De invoering van een rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten zorgt daar voor bewustwording. Dus is het zaak ook snel werk te maken van een Verklaring omtrent risicobeheersing, aldus Arjan Brouwer.

Discussie Column 28 oktober 2022

Als wij de bal hebben, kunnen hun niet scoren

Toen ik nog niet zo lang werkzaam was als assistent-accountant, werd het verplicht om een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening (letter of representation) te ontvangen, ondertekend door de bestuurders van de gecontroleerde entiteit, voordat de controleverklaring werd afgegeven. Niet langer kon worden volstaan met vastlegging van een mondelinge afstemming waarin de verantwoordelijkheid van de bestuurder werd bevestigd.

Dat deed in het begin wat stof opwaaien. Er waren zelfs bestuurders die geïrriteerd reageerden en niet begrepen waarom zij nu ineens hun handtekening moesten gaan zetten onder een verklaring dat alles netjes in de jaarrekening was verwerkt. Daar hadden ze nu toch juist een accountant voor? Het liet zien wat het effect is als een impliciete verantwoordelijkheid expliciet wordt gemaakt en wat het effect is als iemand zijn of haar handtekening moet zetten om die verantwoordelijkheid te bevestigen.

Ik moest hieraan denken, toen ik de berichtgeving voorbij zag komen over de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten. Ik neem aan dat bij gemeenten het college van B&W zich ervan bewust was en is dat ze zelf primair verantwoordelijk is voor de rechtmatige besteding van middelen en een goede verantwoording daarover. Tot nu toe was het echter alleen de accountant die expliciet rapporteerde over getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Na enig uitstel verandert dit vanaf 2023 en zal het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording valt vervolgens onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.

Je zou kunnen stellen dat dit een kleine aanpassing is en alle waarborgen om de rechtmatige besteding van gelden te garanderen al aanwezig zouden moeten zijn bij gemeentes. Toch leidt de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de praktijk tot veel vragen bij gemeentes. Bijvoorbeeld vragen over wat ze intern geregeld moeten hebben om de verklaring te kunnen afgeven en vragen over de foutenmarge die wel of niet acceptabel is. De Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden geeft in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording aan dat er gemeentes kunnen zijn die nog sterk leunen op hun accountant en nog niet in staat zijn om zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten spreekt over een cultuurverandering die samenhangt met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en stelt op haar website dat de invoering gevolgen heeft voor "de werkwijze in uw organisatie en de mogelijke inrichting van een interne controle functie binnen uw organisatie". De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft aanleiding gegeven tot publicaties met uitleg, handreikingen, adviezen en best practices en workshops, om gemeenten de handvatten te geven om tot een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording te komen.

Schijnbaar zorgt de verplichting om straks zelf expliciet te verklaren dat de (reeds bestaande) verplichtingen zijn nageleefd toch voor bewustwording, die een deel van de betrokken organisaties aanzet om verbeteringen door te voeren, zodat naleving van die verplichtingen beter geborgd is in de organisatie.

Het is natuurlijk makkelijk om daar lacherig of kritisch over te zijn. Je zou kunnen zeggen dat de vragen die nu worden gesteld al lang geleden hadden moeten worden gesteld. Maar als we eerlijk zijn, moeten we dan niet toegeven dat dit bij iedereen zo werkt? Als ik voor mezelf spreek, dan ben ik me bewust van allerlei verantwoordelijkheden en vereisten waar ik invulling aan moet geven binnen en buiten mijn werk. Maar als ik iets expliciet moet verklaren, en daarvoor mijn handtekening zet, denk ik toch nog eens extra goed na of ik echt alles heb gedaan (of nagelaten) waar ik voor teken.

Door het invoeren van een verplichting als deze worden organisaties zich bewuster van hun verantwoordelijkheid, zullen ze beter nadenken over wat er binnen de organisatie moet worden gerealiseerd om deze verantwoordelijkheid te nemen en wordt de keten sterker. Met een oordeel van de accountant over de getrouwheid van de hierover door de organisatie verstrekte informatie als sluitstuk. Met beter beheerste organisaties, versteviging van intern toezicht en betrouwbaardere informatie als uitkomst.

Het is precies om die reden dat het belangrijk is om snel werk te maken van de Verklaring omtrent risicobeheersing (of in-control statement) en betere informatieverschaffing over fraude en continuïteit door organisaties zelf. Met vervolgens een oordeel van de accountant over de door de organisatie verstrekte informatie.

Voor rechtmatigheid bij gemeenten heeft het bijna twintig jaar geduurd voordat de stap is gemaakt dat de bal niet vooral bij de accountant ligt, maar dat de zaken in de juiste volgorde plaatsvinden en de accountant een oordeel geeft bij de informatie die een organisatie verschaft. De NBA heeft er vorig jaar voor gekozen om voor fraude en continuïteit ook weer de omgekeerde weg te bewandelen en de bal eerst bij de accountant neer te leggen. Maar zei Johan Cruijff niet ooit "Als wij de bal hebben, kunnen hun niet scoren". Om de keten sterker te maken op belangrijke gebieden als fraudepreventie, continuïteit en interne beheersing, moeten we er dus voor zorgen dat die ballen niet nog eens twintig jaar bij de accountant blijven liggen. Want daar worden de gecontroleerde organisaties niet beter van. En de maatschappij ook niet.