Wim Bartels hoopt dat accountants bij de toetsing van duurzaamheidsinformatie oog hebben voor passende diepgang en weten wanneer ze moeten stoppen met vragen stellen.

Discussie Column 14 november 2023

Huisje bij het schuurtje

De afgelopen tijd ben ik meerdere malen aangesproken op de rol van de accountant in duurzaamheidsrapportages. En dan niet wat limited assurance betekent versus reasonable assurance, maar vooral hoe accountants gaan bijdragen aan de daadwerkelijke transitie. En in dat kader: Of accountants niet nu al met de verkeerde instelling beginnen aan de assurance-reis.

Wij worden als beroepsgroep vanaf volgend jaar gevraagd te bevestigen dat de informatie in de sustainability statements in het jaarverslag (daar moet de informatie over duurzaamheid verplicht in worden gerapporteerd) voldoende betrouwbaar is. Ja, ik weet dat dit niet de precieze terminologie is en dat we een beperkte mate van zekerheid geven. Maar dit is de kern van onze taak straks. Zodat een belanghebbende die informatie kan gebruiken om zijn of haar beslissingen te nemen en de desbetreffende markt (de financiële, de arbeidsmarkt, de markt van transacties tussen bedrijven en klanten et cetera) efficiënt kan functioneren. Een belangrijke stakeholder bij dit alles is de Europese Unie. Niet per se in directe zin, maar wel in politiek-bestuurlijke zin. De EU heeft de rapportage-eisen inclusief de assurance-verplichting in het leven geroepen om te kunnen stimuleren dat we als economische regio naar een duurzame economie bewegen. Kortom: Dat de informatie er aan bijdraagt dat we kunnen monitoren dat en hoe we de transitie maken naar (onder andere) een netto nul CO₂-uitstoot, met circulaire producten en een duurzaam voedselsysteem. Dát is de opgave waarvoor we staan.

Dat betekent dat we, naar de uitspraak van Peter Bakker van de World Business Council for Sustainable Development, als accountant eraan kunnen bijdragen om 'de wereld te redden'. Accountants kunnen ervoor zorgen dat de informatie van de juiste waarde is om sturing te kunnen geven aan de transitie. Dat komt echter wel met de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de juiste focus en diepgang van ons werk. En dat komt met de verantwoordelijkheid om diepe kennis te hebben van de materie en de bedoeling van de bepalingen in de standaarden - om te zorgen dat we ons op de juiste zaken richten en begrijpen wanneer 'voldoende werkzaamheden' inderdaad voldoende zijn. In Noord-Holland zeggen ze dan 'laten we het huisje bij het schuurtje houden'.

Nu kunt u denken: 'Maar wat is nu het probleem?' Daarvoor ga ik terug naar het gesprek met de duurzaamheidsmanager van een groot internationaal bedrijf. En ook naar de vergadering van de Sustainability Reporting Board medio oktober, over onder andere verdere richtlijnen om de meest belangrijke (de zogenoemde 'materiële') onderwerpen te bepalen.

Bij beide kwam de vraag op hoe ver je nu eigenlijk moet gaan in het documenteren en beoordelen van het proces. Het bedrijf waarover ik het heb, had het proces uitgebreid gedocumenteerd, maar kreeg toch al ongeveer twintig vragen en opmerkingen van de accountant over vooral de documentatie van het materialiteitsproces. De accountant was het verder overigens eens over de uiteindelijke uitkomst, de belangrijke onderwerpen waarover het bedrijf moet rapporteren.

In de Sustainability Reporting Board bespraken we nog eens dat een zeker niveau van documentatie wenselijk is, al was het maar voor interne doeleinden om het proces over enkele jaren te kunnen herhalen en dan te weten welke keuzes in het vorige proces zijn gemaakt.
Het centrale doel van het gehele proces moet echter voor ogen worden gehouden: Het bepalen van de belangrijke onderwerpen voor rapportage. Daarvoor is het niet nodig om elke individuele kleine stap of elk gesprek te documenteren en te notuleren: Bij een goede kennis van de materie en het businessmodel van de onderneming (inclusief de waardeketen!) zijn die onderwerpen redelijk snel in te schatten. De Sustainability Reporting Board komt binnenkort uit met de richtlijnen voor het materialiteitsproces en dat zullen nadrukkelijk geen 'criteria' worden voor de accountant. Dat is zowel omdat er niet één juist proces te definiëren is, maar ook omdat we willen voorkomen dat accountants het proces tot in detail gaan 'platchecken'.

Als accountant kun je oneindig vragen stellen over het proces, zonder dat dat iets toevoegt aan de inhoud c.q. het doel. Daarmee help je je eigen dossier, maar gaat veel kostbare tijd en energie verloren zonder dat er iets verandert aan de inhoud van het verslag noch aan de transitie. Dan verliezen we niet alleen tijd en energie, maar ook - nog belangrijker - draagvlak voor het opstellen en benutten van de informatie; van hoog tot laag in de organisatie, kan ik vanuit ervaring al zeggen. Dit geldt zeker ook voor al die (grote!) bedrijven die er nu mee moeten beginnen. Die kunnen hun motivatie al verliezen voordat ze zijn begonnen, als we als accountants niet hun reis onderkennen en met gepaste diepgang naar de betrouwbaarheid van informatie kijken. En dan verliezen we helaas zelf ook veel van onze relevantie voordat we zijn begonnen.

Ik hoop van harte dat we als accountants, evenals de toezichthouder, bij duurzaamheids-assurance vooral ook aandacht hebben voor waar we kunnen stoppen, in plaats van waar we nog een aanvullende vraag kunnen stellen. Aandacht hebben voor wanneer 'voldoende' 'voldoende' is en we de reis erkennen die gecontroleerden in veel gevallen op gaan - uiteraard met adequate documentatie. Dan houden we het huisje en het schuurtje bij elkaar.