Nart Wielaard

Accountants die ouder zijn dan pakweg vijftig jaar, zullen zich nog herinneren hoe je vroeger een lijncontrole uitvoerde. Je selecteerde een serie posten in het grootboek en ging in dossierkasten op zoek naar de documenten (magazijnbonnen, facturen, etc) om de transacties op diverse aspecten te controleren. Die puur handmatige handeling werd later deels geautomatiseerd en dat was onder meer mogelijk doordat deze documenten digitaal voorhanden waren (of op verzoek digitaal ter beschikking werden gesteld door de klant). Maar het was nog steeds de mens die de controle zelf uitvoerde.

Nu breekt een nieuwe fase aan: software kan de controles zelfstandig uitvoeren en daarmee desgewenst ook veel grotere aantallen transacties controleren (zelfs de volledige populatie). De accountant van vlees en bloed hoeft dan alleen nog maar te reviewen wat de controles opleveren.

Outsourcen of automatiseren

Dat is – enigszins gesimplificeerd – de propositie van RobotX, een Rotterdamse startup die in relatieve stilte onderhuids bouwt aan een flinke vernieuwing van het controlewerk. Oprichter en ceo Robert Hyde zag in zijn tijd bij Deloitte hoe dat kantoor gebruikmaakte van outsourcing van controlewerk naar Hyderabad (India). Duizenden auditors voerden daar achter hun beeldschermen controles uit voor opdrachten van over de hele wereld. Zijn redenering was simpel: als het mogelijk is om dat werk te outsourcen, dan moet het ook te automatiseren zijn.

'De accountant van vlees en bloed hoeft alleen nog maar te reviewen wat de controles opleveren.'

In 2017 begon hij dat idee van de tekentafel naar de praktijk te brengen. Hij overtuigde zijn partner ervan dat het opgebouwde spaargeld en het verhogen van de hypotheek een prima investering was in zijn nieuwe plannen. Bovendien verkeerde hij in de gelukkige omstandigheid dat zijn vader als Front End Developer direct kon meehelpen met het bouwen van een prototype. Hyde koos ervoor om ‘bootstrapped’ te gaan: zeven jaar later is er nog steeds geen sprake van financieringsrondes van venture capital. 

Hockeystickcurve

Dergelijke financieringsrondes zouden de waarde van RobotX waarschijnlijk behoorlijk door het dak jagen. Want ook al bleef RobotX de afgelopen jaren onder de radar (over het bedrijf is ten tijde van het interview nauwelijks iets te vinden en de website bevat vooral achterhaalde informatie), Hyde heeft inmiddels de welbekende hockeystickcurve van de groei aangeboord. Momenteel werken er zestien mensen aan de producten van RobotX en Hyde bouwt dit op stevig tempo uit. Aan klanten is geen gebrek: nadat BDO in 2018 als launching customer aan boord kwam, deed het netwerkeffect zijn werk en klopten steeds meer accountantskantoren op de deur.

'Uit een demo blijkt dat de toepassing uiterst eenvoudig en intuïtief werkt.'

Uit een demo blijkt dat de toepassing uiterst eenvoudig en intuïtief werkt. Je opent een Excel-toepassing – bekend terrein voor accountants – en trekt de data van een klant binnen. Vervolgens kun je in die spreadsheet allerlei selecties maken voor deelwaarnemingen – van afloopcontroles op debiteuren tot lijncontroles op inkoop die vervolgens automatisch worden uitgevoerd en vastgelegd. Daarnaast is het ook mogelijk om zelf maatwerkanalyses of controles aan te maken. Ook dat gaat heel intuïtief en het systeem vergeeft je zelfs wat spelfouten in de opdracht. De sheet geeft vervolgens op regelniveau en met kleuren aan wat de controlebevindingen zijn.

Wind mee

Dat intuïtieve gebruik valt niet los te zien van het feit dat er onderhuids de nodige kunstmatige intelligentie wordt ingezet om de controles op te zetten en uit te voeren. Hyde wijst er daarbij op hoe een ferme technologische wind mee zijn bedrijf een boost geeft: RobotX past onderhuids verschillende large language models toe en traint eigen  modellen voor specifieke toepassingen.

'Er worden dus geen toevallige verbanden gelegd, er wordt gekeken naar context die wordt bewaakt door een uitgebreid quality assurance framework.'

Dat is nodig, omdat het model bijvoorbeeld het verschil moet kunnen zien tussen de waarde die op een pdf met een pizzamenu staat en een waarde op een inkoopfactuur.
Er worden dus geen toevallige verbanden gelegd (met het voor de accountantscontrole onaanvaardbare risico van false positives), er wordt gekeken naar context die wordt bewaakt door een uitgebreid quality assurance framework. Overigens begint Hyde in het gesprek niet uit eigen beweging over AI: hij wil de hype niet aanjagen en wil vooral stapsgewijs bouwen aan functionaliteit van zijn propositie, zonder daardoor te worden afgeleid.

Accuboor en kast

Een klant van RobotX gebruikt desgevraagd de analogie van de accuboor en de kast. Tot voor kort kreeg de accountant alleen maar betere tools in handen om zelf te controleren (de accuboor), maar met de propositie van RobotX zet een machine de hele controle (de kast) in elkaar. Zo’n kast kan dan van alles zijn: een jaarrekeningcontrole, maar ook de controle van NOW-subsidies – in de coronaperiode op hoog tempo in elkaar gezet – of het uitvoeren van specifieke controleprotocollen in bijvoorbeeld de woningcorporatiesector.

Dat roept dan overigens een heel andere vraag op: als meerdere kantoren exact dezelfde kast gebruiken, waarmee onderscheiden ze zich dan in de markt? Dat is voer voor een andere discussie. Het zelfstandig in elkaar zetten van de kast, daar zou Robert Elliott zeker opgetogen van zijn geworden. En dus krijgt RobotX 4,5 sterren.