Ronald Bruins

Grote ondernemingen en daaraan gerelateerde middelgrote dochters genoten nog uitstel van de verplichting. Maar dat is nu afgelopen. Jacques Urlus, beleidsadviseur ICT & Accountancy bij de NBA, geeft aan dat grote ondernemingen en hun accountants bij het jaarverslag over 2025 hiermee aan de slag gaan. "Laat je daarbij niet afschrikken door de term XBRL. Ik leg het wel eens zo uit: XBRL is een barcode die digitaal contextuele informatie toevoegt aan een losstaand getal. Bijvoorbeeld om welke organisatie het gaat, over welke periode het gaat, de valuta en of het bijvoorbeeld commercieel of fiscaal is. Die uitleg maakt dat je dat getal kunt duiden. Als je dan, zoals bij XBRL is gebeurd, eensluidend in Europa een taxonomie opstelt, dan kun je financiële kerngetallen van ondernemingen digitaal ontsluiten en vergelijken met elkaar."

Meer communicatie 

Zodanig dat een financier bijvoorbeeld sneller zijn financiering op basis van de jaarrekening kan bepalen. Urlus: "In Slovenië hebben ze wettelijk bepaald dat banken binnen 24 uur een antwoord moeten geven over een kredietaanvraag die op basis van een digitale jaarrekening is gedaan." Ook kan een belegger beter bedrijven in een sector vergelijken om daar zijn beleggingskeuze op te baseren.

'Het is een digitale taal die bestaat uit verschillende legosteentjes. Die kun je in iedere keten anders gebruiken en dat gebeurt ook.'

De Taskforce Jaarverslaggevingsketen, waarvan Urlus deel uitmaakt, is druk met het inrichten van XBRL voor grote ondernemingen. "Je moet het zo zien: XBRL wordt voor allerlei toepassingen gebruikt. Het is een digitale taal die bestaat uit verschillende legosteentjes. Die kun je in iedere keten anders gebruiken en dat gebeurt ook. In het onderwijs, bij woningbouwcorporaties, bij de fiscale aangiftes en dus ook bij de jaarrekeningen. Nu waren we binnen de taskforce nog bezig de legosteentjes in elkaar te laten vallen, zodanig dat we XBRL ook voor grote ondernemingen kunnen gebruiken. Daar hadden we duidelijkheid over nodig. Dat is zover en nu komt er meer communicatie over richting de grote ondernemingen. Onder andere via de Kamer van Koophandel."

Aansluiten bij ESEF

Die rapportage sluit voor het grootste deel aan bij European Single Electronic Format (ESEF) waar Europese beursgenoteerde bedrijven aan moeten voldoen. Urlus: "Dat is ook XBRL, dezelfde taal. Wij wilden met ons format voor grote ondernemingen wachten totdat ESEF kwam, zodat we daarmee zoveel mogelijk rekening konden houden. Het zou namelijk zonde zijn als je te vroeg bent en je later delen moet afbreken of toevoegen." Hij benadrukt: "XBRL verandert niets, maar dan ook totaal niets aan de inhoud van de jaarrekening. De jaarrekening met de foto van de directie, de getallen en de grafieken blijven hetzelfde. Dat blijft als beeld voor de lezer gewoon behouden. Maar achter de gegevens op de HTML-pagina die je met je webbrowser bezoekt, zitten de voor de webbrowser onzichtbare barcodes van XBRL. Google Chrome of Microsoft Internet Explorer zien deze niet, maar speciale software kan deze gegevens wel zien. Die barcodes zijn gemakkelijk uit te lezen, bijvoorbeeld door databedrijven in de VS die beleggers helpen met analyses van beursgenoteerde bedrijven. Doordat je de jaarrekeningen digitaal kunt inlezen, kun je de gegevens automatisch verwerken."

Niet helemaal nieuw

Hoe ver zijn grote ondernemingen in Nederland met XBRL? Urlus: "De communicatie moet nog worden opgestart, dus dat zullen er op dit moment vrij weinig zijn.

'Zorg dat je als grote onderneming er samen met je softwareleverancier en accountantskantoor klaar voor bent.'

Ik weet wel dat accountantskantoren hiermee bezig zijn en ook hun ondernemingen aan het informeren zijn. Dit moment lijkt op dat van 2016. Toen moesten we ongeveer achthonderdduizend ondernemingen en hun administratieve dienstverleners bewust maken van dat ze digitaal de jaarrekening moesten gaan deponeren. In principe is de boodschap die we nu langs de kanalen van de Kamer van Koophandel en VNO-NCW willen verspreiden hetzelfde. Zorg dat je als grote onderneming er samen met je softwareleverancier en accountantskantoor klaar voor bent. Voor softwareondernemingen is dit niet helemaal nieuw. Vaak zijn die al langer geïnformeerd en ook al langer bezig met XBRL. We krijgen nu ook al geluiden vanuit buitenlandse softwareleveranciers, dat men dit ook in Nederland gaat ondersteunen."

Allemaal legosteentjes 

Urlus ziet taken voor de accountant bij het opstellen van een digitale rapportage volgens XBRL. "We zijn op dit moment vanuit de NBA handvatten aan het opstellen. Die gaan onder andere over dat het fysieke beeld dat je ziet niet mag afwijken van het digitale beeld van de jaarrekening. Deze beelden moeten eensluidend en getrouw zijn. Het kan niet zo zijn dat die informatie inconsistent is. De opzet daarvan heeft de werktitel Technical Audit Approach. Deze richt zich op het controleren van de technische juistheid, de consistentie en conformiteit van XBRL-rapportages. Dit omvat zowel de gestructureerde data als de onderliggende taxonomieën en validatieregels." De techniek kan bijvoorbeeld heel simpel controleren of de balans in evenwicht is.

