De zomerperiode komt eraan of breekt op korte termijn voor iedere accountant aan. Hoe zorg je ervoor dat je kunt loskomen van je werk?

Discussie Column 28 juli 2021

Vakantiemodus AAN: hoe we als accountants naar de zomer uitkijken

Iedereen zal het met me eens zijn: het was een bijzonder voorjaar. Bijzonder, omdat we nog steeds vooral thuiswerkten. Maar ook bijzonder omdat we het nooit drukker hebben gehad dan dit jaar. Ik weet dat we dat zo'n beetje ieder jaar roepen, maar dit jaar is door toenemende druk bij zowel kantoren als klanten én de NOW-controles, écht het meest bijzondere voorjaar ooit geweest.
Waar we 'normaal' gesproken de zomermaanden gebruiken om in alle rust controles af te ronden en dossiers voor aankomend jaar voor te bereiden, is dat dit jaar anders. Veel controles moeten nog afgerond worden. En een groot deel van de controles moet überhaupt nog worden opgestart en is naar het najaar verschoven. 

Waarom het goed is om af te schakelen

Het is maar goed dat de zomerperiode er voor iedereen aankomt. Want hoe graag we ook aan het werk willen blijven, het is toch tijd om te ontkoppelen. Dat is niet zomaar, het is voor iedereen heel belangrijk om af te schakelen. Niet in de laatste plaats omdat er waarschijnlijk weer een net zo druk najaar aan zit te komen. Drukker dan we normaliter gewend zijn.

Bill Gates houdt twee keer per jaar een Think Week. Een week waarin hij zich terugtrekt en afzondert van de gehele wereld. In die week is hij niet zoals gebruikelijk aan het werk, maar gaat hij alleen maar nadenken, lezen, eten en slapen. Juist die weken waarin hij niet in zijn bedrijf werkt, zijn de weken gebleken waarin zijn meest briljante uitvindingen zijn gedaan.

Tips om niet aan je werk te denken

Hoe krijg je het vervolgens voor elkaar om ook tijdens een welverdiende vakantie niet aan je werk te denken? Een aantal tips op een rijtje:

1. Stuur in de week voordat je op vakantie gaat alvast naar je klanten een bericht dat je er na deze week niet meer bent. Hierdoor ontstaat meer begrip vanuit klanten.
2. Maak duidelijke afspraken met je teams. Wie pakt wat op als je er niet bent? Wanneer mag je worden gebeld? Wie is je back-up voor vragen vanuit klanten?
3. Zet je out of office al een dag voordat je op vakantie gaat aan en zet hem pas uit als je alweer een dag aan het werk bent.
4. Rond al je werkzaamheden af voordat je vertrekt. Schuif zo min mogelijk door voor na je vakantie.
5. Zijn er echt zaken die niet kunnen wachten? Plan dan bij voorkeur een moment in de ochtend, bijvoorbeeld voor het ontbijt, om dit te regelen.
6. Plan activiteiten die je ontspannen en waar je energie van krijgt. Zeker in een periode waarin op vakantie gaan niet vanzelfsprekend is, is het belangrijk om activiteiten te ondernemen waar je energie van krijgt.

Terugkomend op de Think Week van Gates: een belangrijk onderdeel van zijn succesformule voor deze denk-weken is dat hij weggaat uit zijn normale omgeving. Weg van zijn kantoor en niet achter zijn laptop. Nu heeft Gates een villa op een onbewoond eiland en dat maakt het natuurlijk iets makkelijker om niet aan het werk te denken. Maar verandering van omgeving helpt al enorm. Gooi je routine om. Ga juist in de ochtend naar buiten of sporten. Op die manier begin je je dag al anders dan op reguliere werkdagen en ben je minder snel geneigd zijn om toch aan het werk te gaan. 

Laptop at the pool or not: that's the question

Onderzoek van een softwarebedrijf laat zien dat 83 procent van de werknemers hun mail ook checkt buiten kantooruren. Of je je laptop meeneemt op vakantie is sterk afhankelijk van je functie, werkgever, cultuur en persoonlijke voorkeur.
Een persoonlijke reden kan zijn dat het meenemen van je laptop je juist rust geeft. Je weet dat je in noodgevallen altijd iets kan doen. Er zijn juist mensen die aangeven toch iedere dag hun mail te bekijken en daardoor relaxter zijn dan wanneer ze dit niet doen.

Het grote nadeel van je laptop meenemen laat zich raden: je bent en blijft altijd bereikbaar. De technologie en de mogelijkheden worden als schuldige aangewezen bij dat altijd bereikbaar zijn en de stress die dit als gevolg heeft. Maar eigenlijk is de aanwezigheid van de technologie niet het probleem, dat is jouw persoonlijke gedrag en de manier waarop je daarmee omgaat. Ook Carolyn Marvin, communicatieprofessor aan de Universiteit van Pennsylvania, geeft dat aan.
Altijd bereikbaar kunnen zijn is namelijk niet hetzelfde als altijd meteen reageren. Wat ik vaak heb meegemaakt is dat je een mail krijgt van een klant, waar je graag op zou willen reageren. Maar als je even wacht, zie je dat een collega dit al keurig heeft opgepakt en geregeld. Des te belangrijker om die back-up en afspraken met je collega's vooraf goed te regelen, om zo meer rust te creëren. 

Wat jullie ook gaan doen de komende periode, ik hoop dat jullie deze zomer voldoende energie opdoen om aan het komend najaar te beginnen.