar toepassingen verdiepen (bijvoorbeeld rondom testen controle-technische functiescheiding) en een gastspreker vragen die op één of twee process mining aspecten nieuwe inzichten heeft om de toepassing verder te brengen.

We kunnen dit in het tweede kwartaal van 2024 opzetten. Heb je interesse en ben je een auditor die process mining inzet? Stuur even een DM-berichtje via mijn LinkedIn, dan nodig ik je uit voor de eerste sessie.