Een volgende taak van de accountant is wat ingewikkelder. "XBRL bestaat uit allemaal legosteentjes. Voor onder andere het rapporteren van liquide middelen of activa. Maar je zult categorieën hebben die niet helemaal passen in wat we vooraf hebben gedefinieerd. In de taxonomie komen we bijvoorbeeld geen vliegtuigen tegen. Maar ja, KLM zal toch moeten rapporteren over zijn vliegtuigen. Dan mag je een eigen legosteentje bedenken, maar dat moet altijd wel worden gerelateerd aan een bestaand legosteentje, bijvoorbeeld het steentje voor vervoermiddelen. Dat heet anchoring. De accountant moet kijken of die anchoring juist en logisch is gedaan."

Report package 

In Europa hebben we de taxonomie van de European Securities and Markets Authority (ESMA), die is gebaseerd op de internationale IFRS-regels. In Nederland is de Nederlandse taxonomie gebaseerd op ons burgerlijk wetboek. Urlus: "Daar haal je dus de legosteentjes uit die je denkt nodig te hebben. Legosteentjes over liquide middelen, voorraden, eigen vermogen enzovoorts. Wat er uiteindelijk wordt gerapporteerd en wat je deponeert, noemen we een report package. Dat is een bestand dat alles bevat: het leesbare HTML-bestand met de onzichtbare XBRL-barcodes en een door de organisatie zelf samengestelde taxonomie."

'Het opstellen zal uiteindelijk ook een stuk efficiënter worden.'

Grote ondernemingen deponeren vaak pas in de periode maart tot en met juli. Urlus: "In 2026 hoeven alleen de aanwezige cijfers in van wat wij primaire financiële overzichten noemen, voorzien te worden van de XBRL-barcodes. Dus de toelichtingen, de grondslagen en het bestuursverslag worden nog helemaal niet met XBRL getagd. Misschien zijn het iets meer dan honderd barcodes die je moet plaatsen als grote onderneming. We hebben ervaring met de implementatie bij beursgenoteerde ondernemingen en daar ging dat vrij soepel. Natuurlijk, je moet een eerste investering doen in een opleiding voor het digitaal opstellen van een jaarrekening, maar dan kun je er ook vrij snel mee aan de slag."

Efficiëntie in het proces

Door de digitale rapportage, wordt het werk van de accountant makkelijker. Urlus: "Als accountant kun je op de gegevens een digitale controle loslaten. Bijvoorbeeld controleren uit welke onderdelen de activa beslaat en of het totaal klopt. Maar ook of het digitale beeld consistent is met het fysieke beeld. Het opstellen zal uiteindelijk ook een stuk efficiënter worden. Die winst zie je al bij software voor kleine entiteiten. Vaak kan vanuit de fiscale software ook een digitale jaarrekening worden opgesteld. Ondernemingen, overheden, softwareleveranciers, accountants en de Belastingdienst gebruiken daarbij dezelfde taal zoals afgesproken in de taxonomie, met dezelfde uitgangspunten."

Digitale accountantsverklaring 

Urlus verwacht dat uiteindelijk ook de accountantsverklaring bij grote ondernemingen digitaal kan worden. "Toen we in 2016 begonnen, bedachten we ons al dat dat handig zou zijn. Inclusief een digitale handtekening van de accountant die minder makkelijk te vervalsen is dan een handtekening op een pdf. Dat digitaal ondertekenen is succesvol gebleken, maar nu zijn er ook andere ontwikkelingen gaande. Er komt een internationale specificatie voor het digitaal ondertekenen van de accountantsverklaring.

'Er komt een internationale specificatie voor het digitaal ondertekenen van accountants- verklaring.'

En we zitten met het European Electronic Access Point. Dat is een centraal toegangspunt dat wordt opgezet door de ESMA. Dat punt moet gaan functioneren als een online platform waar gebruikers informatie over beursgenoteerde bedrijven opvragen, zoals jaarverslagen en andere financiële rapportages. Daarnaast komen er met de Electronic Identification and Trust Services, eIDAS, Europese elektronische identificatiebewijzen. Daarom is het verstandiger voor ons om een pas op de plaats te maken. Alles wat we nu bedenken en ontwikkelen kan door de werkelijkheid worden ingehaald. Samen met Denemarken en Engeland zijn we wel de enige landen ter wereld die al een taxonomie hebben voor de controleverklaring."

AI vragen om een analyse 

Hoe beter je data structureert en beschikbaar maakt, hoe meer toegevoegde waarde het heeft, zegt Urlus tot slot. "Zeker als je AI gaat gebruiken. Dan kun je AI vragen vijf ondernemingen te analyseren. 'Welk bedrijf heeft het meeste groeipotentieel en in welke onderneming zou ik het beste kunnen beleggen?' Maar ook: 'Bekijk de return on investment en vergelijk dat tussen de bedrijven. Welke springt er dan uit?' Of: 'Wat zijn mogelijke frauderisico's van deze bedrijven in deze sector?' Daarbij komen large language models om de hoek kijken. Daarmee kun je vragen om dergelijke analyses en deze verdiepen naar gelang je belangstelling. 'Waarom is bedrijf A zwaarder gefinancierd dan zijn peers in de sector?' Door XBRL kun je makkelijker en geautomatiseerd data verwerken. In financieringsvoorstellen, in controles en in analyses. Dat is pure winst."